Koha : les retours de Montauban et Vitré

3 ans après le déploiement de Koha au sein de leur médiathèque, Florence Dimani Koha(responsable du pôle « Système d’information / Traitement du document » à la médiathèque de Montauban) et Rozenn Davenel (responsable informatique documentaire et multimédia à la médiathèque de Vitré) ont bien voulu se prêter à notre jeu des questions-réponses et ainsi nous livrer leur premier retour d’expérience.

Bambou : « Pourquoi avez-vous fait le choix d’un logiciel libre et de Koha en particulier ? » 

Vitré : « La direction ayant porté la décision à l’époque n’est plus présente, mais cette responsable était très favorable aux logiciels libres et aux options proposées par Koha. Le prix a probablement été également déterminant. »

Montauban : « Le choix d’un logiciel libre s’est fait principalement pour des raisons financières, Koha étant à l’époque sensiblement moins cher à l’installation et plus encore en matière de maintenance que ses autres concurrents. »

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Bambou : « Comment s’est passée l’intégration (en termes technique, organisationnel…) ? »

Vitré : « L’intégration n’a pas été un long fleuve tranquille ..! Un problème d’export de la part de la société propriétaire de notre ancien logiciel ; une formation pas assez poussée ; et une mise en route dans la douleur avec l’utilisation du module de prêts secourus dès les premiers jours de réouverture !! Ajoutez une direction vacante et donc l’absence de référent Koha identifié pendant un an et vous obtenez une mise en route très difficile et douloureuse pour l’équipe. Autre problème : aucune vérification sérieuse de la base n’a été effectuée suite à la migration.
L’arrivée d’une nouvelle responsable en juillet 2011 et une nouvelle organisation mise en place en janvier 2012 nous ont permis de recadrer les choses.
Travaillant en Espace adulte, j’ai été affectée pour une partie de mon temps à Koha. La réalisation de nos premiers Médiathèque de Vitrébilans statistiques m’a permis de nettoyer notre base et de m’impliquer vraiment dans la prise en main de ce SIGB. L’année 2013 marque un tournant dans notre appropriation de Koha : rédaction du nouveau marché de maintenance, changement de version 3.2 Biblibre à 3.10 (un bond !), première participation au symposium à Limoges, … et bientôt testeur de la version 3.14 pour Biblibre ! Que de chemin parcouru …
Je tiens à préciser ici l’importance qu’a eu pour moi la participation au symposium 2013. La participation aux ateliers, les rencontres avec les collègues utilisateurs et/ou développeurs et les prestataires, les échanges et questionnements partagés, … tout cela m’a « décomplexée » vis-à-vis de Koha. De plus, cela facilite les échanges post-symposium pour des demandes de renseignements entre collègues !
Depuis nous continuons et avons mise en place des formations koha pour l’ensemble de l’équipe. Le prochain objectif étant de remonter le niveau général de l’équipe dans sa maîtrise de l’outil et que je puisse m’appuyer et être relayée dans mon rôle de « correspondant koha » par un collègue. »

Montauban : « De manière assez compliquée et particulière dans la mesure ou notre intégration a dû être avancée de 2 mois car nous avons eu des problèmes sur notre matériel informatique. »

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Bambou : « Quels impacts ce choix logiciel a-t-il eu et/ou aura-t-il, selon vous, sur le plan de votre organisation, de vos choix stratégiques informatiques ?  

Vitré : « Le gros impact de Koha sur nos pratiques, c’est son aspect communautaire. Nous n’en avions pas conscience avant 2013 et la rédaction de notre nouveau marché. Nous avons fait le choix de quitter notre version spécifique avec un développement que nous avions financé (mais qui entrait en concurrence avec la version communautaire). En effet, nous souhaitons progresser au rythme des avancées de la communauté : nous avons certes perdu quelques spécificités « vitréennes », mais nous aurons toujours plus à gagner ! Ce qu’une bibliothèque doit prendre en compte lorsqu’elle fait le choix de Koha, c’est l’investissement d’une ou plusieurs personnes de son équipe dans la maîtrise du logiciel de manière plus approfondie qu’avec un logiciel propriétaire. »

Montauban : « Au niveau de notre organisation, ce choix nous a permis de recruter un cadre A permettant d’assurer l’administration de la base de données, ainsi que d’autres missions transversales comme la responsabilité de la chaine de traitement du Médiathèque de Montaubandocument, le suivi du projet de la médiathèque au début de sa construction, notamment en termes de mise en place du système d’information ainsi que de développement de services informatiques et multimédia. Cela a également permis une mise à plat des pratiques de catalogage des agents, ainsi qu’une homogénéisation de leurs pratiques. Cela été enfin l’occasion de faire un état des compétences en bureautique et multimédia de manière plus globale et effectuer des mises à niveau en conséquence pour l’ensemble de l’équipe. »

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Bambou : « Quelles sont vos évaluations sur le fonctionnement du logiciel ? Avez-vous eu des retours de la part de vos utilisateurs (professionnels comme usagers) ? » 

Vitré : « A mon sens, Koha est un SIGB avec un énorme potentiel, que nous n’exploitons qu’en partie (faute de temps et de compétences). Nous n’avons pas réellement de retours d’usagers, hormis la satisfaction de pouvoir gérer leurs comptes à distance (avant Koha, nous n’avions pas de site internet). Professionnellement, la partie statistiques s’est révélée très ardue : niveau de compétence zéro en SQL et méconnaissance de la structure de la base. Pour pallier ce manque, nous avons d’ailleurs récemment bénéficié de plusieurs formations aux modules statistiques et administration, lesquelles se sont avérées très instructives !! On peut conseiller aux bibliothèques se lançant dans l’aventure Koha :
– d’avoir l’appui de son service informatique,
et/ou
– d’avoir des compétences en informatique documentaire dans le service
et/ou
– d’investir dans de la formation pour maîtriser l’outil. »

Montauban : « De belles améliorations ont perfectionné Koha depuis quelques années, nous avons commencé avec Koha alors que la modification d’exemplaires par lots n’existait pas à l’époque, il était relativement difficile d’accepter une « régression » de fonctionnalités d’un logiciel à l’autre… Mais les mises à jour se sont succédées et ont amélioré les performances et les fonctionnalités du logiciel et ont finalement conquis les professionnels. Nous attendons maintenant avec impatience l’acceptation par la communauté de la modification de notices par lot afin de pouvoir accéder à la dernière version….
Quant aux usagers, Koha a été dès le départ très bien accueilli par notre public dans la mesure ou l’OPAC de l’ancien logiciel n’était pas en full web et relativement austère. Aussi, l’OPAC en ligne et les fonctionnalités 2.0 ont ravi l’ensemble de nos utilisateurs. Depuis presque 1 an, nous avons un autre portail/OPAC. »

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Bambou : « Vous êtes pionniers dans l’utilisation de Koha couplé avec la technologie RFID. En êtes-vous satisfaite ?

Montauban : « En 2010, nous sommes passés à une automatisation intégrale des prêts via les automate de prêts RFID puis, en 2013, à la nouvelle médiathèque, nous avons automatisé l’intégralité des transactions de documents : prêts et retours. La période de rodage et d’acceptation est assez longue et nécessite un grand travail de médiation à ne pas négliger, auprès des équipes de professionnels mais surtout auprès des usagers. A ce jour, malgré les difficultés de réglages que nous avons eu sur le robot de tri des retours, les réajustements que nous avons dû faire en terme de gestion des flux d’usagers en périodes de pointe, nous sommes globalement satisfaits de ce fonctionnement, mais nous gardons à l’esprit qu’une machine ne peut complètement remplacer un être humain, que le bibliothécaire doit toujours pouvoir se rendre disponible pour accompagner l’usager dans l’utilisation de l’automate, bien que celle-ci soit de plus en plus intuitive… »

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Bambou : « Avez-vous des projets à venir sur d’autres briques logicielles (CMS, RFID, GED…) ? » 

Vitré : « La médiathèque se prépare au passage en RFID avec automates de prêts tout au long de cette année pour une ouverture avec le nouveau dispositif en fin d’année. Quant au CMS, c’est l’un de nos souhaits. En effet, nous utilisons aujourd’hui l’OPAC Koha comme site Internet et cela n’est vraiment pas satisfaisant, vous vous en doutez bien. Affaire à suivre … »

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Bambou : « Quelles évolutions (fonctionnelles et/ou techniques) attendriez-vous de Koha aujourd’hui ?  

Vitré : « Koha supporte la RFID mais un développement qui nous permettrait d’utiliser seulement Koha et non les interfaces logicielles d’un prestataire serait grandement apprécié ! »

Montauban : « La modification de notices par lots ! Elle nous permettra de changer de version et de bénéficier des nouveaux apports de la dernière version. »

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Bambou : « Envisagez-vous, à court ou moyen termes, de participer au développement fonctionnel du logiciel, de vous positionner comme un acteur-contributeur au sein de la communauté Koha ? »  

Vitré : « Je n’estime pas en avoir les compétences !!! Et pour l’instant le temps … Je suis avant tout bibliothécaire et pas une « technicienne ». J’ai encore besoin de « traductions » pour une partie du langage purement informatique de Koha ! Mais je ne désespère pas …😉. »

Montauban : « Oui bien sûr. Malheureusement comme beaucoup, le temps nous manque, notre contribution reste donc à ce jour à petit niveau… »

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Informations complémentaires sur les médiathèques de Montauban et Vitré

Montauban
Collections :

  • 100 000 documents (dont 6 000 DVD et 12 000 CD)
  • 8 ressources numériques en autoformation, VOD, à destination des enfants, de déficients visuels

Espace et services :

  • 3 niveaux + 1 niveau dédié aux expositions (320m²) axées sur l’art actuel et contemporain Des cours/initiations/formations en informatique, multimédia et jeux vidéo.
  • Un pôle jeux vidéo composé de 4 Playstations + 1 Wii
  • Un auditorium de 120 places
  • Un espace cafétéria
  • + Portail documentaire

Action culturelle : une offre d’actions à destination de tous les publics : contes, spectacles, concerts, ciné/concert, atelier tricot, atelier de lecture à voix haute, atelier d’écriture, tournois de jeux vidéo, stages, etc.

Equipement informatique :

  • 40 ordinateurs en pôle, dont une salle dédiée avec 10 PC et 2 Imac
  • Prêts/retours intégralement automatisés (RFID)
  • Wifi sur l’ensemble du bâtiment
  • 4 Ipads et 4 liseuses en consultation sur place

Activité :

  • Une moyenne de 34 400 prêts mensuels
  • Plus de 12 000 usagers inscrits utilisateurs de nos services

Personnel : 27 agents

En projet pour 2014 :
– Mise en circulation de 15 liseuses à destination du prêt.
– Mise en circulation de 10 tablettes Samsung en prêt.
– 3 ressources numériques supplémentaires, notamment offre presse en ligne et e-book
– Développement d’animation à partir d’un tableau interactif Smart.
– Projet « Fablab » avec mise en circulation d’une imprimante 3D et d’une machine à coudre programmée par ordinateur
– Elargissement du parc public avec la mise en service de prêts d’ordinateurs portables intra-muros.

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Vitré
Population desservie : 17 544 habitants
Bien que municipale, la médiathèque a cependant un rayonnement sur la communauté d’agglomération de Vitré-Communauté puisque 42% des emprunteurs actifs viennent des communes périphériques (37 communes pour 66 793 habitants à Vitré-communauté – DGF Vitré Communauté).
A noter : Depuis le 1er janvier 2014 la communauté d’agglomération s’est agrandie et est dorénavant composée de 46 communes pour 80 000 habitants.

Adhérents médiathèque :

  • 5 624 emprunteurs actifs
  • 130 collectivités actives

Personnel :
15 personnes salariées, dont deux postes non-permanents

Activités :

  • 323 152 transactions (prêts + renouvellements)
  • 104 155 entrées

Espace :

  • Surface totale de 1 500 m2 sur 2 étages :
    • un espace adulte et un espace multimédia (24 postes informatiques) au rez-de-chaussée
    • un espace jeunesse et un espace des arts à l’étage

Collections :

  • 134 244 notices gérées via le SIGB Koha
  • 100 241 documents (hors périodiques)
  • 190 abonnements à des périodiques
  • un catalogue web

Action culturelle :
– Médiathèque  labellisée « Pôle Borgès »
– « Rendez-Vous Livres » : rencontres mensuelles autour de sélections
– « Renc’art » : expositions régulières d’artistes amateurs locaux en Espace des Arts

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