Koha à Beauvais : retour d’expérience

Quelques mois après le déploiement de Koha au sein du réseau des médiathèques du Beauvaisis, son directeur Édouard Chevrel a bien voulu se prêter au jeu des questions-réponses pour nous livrer son premier retour d’expérience.

Bambou : “Pourquoi le réseau des médiathèques du Beauvaisis a-t-il fait le choix d’un logiciel libre et de Koha en particulier ?”

Édouard Chevrel : “Le choix d’un logiciel libre est devenu pour nous une évidence, pour 2 raisons :

Tout d’abord, nous avions un SIGB propriétaire qui n’avait plus de perspectives d’évolution, n’étant plus commercialisé depuis plus de trois ans.

Notre ancien fournisseur a connu une réorganisation qui a eu pour conséquence une érosion de ses effectifs en France, une hotline externalisée en dehors de l’U.E et un nouveau SIGB moins intéressant fonctionnellement que son ancienne offre.

Pour éviter de reproduire cette situation et se retrouver « prisonnier » d’un fournisseur, nous avons donc privilégié pour notre ré-informatisation un SIGB libre.

Pour finir, les SIGB libres sont pour nous une alternative viable, avec un aspect communautaire où les bibliothèques impulsent de nouvelles fonctionnalités au profit de tous. Plus la communauté est grande, plus le logiciel sera pérenne dans le temps avec des améliorations régulières en rapport avec les nouvelles pratiques de notre public.

Le choix de Koha s’est fait en interne avec nos bibliothécaires. Pour cela, nous avions sélectionné deux SIGB libres (Koha – PMB) en bibliothèques qui se démarquaient des autres. En effet, leurs fonctionnalités égalaient celles des progiciels propriétaires, voire même les dépassaient sur certains aspects ; aspects qui étaient ceux sur lesquels nous voulions justement mettre l’accent (flux d’information, ergonomie de recherche et d’interface, diffusion sélective de l’information, intégration web, etc.).

Après 3 mois de test des deux progiciels, Koha s’est avéré correspondre au mieux à nos besoins en terme de fonctionnalité professionnelle mais aussi sur les fonctionnalités pour nos lecteurs (flux RSS, interface clair, assistance de la communauté, gestion multi-sites avancée…)”

…….

Bambou : “Comment s’est passée l’intégration (en termes technique, organisationnel…) ?”

Édouard Chevrel :“Suite au test, nous avons fait un appel d’offre pour le déploiement, l’adaptation et la maintenance du SIGB Koha. Deux sociétés ont répondu à notre appel d’offre, la société BibLibre ayant été retenue.

La partie technique du projet s’est étalée sur 4 mois du 17 janvier 2011, date de la première réunion de travail avec notre prestataire, au 19 mai jour de l’ouverture au public avec Koha.

Pour la partie organisationnelle, nous avons créé une équipe pilote du projet avec un informaticien et une bibliothécaire du réseau. Ensemble, nous avons pu balayer tous les aspects de la ré informatisation en lien avec les équipes. Nous avons initié les agents à la pratique de Koha dès la phase de test. Cela a ainsi permis la tenue de réunions concrètes, par pôle (prêt/retour/inscription, acquisition, catalogage, périodique…) permettant ainsi de constater pleinement, pour chaque module, les adaptations à prévoir et les formations à mettre en place pour que chaque agent se saisisse des nouvelles fonctionnalités.

Cette période de préparation a aussi nécessité un large nettoyage de notre base bibliographique, ce qui a été entrepris par une de nos équipes jusqu’à la migration définitive de notre base sur Koha. Nous avons ainsi pu gagner en clarté sur notre catalogue pour un meilleur confort pour nos usagers.

La migration des données s’est déroulée sans accroc grâce à notre chef de projet Stéphane Delaye chez BibLibre qui connait très bien la structure de notre ancienne base de données.

La réussite de cette migration doit également aux qualités de nos équipes en interne tant au niveau de son encadrement et de ses formations que des groupes de vérificateurs qui ont testé les différents jeux de données à chaque itération dans Koha, nous faisant part des ajustements à entreprendre.

La méthode de formation choisie a été la suivante : notre prestataire a formé un groupe de 10 agents pour chaque module (circulation/périodique/recherche…). Ce sont ensuite ces agents qui ont assisté le responsable informatique et la responsable bibliothécaire pour former leurs collègues. Une documentation a été spécialement créée et adaptée à notre structure par notre équipe d’encadrement pour chaque module.

Notre service informatique nous a aussi épaulé pendant toutes les grandes phases d’intégration car nous avions décidé de ne pas fermer le réseau pendant la ré-informatisation. Il nous a également assistés lors des premiers jours d’utilisation de Koha au public

…….

Bambou : “Quelles sont vos premières impressions sur le fonctionnement du logiciel ?”

Édouard Chevrel :“La première impression ressentie est un sentiment de liberté. Nous pouvons exploiter au maximum les capacités du SIGB et nous avons une assistance réactive par notre prestataire avec qui notre responsable informatique est en lien permanent. Celui-ci est également en soutien quotidien des agents pour qui la façon de procéder a radicalement changée. De nouveaux réflexes sont à adopter tant pour eux que pour les usagers.

Nous pouvons dorénavant proposer à nos lecteurs de nouveaux services. Ainsi, ils ont maintenant la réelle gestion de leur compte. Ils ont la possibilité de choisir leur lieu de retour de documents mais également de retrait de réservation. Ils peuvent également prolonger eux-mêmes leurs emprunts, faire des suggestions d’achat…

L’OPAC 2.0 de Koha est très bien conçu, avec un volet « lecteur » très développé notamment pour la recherche «  recherche tous mots », possibilités de critères de recherches, création de paniers lecteurs, abonnement à des flux RSS…”

…….

Bambou : “Avez-vous des retours de vos utilisateurs ?”

Édouard Chevrel :“Nous avons pu remarquer que très peu de lecteurs connaissaient les possibilités de notre ancien SIGB en ligne. Il y a encore un gros travail pédagogique à effectuer vers nos usagers qui n’ont pas tous les réflexes d’utilisateurs liés à internet. Ainsi, depuis l’utilisation de Koha, nous communiquons beaucoup avec les lecteurs sur les nombreuses offres de notre nouveau système et nous les incitons fortement à se créer un compte.

Depuis mai, nous constatons un accroissement significatif des réservations et renouvellement en ligne de document, notre système de navette entre sites est de plus en plus sollicité. Ces nouveaux services sont donc très bien accueillis par nos usagers, malgré encore quelques ajustements en interne.”

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Bambou : “Quelles évolutions attendez-vous de Koha ?”

Édouard Chevrel :“Nous attendons de Koha de nouvelles fonctionnalités comme un approfondissement de l’OPAC en proposant une recherche par facettes, une liste incrémentée de nouveautés mais aussi des fonctionnalités qui manquent encore au niveau professionnel afin de faciliter le travail interne comme le changement automatique de statut dans les périodiques, une meilleure gestion des renvois d’autorités et une interface un peu plus conviviale serait la bienvenue !”

…….

Bambou : “Envisagez-vous de participer au développement fonctionnel du logiciel, de vous positionner comme un acteur-contributeur au sein de la communauté Koha ?”

Édouard Chevrel :“Ce n’est pas exclu, c’est principalement le but du libre, Il est cependant encore trop tôt pour se prononcer mais revenez dans un an le temps que nous nous approprions complètement Koha.

→ le réseau de la Beauvaisis en chiffres :

  • 6 structures
  • Surface totale des bâtiments : 5285m²
    • médiathèque centrale (3200m2)
    • 4 annexes (Saint Jean 680 m2, Argentine 429m2, Saint Lucien 630m2, Milly-sur-Thérain 200m2)
    • 1 relais livre (Saint Just 146m2)
  • Prêts / an : 260.000
  • Adhérents actifs : 8700
  • 150.000 visiteurs
  • Action culturelle (rencontres, expositions, lectures et ateliers…) : 15000 visiteurs /an”

voir l’OPAC du réseau de la Beauvaisis

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2 Réponses

  1. […] -Édouard Chevrel- a bien voulu se prêter au jeu des questions-réponses pour nous …Via docmiop.wordpress.com Share this:J'aimeJ'aime  Publié dans : Bibliothèque – Médiathèque ← […]

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