Exemplarisation des romans : le protocole de la MIOP

de-multiplier-x1-x2-x3-x4-x5-x6Dans la continuité de ses travaux de politique documentaire, la MIOP (et plus particulièrement le département Langues et Littérature, sous la conduite de Sylvain Borzillo) a mené une réflexion sur la question (l’éternelle !) de l’exemplarisation des romans, avec l’objectif de définir une règle commune en la matière, et ainsi d’objectiver des pratiques d’acquisition jugées encore trop empiriques et variables selon les personnes en charge de ce(s) domaine(s). Ajoutons bien sûr la finalité de mieux répondre aux attentes de nos usagers, dont les appétits de lecture se mesurent notamment aux longues files de réservation qu’ils génèrent, lesquelles portent le plus souvent sur des auteurs ou titres à forte audience, tels Musso, Neel, Saint-Mars, Ruffin et autres grands prix littéraires. Bien sûr, il ne saurait être ainsi question d’indexer la politique d’acquisition sur le cours des suggestions d’achat, pas plus que de prétendre garantir une disponibilité permanente des best sellers au catalogue de notre réseau. Mais il s’agit pour le moins d’en augmenter le taux, par une gestion plus modulée et contextuelle de l’exemplarisation des titres, en corrélation avec leur l’activité médiatique et de prêt. Et ce, sans compromettre la qualité et la diversité des contenus et des formes qui composent la collection.

A vos commentaires !

 

MIOP / protocole d’exemplarisation pour les romans

…………….

Définition

Grâce à son système de réservation à distance, la population du territoire Ouest Provence peut accéder aisément à une collection entièrement mutualisée, riche de 230000 documents et répartie sur les différentes médiathèques du réseau. Ce dispositif favorise le développement d’une offre encyclopédique très large, qui maximise la collection en même temps qu’il sert une logique d’économie d’échelle. Dans cette dynamique de mise en commun des ressources catalographiques, la question de l’exemplarisation ne saurait être appréhendée de manière empirique et intuitive par les différents professionnels en charge d’une responsabilité documentaire ou d’un département. Elle nécessite au contraire d’être saisie formellement, avec le triple objectif de gagner en cohérence dans la gestion en réseau de la politique d’acquisition, d’objectiver la relation à l’usager (qui s’opère notamment dans le cadre du service de suggestions d’achat à distance) ainsi que d’augmenter le taux de disponibilité des titres à forte audience.

Le cas des livres de fiction (romans surtout) est ici plus particulièrement* interrogé, au regard de la forte pression exercée par les publics sur cette catégorie d’ouvrages (et, parmi eux, les titres les plus médiatisés) et, en réponse à celle-ci, des limites budgétaires nécessairement imposées aux responsables de ces domaines. Notons que cette contrainte n’est pas l’unique variable d’ajustement, la dimension de construction intellectuelle de la collection ayant également son importance dans le processus de décision d’achat.

La présente règle consiste donc à établir des critères et ratios, tout en réévaluant à chaque exercice budgétaire leur efficacité et conditions de faisabilité. Applicable aux documents « uniques » (monographies, « one shot »), cette convention exclut les publications en série, étant entendu qu’il est impossible d’anticiper le nombre de tomes d’une série comme d’en prévoir l’évolution. L’exemplarisation des séries sera donc appréciée au cas par cas par le bibliothécaire responsable de cette collection.

*Des règles spécifiques seront établies pour les autres départements adultes, notamment en Art, Musique, Cinéma.

Protocole

La règle d’exemplarisation des monographies (ou romans « one shot ») repose sur une distinction entre exemplarisation a priori et a posteriori. L’exemplarisation a priori renvoie à l’acquisition du document par le bibliothécaire lors de la première commande. À contrario, l’exemplarisation a posteriori vise à répondre après coup au succès rencontré par un document auprès des usagers de la médiathèque. Ce schéma d’exemplarisation en deux temps assure un bon équilibre entre politique de l’offre et politique de la demande, l’exemplarisation a posteriori permettant en effet d’ajuster l’exemplarisation a priori à la demande réelle du public.

  1. Exemplarisation a priori des documents
Exemplarisation « Basique » Exemplarisation « Médiane » Exemplarisation « Réseau »*
1. Intérêt du document pour la collection    × ×
2. Fort intérêt avéré du public de la médiathèque pour l’auteur ou le genre    ×   ×
3. Document dans le top 10 des ventes Decître       ×
Nombre d’exemplaires à acheter 1 3 6

*l’exemplarisation « Réseau » ne préjuge pas de l’intérêt du document pour la collection mais reflète simplement l’attente du public.

L’exemplarisation a priori repose sur une partition des documents en trois catégories d’exemplarisation : « Basique », « Médiane », « Réseau ». Selon qu’un document se rapporte à l’une ou l’autre de ces catégories, il est automatiquement exemplarisé dans la fourchette basse suivante :

  • exemplarisation dans la catégorie « Basique » = 1 exemplaire acheté
  • exemplarisation dans la catégorie « Médiane » = 3 exemplaires achetés
  • exemplarisation dans la catégorie « Réseau » = 6 exemplaires achetés

NB : ce décompte intègre aussi le format RG (romans en gros caractères).

Pour définir la catégorie d’exemplarisation auquel se rapporte un document, le bibliothécaire se base sur trois critères :

  1. l’intérêt du document pour la collection (critère interne fondé sur la connaissance qu’a le responsable documentaire de son domaine et de sa collection)
  2. le fort intérêt avéré du public de la médiathèque pour l’auteur ou le genre du document (critère interne basé sur l’expérience acquise par les bibliothécaires au contact des usagers)
  3. la présence du document dans le top 10 des ventes de la librairie Decître (critère externe renvoyant à la notion de best seller)

Lorsqu’un document présente un intérêt pour l’enrichissement de la collection du domaine, sans préjuger de son audience, il entre alors dans la catégorie « Basique » et n’est acquis qu’en un seul exemplaire.

Quand un document remplit à la fois le critère d’intérêt pour la collection (1) et celui de fort intérêt avéré du public de la médiathèque pour l’auteur ou le genre (2), il entre alors dans la catégorie « Médiane » et est acquis automatiquement en trois exemplaires.

Enfin, si un document présente un fort intérêt avéré du public de la médiathèque pour l’auteur ou le genre (2) et qu’il est de plus présent au top 10 des ventes Decître (3), il entre alors dans la catégorie « Réseau » et le bibliothécaire l’acquiert en six exemplaires.

Ce faisant, le bibliothécaire exemplarise les documents en suivant une démarche objective, basée sur des critères de choix établis et communs.

Cependant, cette exemplarisation a priori ne définit qu’une fourchette basse : elle ne préjuge pas de l’évolution de la demande une fois le document mis en rayon. C’est pourquoi intervient, dans un second temps, la règle d’exemplarisation a posteriori du document.

          2. Exemplarisation a posteriori des documents

Afin d’adapter au mieux l’offre à l’évolution de la demande, il apparaît nécessaire de réajuster l’exemplarisation : c’est le rôle de l’exemplarisation a posteriori. Celle-ci s’appuie sur l’activité de réservation, un indicateur en temps réel de la pression exercée sur un titre présent au catalogue de la médiathèque. Indépendamment de sa catégorie initiale (« Basique », « Médiane », « Réseau »), chaque document est ainsi automatiquement exemplarisé dès lors que le nombre de réservations dépasse un seuil supérieur à cinq réservations par exemplaire. Notons que cette opération de suivi est facilitée par l’usage du logiciel Koha, qui propose la consultation d’un rapport (« Ratios de réservations pour calculer le nombre d’exemplaires nécessaires »), permettant de visualiser le nombre des réservations en cours, titre par titre.

Koha-file des réservations

L’exemplarisation a posteriori s’effectue donc mathématiquement :

  • un titre disponible en un seul exemplaire et réservé plus de 5 x est racheté 1 x
  • un titre disponible en deux exemplaires et réservé plus de 10 x est racheté 1 x
  • un titre disponible en trois exemplaires et réservé plus de 15 x est racheté 1 x
  • un titre disponible en quatre exemplaires et réservé plus de 20 x est racheté 1 x
  • un titre disponible en cinq exemplaires et réservé plus de 25 x est racheté 1 x
  • un titre disponible en six exemplaires et réservé plus de 30 x est racheté 1 x

Ces seuils définissent une fourchette haute qui complète la fourchette basse de l’exemplarisation a priori. Le maximum d’exemplaires pour un titre est donc fixé à 7, soit un exemplaire pour chaque site du réseau de la médiathèque. Il convient de préciser que ces seuils peuvent être, le cas échéant, révisés, au regard notamment des contraintes budgétaires et de volumétrie.

Conclusion

Cette règle d’exemplarisation en deux temps, basée sur la distinction entre exemplarisation a priori et a posteriori, permet au responsable documentaire de gérer plus rationnellement le développement de sa collection, ainsi que d’objectiver sa décision d’acquisition, en réponse à une sollicitation de plus en plus pressante de la part des usagers. Elle s’inscrit dans une démarche de méthodologie de travail (que formalise l’outil « fiche domaine« , outil de pilotage et de transmission), qui met notamment en évidence la dimension contingente de la collection, produit d’une nécessaire tension entre l’offre et la demande.

Une Réponse

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