Koha à SciencesPo Grenoble : retour d’expérience

Science-PoAvec le recul d’un projet à plusieurs étapes de déploiement du logiciel Koha à la bibliothèque de SciencesPo Grenoble, son directeur, Marc Sabin, a bien voulu se prêter au jeu habituel des questions-réponses sur Bambou et ainsi nous livrer son retour d’expérience.

Bambou : "Pourquoi la bibliothèque de Sciences-Po Grenoble a-t-elle fait le choix d’un logiciel libre et de Koha en particulier ?"
Marc Sabin : "Nous avons depuis plusieurs années une culture d’usage de logiciels libres. Nos serveurs fonctionnent avec le système d’exploitation Linux, nos sites web avec Apache et nous utilisons des outils libres pour la gestion des études et de la scolarité (Cocktail) ou pour la publication (Spip, WordPress). Les postes clients sont équipés du navigateur Firefox, de la suite bureautique OpenOffice, etc.
Enfin, le centre de documentation de l’IEP est coproducteur de bases de données (mémoires, dossiers de presse, signalement de revues en ligne…) qui fonctionnent aussi avec des solutions libres.
En matière de SIGB pour une bibliothèque de l’enseignement supérieur, le choix de Koha nous semblait une évidence car il permet la gestion des notices Marc, il est compatible avec le Sudoc.

Pourquoi changer de SIGB ? Nous avions 3 catalogues :
– AbsysNet pour les ouvrages, les commandes, les prêts, les relances… géré par le SICD2
– EOS-Web pour les périodiques, les abonnements, le bulletinage, les accès aux revues numériques. Ce logiciel était utilisé depuis plus de 10 ans, puisque à l’époque Absys ne permettait pas d’effectuer ces opérations.
– un catalogue local, notre registre des mémoires et thèses déposés à la bibliothèque. Outre les informations bibliographiques, ce registre est un outil de gestion du dépôt obligatoire des mémoires. Il contient donc les PV des jury, les fiches d’autorisation de diffusion signées par l’étudiant, le quitus remis lors de la remise du diplôme, etc.

De fait, nous avions trois portes d’accès, selon les documents recherchés. La priorité du changement d’outil était de proposer un point d’accès unique, pour tout document présent (E-book, revues en ligne, documents imprimés) et à venir (podcast, vidéo…).

Au quotidien, notre SIGB était limité : Nous ne pouvions pas éditer de liste des nouveautés, ni permettre d’enregistrer directement les notices qui intéressent les lecteurs dans des outils tels que Zotero, EndNote.
Nous avons identifié un grand nombre de limites telles que :
– pas de lien permanent, pérenne vers une notice (indispensable pour établir un rebond depuis une bibliographie, une citation),
– pas de rebond vers d’autres résultats dans d’autres bibliothèques ni vers les versions en ligne des documents,
– pas de possibilité de faire des suggestions en ligne, des demandes de réservations en ligne des documents en magasins …

L’OPAC était très basique et ne proposait pas les informations que l’on trouve sur les sites des libraires, des éditeurs (résumé, couverture, commentaires…). Or notre public est majoritairement composé d’étudiant(e)s, habitués à consulter des sites plus modernes, plus riches et ergonomiques. Il nous fallait donc un SIGB plus récent, plus paramétrable, plus personnalisable.
De fait, le choix s’est rapidement porté vers Koha. Le logiciel est très évolutif (une nouvelle version est proposée tous les 6 mois !) et s’est implanté rapidement dans de nombreuses bibliothèques (municipales, universitaires…) de la région Rhône-Alpes.
Comme ce logiciel est libre, il est donc possible de le faire évoluer pour qu’il s’adapte à nos besoins. Nous pouvions également bénéficier des améliorations apportées par d’autres bibliothèques, notamment celles des universités de Lyon et Saint-Etienne."

………

Bambou : "Comment s’est passée l’intégration du logiciel au sein de votre structure (en termes technique, organisationnel…) ?"

Marc Sabin : "Nous avons effectué une première phase de tests de Koha début 2009, pour apprendre à réaliser toutes les opérations quotidiennes et mettre en place les nouveaux services que nous voulions proposer. Nous avons été accompagné par Biblibre pour les paramétrages et la formation des collègues.

Ensuite, nous devions évaluer la faisabilité et l’intérêt de passer à Koha, car cela impliquait de sortir du réseau des bibliothèques du SICD2. L’objectif était d’être site pilote, pour valider ou non cette migration d’AbsysNet vers Koha.Koha
Mais au cours de l’année 2009/2010 plusieurs événements ont précipité cette migration. Le cadre institutionnel a changé et la direction de SciencesPo Grenoble a donc décidé de passer à Koha fin 2009 après une période d’essai concluante.

Nous devions migrer en urgence. Tout est allé très vite, ce qui a nécessité un très forte implication de l’ensemble de l’équipe, un gros investissement personnel. Au final, la migration s’est effectuée en à peine 12 mois.
Nous avions programmé 3 étapes :

- Octobre-décembre 2009 : Reprise des données des périodiques, création des abonnements, bulletinage dans Koha, pour ne plus travailler dans EosWeb (et ne plus renouveler notre abonnement à ce service qui nous coutait à lui seul, autant que l’hébergement complet de Koha, soit environ 5.000 euros). L’Abes nous a mis à disposition toutes nos notices bibliographiques fin décembre 2009.
– Janvier-avril 2010 : Création des budgets, des fournisseurs et début des commandes des nouveautés dans Koha. En même temps, reprise des données d’exemplaires des ouvrages en libre accès. Nous avons « kohaté » les livres en libre accès : associer la notice bibliographique à son exemplaire dans Koha (son code à barre, son type de document, sa politique de prêt).
– Avril 2010 : Les 40 000 documents en libre accès étaient dans Koha, nous avons « ouvert » l’OPAC à nos lecteurs et commencé les transactions dans Koha. Jusqu’en juin 2010, les retours étaient enregistrés dans AbsysNet, les prêts dans Koha.
– Mai 2010-décembre 2011 : Nous avons alors commencé à traiter les exemplaires en magasins, afin de les enregistrer dans Koha (suite de la « kohatisation » des 80 000 livres en magasins).

A la rentrée 2011, l’essentiel était fait. Nous avons alors pu « reprendre une activité normale » après 18 mois de migration éprouvante. A la fin de l’année 2011, nous avions versé les notices des mémoires et thèses dans Koha. Les 3 catalogues ne faisaient plus qu’un."

………

Bambou : "Quelles sont vos premières évaluations sur le fonctionnement du logiciel ? Avez-vous des retours de la part de vos utilisateurs (professionnels comme usagers) ?"

Marc Sabin : "Au regard de nos objectifs initiaux, le bilan est extrêmement positif. Pour l’équipe, nous avons pu mettre en œuvre dans un temps record un nouvel OPAC, gagner du temps sur nos opérations métiers en ne travaillant que dans un seul catalogue. Nous avions la maîtrise de nos politiques de prêts, qui étaient ainsi adaptées à nos besoins (pour les fonds spécifique de la recherche, de la préparation ENA).

Pour les lecteurs, l’aspect le plus visible était l’OPAC enrichi avec des fonctionnalités Web 2.0 et de nouveaux services : affichage des couvertures des documents, rebond vers les accès en ligne, vers le Sudoc ou d’autres bibliothèques…

C’était aussi l’occasion d’avoir une meilleure communication : lettres de rappel personnalisées par mail, affichage de message pour les bibliothécaires directement dans le compte lecteur.
Surtout, nous pouvions proposer une seule interface, complètement intégrée dans le site web de SciencesPo Grenoble.
Au cours des années 2011-2013, nous avons mis en place de nouveaux services : alerte mail de l’échéance de retour d’un document, suggestions d’achat, réservations des documents…

Les retours des lecteurs (étudiants, enseignants) étaient très positifs à chaque étape, ce qui nous permettait de garder le cap et de tenir le rythme. Nous avons également reçu des retours très positifs de collègues qui travaillaient encore avec AbsysNet.

Pour clore l’aventure, fin 2012, nous avons effectué une mise à jour (passage de la version 3.2 à la 3.8). L’aspect le plus visible concerne l’augmentation du nombre d’images de couverture de livres disponibles et l’ajout d’images locales pour les mémoires, les thèses et les périodiques."

……….

Bambou : "Quelles évolutions (fonctionnelles ou techniques) attendez-vous de Koha sur les court et moyen termes ?"

Marc Sabin : "Plusieurs demandes d’amélioration ou de corrections sont en attentes ou sont déjà intégrés dans la version 3.12. Nous en bénéficierons lors de notre prochaine mise à jour.

Il reste quelques points à améliorer, comme l’indexation, les facettes, ou encore pouvoir ajouter plus d’informations dans nos notices (extrait sonore d’une conférence, bande annonce d’un film disponible en DVD etc)."

……….

Bambou : "Vous êtes un membre actif au sein de la communauté Koha. Pouvez-vous nous parler de votre contribution ?"

Marc Sabin : "Jusqu’en 2011, notre activité était mineure, on commençait juste à maitriser Koha !
Elle se résumait à la participation aux listes de diffusion, au Symposium et à ouvrir des « tickets » pour des demandes de corrections ou des améliorations. Nous n’avions pas réellement (pris) le temps de contribuer …
Depuis 2012, c’est devenu un objectif pour le Centre de documentation. Nous souhaitons pouvoir faire partager notre expérience. Nous avons commencé à communiquer autour de Koha, puis à travailler sur les « bacs à sable » pour tester des patches, nous étions au Hackfest à Marseille, nous avons participé à la traduction en français de la 3.12 …

Nous avons également participé à la conception d’un webservice entre Koha et Mir@bel (une base de connaissance sur les accès en ligne des revues). Mir@bel est un réseau documentaire qui assure une veille sur le signalement des accès en ligne des revues. Les données de la base sont versées dans Koha pour les partenaires du réseau."

…………………..

Infos sur la bibliothèque de SciencePo Grenoble :
Créé en 1948, SciencesPo Grenoble est l’un des 9 Institut d’Etudes Politiques (IEP) de France, placé sous l’égide de la Fondation Nationale de Science Politique (FNSP).
Le Centre de documentation compte 18 personnes permanentes, organisé en 2 départements : Collections et Lecteurs. Le budget annuel est d’environ 500.000 euros.

Collection :

  • 120 000 ouvrages (environ 5000 nouveautés par an)
  • 1600 périodiques (dont 800 titres morts)
  • 8000 mémoires et thèses numérisés…

Espace :

  • La bibliothèque offre 180 places pour les lecteurs et propose environ 40 000 ouvrages en libre accès.
  • Environ 1000 m2 pour les lecteurs et les magasins.

Services :

  • 1 salle informatique dédiée à la recherche documentaire
  • 25 postes dédiés à la consultation des ressources documentaires
  • 100 heures de formations par an
  • Dépôt électronique obligatoire des mémoires des étudiants (200 par an)
  • Production de bases de données Mir@bel, Sign@l, Dossiers de coupures de presse …

Publics :

  • 1700 lecteurs actifs dont 150 enseignants chercheurs.
  • 120 000 visites et 50 000 prêts par an.

…………..

Voir les autres retours d’expérience d’utilisation de Koha

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7 Réponses

  1. […] 3 juin prochains, ce sera donc au tour de nos collègues de l’IEP de Grenoble, établissement entré dans la communauté Koha en 2009, d’organiser (avec le précieux soutien de l’association Kohala) un symposium dense et […]

  2. […] un catalogue local, notre registre des mémoires et thèses déposés à la bibliothèque. Outre les informations bibliographiques, ce registre est un outil de gestion du dépôt obligatoire des mémoires. Il contient donc les PV des …  […]

  3. […] Avec le recul d’un projet à plusieurs étapes de déploiement du logiciel Koha à la bibliothèque de SciencesPo Grenoble, son directeur, Marc Sabin, a bien voulu se prêter au jeu habituel des questions-réponses sur Bambou et ainsi nous livrer son…  […]

  4. 26 mois de migration… Un peu long non ?

  5. En attendant de retrouver Marc en chair et en os pour un retour d’expérience lors du symposium Koha, les 24, 25, 26 juin à Limoges.

  6. […] Avec le recul d’un projet à plusieurs étapes de déploiement du logiciel Koha à la bibliothèque de SciencesPo Grenoble, son directeur, Marc Sabin, a bien voulu se prêter au jeu habituel des questions-réponses sur Bambou et ainsi nous livrer son retour d’expérience.Bambou : "Pourquoi la bibliothèque de Sciences-Po Grenoble a-t-elle fait le choix d’un logiciel libre et de Koha en particulier ?"Marc Sabin : "Nous avons depuis plusieurs années une culture d’usage de logiciels libres. Nos serveurs fonctionnent avec le système d’exploitation Linux, nos sites web avec Apache et nous utilisons des outils libres pour la gestion des études et de la scolarité (Cocktail) ou pour la publication (Spip, WordPress). Les postes clients sont équipés du navigateur Firefox, de la suite bureautique OpenOffice, etc.Enfin, le centre de documentation de l’IEP est coproducteur de bases de données (mémoires, dossiers de presse, signalement de revues en ligne…) qui fonctionnent aussi avec des solutions libres.En matière de SIGB pour une bibliothèque de l’enseignement supérieur, le choix de Koha nous semblait une évidence car il permet la gestion des notices Marc, il est compatible avec le Sudoc.Pourquoi changer de SIGB ? Nous avions 3 catalogues :…  […]

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