Koha au SCD Limoges : retour d’expérience

Bambou poursuit ses consultations auprès des utilisateurs du logiciel libre Koha en interrogeant cette fois-ci nos collègues du SCD Limoges. Nous remercions ainsi Pierre Angot et tous les membres de son équipe de nous faire ce généreux et stimulant retour d’expérience, qui ne manquera pas d’intéresser celles et ceux qui, dans le contexte des réseaux de bibliothèques universitaires en particulier, s’interrogent sur le choix d’un nouveau SIGB et d’une nouvelle démarche entrepreneuriale.

Bambou : Pourquoi le SCD Limoges a-t-il fait le choix d’un logiciel libre et de Koha en particulier ?

SCD Unilim : Depuis 1998, le SCD utilisait Absys, dont la dernière évolution date de 2006. Il commençait donc clairement à dater. De plus, la maintenance prenait fin en décembre 2010. L’appel d’offre était ouvert. Nous avons mis l’accent sur les fonctionnalités attendues, sans évoquer un logiciel libre ou privateur. La première option avait été évoquée en interne mais nous ne souhaitions pas préjuger de la qualité des offres qui allaient être soumises. L’analyse a été faite module par module puis l’équipe projet a confronté les résultats afin de pouvoir noter en toute équité les prestataires. Deux solutions sortaient du lot en termes de fonctionnalités immédiatement disponibles et de gestion de projet. La solution propriétaire était une solution performante sans doute adaptée à un environnement plus lourd que celui du SCD de Limoges. L’offre retenue (Koha par la société prestataire BibLibre) alliait différents avantages : une réponse très adaptée aux demandes formulées en termes de fonctionnalités (disponibles sans développements grâce à Solr), des possibilités de personnalisation de l‘OPAC, le respect du calendrier demandé, ainsi que le coût adapté aux capacité du SCD. Si le choix s’est d’abord fait sur les fonctionnalités, nous avons été ravis de voir que toutes les analyses concordaient à placer en tête une solution libre.

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Bambou : Comment s’est passée l’intégration (en termes technique, organisationnel…) ?

SCD Unilim : A la base, une équipe de trois personnels du SCD était sur le projet : Stéphanie Bouvier (ancienne administratrice et chef de projet, actuellement au SCD d’Angers), Véronique Siauve (coordinatrice Sudoc et catalogage), Marie Lissart (conservatrice, responsable de la section santé et de la documentation électronique). Deux autres personnels sont impliqués : Jean-Louis Gayot (informaticien détaché du SCI, assure des tâches de maintenance ainsi que la liaison avec le SCI) et Laurent Léger (webmaster du SCD, à qui nous devons l’OPAC). En août, Pierre Angot (contractuel sans expérience mais avec une grosse motivation ^^) a remplacé Stéphanie à la tête du projet ; il sera lui même remplacé en avril prochain par Frédéric Durand (qui a participé au projet Koha à Lyon 2, actuellement en formation post-concours à l’enssib). Fin novembre, l’équipe a été augmentée de deux membres : Isabelle Massacrier (communication interne et périodiques) et Carine Deschamps (acquisition et catalogage). Il est à noter que la direction a donné carte blanche à l’équipe en lui accordant une confiance totale. Le travail préparatoire s’est déroulé sur une très courte période. Il a été réalisé principalement par Stéphanie et Véronique. Un premier travail de nettoyage et de rationalisation de la base de données a été réalisé fin 2010-début 2011 lors de l’intégration des catalogues de l’IUFM (sous Cassiopée) dans Absys, travail réalisé sans aucune aide des prestataires-old. L’idée était que les données soient propres pour un transfert simplifié. L’extraction et la préparation des données ont été faites en interne dans Access. Le plus gros du travail a été mené sur les périodiques afin de faciliter la reprise rapide du bulletinage. Ainsi, les fascicules et collections ont-ils été repris avec un traitement préalable en interne, par requêtes SQL, pour nettoyer le passif, mais aussi des notes précisant le type de chronologie, et les numérotations et chronologies supposées pour chaque collection. Les requêtes utilisées peuvent être fournies à la demande à adminkoha@unilim.fr. Au niveau de l’infrastructure, notre service informatique nous a proposé un hébergement des serveurs sous la forme de machine virtuelle (Vmware). Nous disposons d’une paire de machine : Koha et Solr, avec une version en pré-production de chacune. Nous tournons sur la version 3.2 de Koha (branche biblibre/Solr) et la 1.4 de Solr. Le calendrier, ultra resserré, s’est déroulé de la manière suivante :

  1. Mi-octobre à mi-décembre 2010 : rédaction du CCTP
  2. Début janvier 2011 : publication de l’appel d’offre.
  3. Début avril 2011 : notification.
  4. Mi août : changement d’administrateur.
  5. Fin aout/début septembre : formation des utilisateurs professionnels.
  6. Passage officiel en production le 19 septembre (officieusement le 16 ou le 17).
  7. Formations des étudiants dès le 26 septembre.
  8. Courant octobre, mise en place (par Laurent, après 4 semaines de travail acharné) de notre OPAC perso et premiers tests de la Moulinette SUDOC avec SolR.
  9. Novembre à janvier : déploiement des développements spécifiques (OAI, CSS smartphone, import de notre base de documentation électronique).
  10. Fin décembre 2011 : arrêt de la maintenance d’Absys. On peut considérer que, côté SCD, ce calendrier a été stimulant même si le projet aurait gagné à une répartition des tâches sur plus de personnels. Un temps plus long aurait peut être permis de réfléchir à une harmonisation plus grande des pratiques (… ou pas !). Même si certaines opérations ont été sportives et ont causé des sueurs froides, aucun bibliothécaire n’aura été blessé durant l’épreuve ^^. Nous apprécions le travail avec Biblibre, notamment avec Laurence Lefaucheur, chef de projet compétente et fiable. Nous avons un point hebdomadaire, où nous abordons principalement les derniers développements en cours, ainsi que les bugs qui se posent. En interne, nous multiplions les informations à destination des collègues. Afin d’assurer une bonne communication sur l’avancement, le chef de projet envoie régulièrement des messages par liste de diffusion. Un espace (Budypress) a également été déployé en interne afin de proposer des procédures et pour répondre aux questions les plus fréquentes. La dimension sociale de cet outil étant sous-exploité, il évoluera vraisemblablement (Dokuwiki, ou intégration dans l’intranet par ex).

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Bambou : Quelles sont vos premières impressions sur le fonctionnement du logiciel ?

SCD Unilim : L’impression globale est excellente. Même s’il faut avouer que nous nous sommes posés des questions à l’issue des formations pro. Nous avons senti quelques craintes au niveau de l’absence de cloisonnement des différents modules comme c’était le cas pour Absys. Ces appréhensions ont été levées dès le premier jour d’utilisation. Les seules véritables interrogations ont concerné le module périodiques. Mais la gestion des périodiques est complexe à mettre en œuvre quel que soit le système choisi. Le lancement prochain du module acquisition risque fort d’entraîner aussi une prise en main difficile. Il constitue une double nouveauté sur le plan du logiciel et sur le plan des usages. Nous avons noté des rattachements erronés de prêt à des lecteurs mais en supprimant la préférence système d’auto-complétion, le problème a diminué. Au quotidien, quelques éléments reviennent souvent. Les prêts et retours sont plus lents que sous Absys, malgré une mise en queue efficace de l’indexation Solr. Par lenteur, j’entends que nous avons le temps de tamponner la date de retour et de démagnétiser le document avant son enregistrement. La recherche d’exemplaires fait l’objet de plaintes régulières, mais là il nous faut attendre une évolution de Solr. Le module catalogage, beaucoup plus ergonomique que celui d’Absys, donne entière satisfaction. On regrette cependant de ne pouvoir dupliquer un exemplaire existant et de ne pouvoir modifier directement (en un clic) un exemplaire précis. Enfin, l’interface pro va nécessiter quelques ajustements au niveau du XSLT afin d’assurer une présentation plus performante et ergonomique, et d’améliorer l’affichage des notices bibliographiques. Du côté administration, aucun problème à soulever. L’outil est très simple à prendre à main et là, c’est l’administrateur actuel qui parle, celui pour qui ce travail est sa première expérience en bibliothèque et qui n’avait jamais bossé sur un SIGB. Nous avons un reproche, mais qui n’est pas spécifique à Koha, et qui concerne les statistiques. Le recours au SQL est trop fréquent, les collègues ne sont pas autonomes pour des statistiques courantes. Travailler sur un outil libre est très satisfaisant, nous pouvons l’adapter à nos besoins, et corriger nous même certains points. C’est ce qui nous a notamment permis de lancer un OPAC personnalisé. Même si, à terme, cette bonne idée au départ risque de s’avérer lourde pour Laurent. La réactivité de Biblibre joue aussi un rôle dans ce ressenti. Pour terminer sur ce point, il y a quand même une ombre noire au tableau : des plantages quasi hebdomadaires depuis octobre suite a une saturation de la mémoire de la machine par un script (aléatoire). Pour faire simple, toute la RAM physique est consommée avant de saturer la SWAP. Fatalement, à un moment donné, le serveur lève les pouces et déclare forfait. Il semble que depuis la dernière mise à jour de l’OS du serveur, l’OOM killer soit plus efficace. Le système reprend la main tout seul. Toute notre attention s’est portée sur ce problème depuis novembre. Hélas, pour le moment, rien de concluant puisque nous ne parvenons pas à reproduire les conditions qui occasionnent la saturation de la mémoire par un script.

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Bambou : Avez-vous des premiers retours de vos utilisateurs ?

SCD Unilim : Nous n’avons que peu de retours des usagers sur l’OPAC, seulement quelques félicitations de certains lecteurs. Cette question nous incite à prévoir une enquête en ce sens. Cela nous permettra aussi de mettre en relief certains outils auxquels nos usagers n’étaient pas habitués. Néanmoins, ils réagissent de façon très régulière (cela durera-t-il ?) aux messages envoyés automatiquement par Koha : messages d’excuse en cas de retard, demandes de prolongation ou avertissement dans le cas d’un ouvrage déjà rendu et non enregistré par la bibliothèque. Sans oublier les messages indignés de la part de certains usagers (vous savez, ceux qui demandent un traitement de faveur). Ces réactions ne sont pas anormales ; jusqu’à présent, aucune de ces tâches n’étaient automatisées. Les étudiants ont beaucoup apprécié de pouvoir modifier leurs coordonnées personnelles. Mine de rien, il s’agit d’une amélioration de service à l’échelle de l’université et non du seul SCD puisque nous avons obtenu un accès à la base Apogée, qui nous permet de faire les mises à jour directement. L’absence de retours négatifs nous laisse croire à une bonne appropriation par les lecteurs de ce nouveau service.

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Bambou : Quelles évolutions (fonctionnelles ou techniques) attendez-vous de Koha ?

SCD Unilim : Tout d’abord, certains de nos développements sont à enrichir. Le premier concerne la version smartphone, qui au lieu d’une modification de la feuille de style risque de s’orienter vers un  dédié à ces terminaux. Nous continuons à envisager des développements sur le module acquisition (devis en cours) : duplication d’un budget d’une année à l’autre, transfert par lots des lignes de commande d’un bon à un autre, rattacher une ligne de commande au module adhérent avec envoi de mails, personnalisation des bons de commande,… L’usage quotidien a révélé quelques évolutions intéressantes à envisager. Comme évoquée précédemment, la recherche d’exemplaire n’est pas ergonomique : en recherchant par code-barre, on aboutit à la notice bibliographique. Des demandes reviennent pour aboutir directement à l’exemplaire. Il serait intéressant de pouvoir créer des abonnements pour les périodiques morts sans être obligés de paramétrer l’échéancier. De même, pouvoir arrêter proprement un abonnement serait appréciable, car actuellement, il reste ouvert avec un ultime numéro en attente. Enfin, le module bilans et statistique est une faiblesse. Il devrait couvrir la majorité des besoins, le recours au SQL ne se faisant qu’en cas de demande particulière (ESGBU, au hasard). Or, actuellement, c’est l’inverse. L’utilisation d’un outil externe (Birt ou Jasper Report) est envisagée afin de palier cela, mais avouons que c’est dommage.

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Bambou : Envisagez-vous de participer au développement fonctionnel du logiciel, de vous positionner comme un acteur-contributeur au sein de la communauté Koha ?

SCD Unilim : Il nous semble important de rendre à la communauté ce qu’elle nous a donné. C’est la suite logique qui découle de notre choix initial. Il serait dommage de ne pas le faire, car le SCD possède les compétences en interne (ce qui, somme toute, est assez rare dans nos établissements) et la volonté (idem). Afin d’initier cela nous avons des discussions en local avec la Bfm pour envisager des développements conjoints en 2012, qui soient compatibles avec les évolutions communautaires de Koha. L’administrateur du SIGB doit avoir ce rôle : implication dans la communauté via la/les listes (fr + en), développements validés par la communauté Koha, participation aux symposiums, participation au Hackfest Biblibre, participation à Kohala, participation à la traduction en français, peut être production de documents d’aide, contact avec les différentes bibliothèques ayant choisi Koha (nous n’osons pas parler de collaboration…). C’est une une longue liste, mais c’est surtout pour énumérer toutes les possibilités d’implication entrevues, sans vouloir dire qu’il fallait faire tout ça

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Quelques informations sur le SCD Limoges

L’Université de Limoges est une université pluridisciplinaire qui couvre tout le territoire de la région Limousin : des sites universitaires sont implantés sur les trois départements (Haute-Vienne, Corrèze et Creuse).

En 2009-2010, la communauté se composait de 14 000 étudiants et 1 500 personnels. Le SCD regroupe quatre bibliothèques universitaires et quinze bibliothèques associées ou intégrées. Les catalogues des bibliothèques de l’IUFM ont été intégrés en 2010. Entre soixante-dix et quatre-vingt personnes sont susceptibles d’utiliser quotidiennement l’interface professionnelle du SIGB.

Le SCD Unilim en chiffres (décembre 2011) :

  • Nombre de notices biblio : 327 500, dont 310 800 à l’import
  • Nombre d’exemplaires : 460 000, dont 450 000 à l’import
  • Nombre d’adhérents (emprunteurs) : 6 800

→ Voir la carte des BU de Limoges

→ Voir les e-ressources du SCD Limoges

→ Voir les fonds précieux du SCD Limoges


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3 Réponses

  1. […] 24, 25 et 26 juin prochains, ce sera donc au tour de nos collègues de la BFM et du SCD de Limoges, établissements entrés dans la communauté Koha en 2011, d’organiser (avec le […]

  2. […] s’interrogent sur le choix d’un nouveau SIGB et d’une nouvelle démarche entrepreneuriale.Via docmiop.wordpress.com Share […]

  3. […] background-color:#222222; background-repeat : repeat; } docmiop.wordpress.com – Today, 4:58 […]

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