Koha (très bientôt) à la BFM de Limoges

Avant même la mise en production (programmée au 27 mai prochain) de Koha au sein du réseau de la Bibliothèque francophone multimédia de Limoges, Daniel Legoff, son directeur, a bien voulu nous livrer ses premières réflexions sur le projet.

Bambou : “La Bfm de Limoges devant très bientôt passer sous Koha. Pourquoi avoir donc opté pour un logiciel libre et celui-ci tout particulièrement ?”

Daniel Legoff : “La Bfm de Limoges s’est retrouvée fin 2009 avec la perspective de changer de SIGB dans la mesure où celui que nous utilisons arrivait en fin de vie et qu’on nous annonçait la fin de sa maintenance. Le produit de remplacement vendu par la société Ever Ezida nous semblait si peu abouti (Flora) que nous avons choisi de chercher ailleurs.

Le choix entre SIGB propriétaire ou libre s’est fait à la fois sur la base de la philosophie du libre, à laquelle est sensible notre collectivité, de la présence dans la Bfm d’une équipe informatique dédiée, de l’existence de produits arrivant à maturité, et aussi bien sûr du coût de l’opération.

Je connaissais PMB pour l’avoir implanté dans de petites bibliothèques d’un réseau BDP, mais il nous semblait inadapté à une grosse structure comme la nôtre : une centrale et cinq annexes, le dépôt légal imprimeur de la région Limousin, un fonds francophone avec de la GED, un portail régional, le centre de documentation du Musée des Beaux-Arts, la médiathèque du Conservatoire, des projets autour de l’OAI

Depuis un certain temps (nous étions présents en observateurs à la réunionde présentation de Koha à l’Ecole des Mines en 2007), nous regardions l’évolution de Koha. La sortie de la V3 et le fait que Koha commençait à être implanté dans des BU et une BM comme celle de Nîmes nous a fait franchir le Rubicon, sans oublier l’expérience des valeureux pionniers d’Ouest-Provence

……
Bambou : “Où en êtes-vous du projet ? Les prochaines échéances ?”

Daniel Legoff : “De septembre 2009 au printemps 2010, nous avons travaillé à la préparation du cahier des charges. Nous souhaitions, non seulement basculer d’un SIGB à l’autre, mais en profiter pour remettre à plat et affiner des fonctionnements précédents, avec notamment un travail de fond sur les localisations des documents.  Nous avons aussi défini une “moulinette BnF” pour qu’au basculement, nos notices soient le plus possible proches de celles la BnF, notamment pour ce qui est des autorités »

Mais bien sûr cela n’a pas été sans peine et sans arbitrages, beaucoup de collègues argumentant sur la nécessité de conserver telle ou telle information dans « leurs » notices, voire telles ou telles notices entières dans leur domaine !

Cela a aussi été bien sûr l’occasion de « nettoyer » nos bases documents (cotes bizarres, erreurs de types de documents,..) et usagers (inscrits sans sexe –si, si !-, problèmes de saisie de noms d’écoles, de communes,..). Ce genre d’erreurs se multiplie évidemment lorsqu’on a 500 000 documents et 50 000 inscrits.

La société Biblibre a été retenue pour le marché de prestations de services autour de Koha, et depuis  septembre 2010, nous travaillons en bonne intelligence avec eux, pour un basculement après formation prévu très précisément le 26 mai prochain”

…….
Bambou : “Pensez-vous contribuer au développement fonctionnel et/ou communautaire de Koha ?”

Daniel Legoff : “Nous avons inscrit dans notre appel d’offre des demandes de développements qui nous semblaient fondamentaux : un “vendangeur” de notices BnF, pour permettre aux bibliothécaires de se concentrer sur leurs talents d’indexeurs plutôt que de catalogueurs, des envois de courriers papier et non pas seulement électroniques, l’affichage transparent pour l’usager de notices bibliographiques à l’issue d’une recherche liée à une autorité sans passer par l’affichage de la dite autorité, la pré-saisie d’éléments identiques lorsque l’on exemplarise une série de documents à la suite (on ne voulait pas re-saisir à chaque fois bibliothèque, localisation, typdoc, lorsque ces notions restaient les mêmes dans une session donnée).

Et bien entendu, tous ces développements seront proposés à la communauté Koha”

…….

Bambou : “Avez-vous travaillé « seuls » sur ce projet où en concertation, voire en co-travail avec d’autres établissements ?”

Daniel Legoff : “Nous avons pas mal dialogué avec nos collègues de Nîmes, qui nous précédaient d’un an dans la démarche et par exemple pour ce qui est du vendangeur, nous avons pu négocier une baisse de tarif de la part du prestataire, les Nîmois ayant pratiquement au même moment la même demande. Le basculement vers Koha de plusieurs SCD nous a aussi rassuré quant aux capacités à gérer les périodiques, point noir classique des SIGB. Si les SCD s’en sortent, nous devrions nous aussi pouvoir le faire !”

……..
Bambou : “Quels impacts ce choix logiciel a-t-il ou aura-t-il selon vous, notamment sur le plan de votre organisation, de vos choix stratégiques informatiques ?”

Daniel Legoff : “Nous avons travaillé avec trois cercles concentriques :

– l’ingénieur informatique de la Bfm et moi-même dans le dialogue avec Biblibre sur les éléments techniques et financiers, le calendrier.

– un groupe de huit personnes, vite surnommés les Koalas, choisis comme représentatifs de tous les aspects du fonctionnement de la Bfm, par les documents traités (adultes, jeunesse, périodiques, documents audio visuels), par les problématiques de réseau (centrale ou annexes) complétés par nos deux valeureux techniciens informatiques. Les Koalas ont mené à bien avec moi  en dialogue avec le reste des équipes, le long et douloureux travail de “nettoyage” des bases puis la longue opération de définition des spécifications, les tests sur les bases tests installées chez Biblibre, les choix de paramétrage (ah, le choix des index !!). C’est une affaire qui aura duré un an et demi !

–  au-delà du groupe des Koalas, une équipe de 30 personnes qui sera en charge de la formation de l’ensemble des agents. La tâche n’est pas simple à organiser, compte tenu de l’effectif global de 140 personnes et de l’actualité des concours fin mai.

Il est clair qu’au lendemain du 26 mai, les compétences et l’esprit d’équipe remarquable accumulés par les Koalas après ces longues journées de travail en commun resteront un atout pour la suite, même si on espère que le rythme ralentira quelque peu. Les équipes auront donc dans leur environnement proche des collègues susceptibles de les épauler dans leurs pratiques, de refaire des formations sur des points de détails, bref de rassurer ceux pour qui ce basculement risque d’être source de difficultés.

Et après des vacances d’été bien méritées, nous nous attèlerons à la réflexion sur la refonte du site web et à son articulation avec Koha, et les réseaux sociaux.

Mais chaque chose en son temps !”

……….

En complément,

voir les autres entretiens avec les utilisateurs de Koha : Infothèque, Nîmes, Lyon3

voir les entretiens avec sociétés prestataires de service autour de Koha : Biblibre et Tamil, Progilone

voir les actes du symposium Koha (Miramas, mai 2010)

voir le programme du prochain symposium Koha à Lyon 2 (les 26 et 27 mai 2011)

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4 Réponses

  1. […] 24, 25 et 26 juin prochains, ce sera donc au tour de nos collègues de la BFM et du SCD de Limoges, établissements entrés dans la communauté Koha en 2011, d’organiser (avec […]

  2. […] et la volonté (idem). Afin d’initier cela nous avons des discussions en local avec la Bfm pour envisager des développements conjoints en 2012, qui soient compatibles avec les évolutions […]

  3. […] et la volonté (idem). Afin d’initier cela nous avons des discussions en local avec la Bfm pour envisager des développements conjoints en 2012, qui soient compatibles avec les évolutions […]

  4. Et quelques mois plus tard, le SCD de l’Université de Limoges passera à son tour en production avec Koha…

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