Le dossier documentaire numérique : Pourquoi ? Quoi ? Comment ?

couverture-bao30_basdefVoici le contenu augmenté et mis à jour de mon article consacré aux « dossiers documentaires numériques de la Médiathèque intercommunale Ouest Provence », publié en décembre 2014 dans la collection La Boîte à outils (« Produire des contenus documentaires en ligne : Quelles stratégies pour les bibliothèques ?), et dont Bambou s’était fait l’écho au moment de sa sortie éditoriale.

 

Les dossiers documentaires, sous leur forme imprimée puis électronique, sont longtemps restés l’affaire des documentalistes, si peu des bibliothécaires. Chez ces derniers, les bibliographies ont été privilégiées, accompagnant généralement les actions d’animation de la bibliothèque ou les évènements culturels récurrents de l’année. Plus ou moins élaborées dans leur matière éditoriale, elles ont eu pour fonction essentielle de valoriser les collections existantes et de promouvoir les nouveautés du catalogue.
La réalité du web, dans ses composantes et enjeux culturels, éducatifs mais aussi technologiques, offre aujourd’hui à tous les professionnels de l’information et de la documentation des opportunités nouvelles, bien plus puissantes et efficientes, de produire et diffuser des contenus numériques au plus grand nombre ; et ce, sous des formes de plus en plus ouvertes, souples et diverses, que l’établissement pourra utiliser à façon, selon ses objectifs de service et les moyens dont il dispose.
Nous verrons ici, en premier lieu, les caractéristiques principales de ce produit d’édition que constitue le dossier documentaire numérique, ainsi que les conditions de son élaboration, sur les plans à fois humains, techniques et organisationnels.
Nous illustrerons ces différents éléments d’appréciation par un exposé concret et détaillé de ce que produit et diffuse en la matière la Médiathèque Intercommunale Ouest Provence (MIOP) sur son portail documentaire, en la complétant de la présentation des “WebZooms”, une forme de dossier numérique plus allégée et produite à la demande de l’usager.

 

Pourquoi produire des dossiers documentaires ?

Bien que la surcharge informationnelle ne soit pas née avec le web, cet hypermédia a considérablement amplifié notre sentiment d’être noyé dans la masse d’informations, de nous laisser de plus en plus gagner par un flux exponentiel de données que nos cerveaux ne savent et ne peuvent désormais plus traiter. Nous n’avons en effet jamais autant lu, nous n’avons jamais eu à disposition autant de savoirs ; nous recevons en 2014 cinq fois plus d’informations qu’en 1986.

De cette surabondance, l’internaute informavore construit des anthologies, customise l’information, déploie des stratégies plus ou moins élaborées de veille informationnelle, développe des réflexes inévitables de lecture écrémage, de lecture fragmentée, de lecture de scrutation ; en somme, une pratique active et impérieuse de pré-lecture.

Dans ces nouveaux « arts de faire lecture », le produit de synthèse trouve naturellement sa place, en ce qu’il répond efficacement à l’exigence de vues d’ensemble, de repères, de compréhension globale, au besoin d’appréhender l’essentiel d’un sujet, de structurer et de mémoriser des connaissances dans une économie optimale de temps et de moyens heuristiques. Les secteurs de la presse et de l’édition l’ont bien compris, qui rivalisent de productions synthétiques diversiformes : guides, dossiers, bilans, annuaires d’évènement, fiches pratiques, articles de synthèse…

Dans le domaine de la pédagogie et de la formation, l’aptitude à synthétiser (tant pour l’élève que pour l’enseignant-formateur) est un savoir-faire particulièrement mobilisé et évalué, désormais placé au cœur des méthodes et objectifs pédagogiques. La fiche de synthèse, notamment, incite l’élève ou l’étudiant à adopter une attitude active et méthodique dans la construction et la compréhension du savoir, à développer une dynamique de maîtrise des apprentissages.

Enfin, une grande partie des concours des grandes écoles ou des administrations proposent depuis quelques années une épreuve de « note de synthèse », permettant tout à la fois d’apprécier la capacité du candidat à maîtriser ce type d’exercice formel et à le préparer au mieux à des contextes professionnels où le savoir synthétiser -pour informer, arbitrer ou agir- est de plus en plus recherché et stimulé, y compris dans des situations d’entretien de recrutement.

Dans ces différents cadres de besoin et de pratique, les spécialistes de la collecte, du traitement et de la diffusion de l’information que sont les documentalistes et les bibliothécaires sont naturellement parmi les professionnels les mieux à même de fournir une offre de qualité, en associant la maîtrise d’un savoir-faire, la mise à disposition d’un capital de ressources informationnelles et des moyens technologiques idoines.

Au sein de la MIOP, nous verrons que le dossier -dans sa fonction essentiellement “outil”- peut servir plusieurs objectifs ou cibles, tout en visant à atteindre et à intéresser le plus grand nombre d’utilisateurs possible ; nous considèrerons également la valeur ajoutée qu’ils offrent à leurs auteurs, à ceux qui les élaborent et en assurent la diffusion numérique et ce, toujours en relation étroite avec les collections physiques dont ils ont la charge.

 

Quelles sont les caractéristiques du dossier documentaire ?

Le dossier documentaire a principalement valeur de synthèse, au sens où il organise un savoir en rassemblant, en un tout homogène, divers éléments sélectionnés dans plusieurs sources d’information -en partie dispersées- écrites et audio-visuelles ; au sens où il donne un aperçu, une vue d’ensemble d’un domaine de connaissances ainsi composé et éditorialisé.

C’est aussi, sur le plan des contenus, un document à forte valeur ajoutée, qui devra s’appuyer sur une exigence de :

  • fiabilité des contenus sélectionnés : articles signés, sources citées, dates de publication mentionnées…
  • actualité des informations fournies : le dossier documente ce qui s’est produit sur une période donnée d’activité, à un instant « t » de son questionnement.
  • pertinence du contenu, soit conforme à la « cible » du sujet comme à son cadre de synthèse
  • complémentarité dans la diversité des documents et médias sélectionnés
  • cohérence et de rigueur intellectuelles d’ensemble, conférant au dossier un caractère original, un statut d’entité documentaire réellement utile à la diffusion du savoir

Le corpus du dossier est formé de trois types de documentation : les documents primaires, soit du contenu original (intégral ou partiel) et les documents secondaires, soit du contenu de nature descriptive, signalétique ou analytique (se référant ou conduisant à la source primaire). L’association de ces 2 éléments dans une forme élaborée et inédite, ainsi manufacturée et originale, confère au dossier un 3ème statut, celui de document tertiaire, désigné autrement par le terme de « produit documentaire ».

Sa forme électronique offre un atout supplémentaire, celui de proposer plusieurs niveaux de profondeur et de cheminement de lecture, évitant de surcharger la « première » page d’une masse trop importante d’informations qui empêcherait, de prime abord, une compréhension globale du sujet. Un bon usage des hyperliens participe en partie de cet apport fonctionnel, en invitant contextuellement le lecteur à approfondir (lien vertical) ou à élargir (lien horizontal) le sujet au gré de sa lecture, sans pour autant provoquer une désorientation cognitive dans son parcours informationnel.

L’architecture du dossier favorise également un type de navigation par sauts et rebonds dans le document en agrégeant et en structurant les contenus par portions d’informations complémentaires, lesquelles sont autant de points d’accès à des savoirs plus étendus, approfondis ou connexes. L’organisation de ces éléments procède donc en partie d’une démarche de composition à visée didactique, l’objectif étant là toujours de servir une intelligibilité de l’information dans son ensemble, en considérant que le tout (l’entité autonome ainsi produite) est potentiellement supérieur à la somme des parties qui le constituent.

L’objet dossier gagnera alors à présenter une architecture graphique commune, une approche de modèle ou de canevas d’édition facilitatrice tant pour son propre artisan que pour son utilisateur, sous ces différents aspects :

  • il mobilise quasi exclusivement le travail du professionnel sur le contenu, celui-ci n’ayant pas à se préoccuper des questions de composition graphique et d’éditorialisation,
  • il garantit l’homogénéité et la stabilité de la forme éditoriale
  • il facilite son intégration au portail documentaire et sa reconnaissance graphique intuitive par l’usager internaute
  • il favorise un travail à plusieurs mains, dans le cadre notamment d’un projet de co-construction réalisé avec des acteurs en externe, comme ceux du secteur éducatif (enseignants et élèves)

A la MIOP, le dossier documentaire est rubriqué en modules (ou widgets) distincts qui, chacun, portent une idée, une notion, une fonction particulières. Ces modules autonomes sont transférables à l’ensemble des dossiers, quelles que soient les thématiques retenues. Ils forment ainsi tout à la fois un corpus homogène de documents et une interface graphique et logique communes, plus aisément identifiable sur le portail documentaire du réseau.

Chaque module -en particulier ceux contenant du rédactionnel- doit répondre aux exigences de forme propres à l’environnement web, en se conformant principalement à des critères de :

  • concision rédactionnelle: modèle de la pyramide inversée, technique d’écriture en « chapeaux », phrases simples sans relatives, paragraphes courts, vocabulaire intelligible, introduction liminaire.
  • lisibilité graphique: corps et couleur de fonte, cohérence de la casse, choix des polices, interlignage, titres et sous-titres, usage du gras pour les termes importants, listes à puces ou numérotées.
  • de design et d’ergonomie informationnels: forme et taille des blocs, espace entre les modules, cohérence et élégance graphiques de l’ensemble, qualité et positionnement des images, intuitivité de navigation, gestion des hyperliens (mots, phrases, images ; nombre ; ouverture des liens externes dans un nouvel onglet…) et du défilement (exclure le défilement horizontal, limiter l’usage du vertical).

 

A ces consignes de forme, plus spécifiques au contexte du numérique, s’ajoutent celle du bon respect des règles linguistiques (orthographe, grammaire, conjugaison), lequel sera rigoureusement contrôlé lors du processus de validation (workflow), y compris, en dernier ressort, par le directeur de la politique documentaire. L’auteur du dossier se montrera également très vigilant sur la question des droits de la propriété intellectuelle et artistique en ne proposant que des contenus (images, textes, sons…) strictement libres de droit.

Considérons que le crédit de la médiathèque-institution est ici doublement engagé, tout autant que sur le plan de la qualité du contenu.

Prescriptions de contenu préalables à la constitution d’un dossier :

  • dans le choix du sujet, considérer la notion de « lois de proximité», soit le principe que le lecteur est avant tout attiré par ce qui le concerne directement. Privilégier notamment le présent d’actualité (loi de proximité temporelle) qui favorise ce qui est près du lecteur dans le temps, ainsi que des thématiques qui interpellent le lecteur « collectivement », dans ses préoccupations collectives et sociales du moment (loi de proximité sociale).
  • Bien délimiter le champ de traitement du sujet. Une conception trop large de la thématique choisie lui fera perdre de son utilité pour l’usager. A contrario, une approche trop étroite et spécialisée du sujet offrirait le risque d’intéresser un segment trop restreint de lecteurs. Ne pas oublier que cette bonne échelle participe de la fonction pédagogique du dossier, lequel doit concourir à la formation de l’individu.
  • Le dossier est porteur d’une intentionnalité, il ne saurait être neutre -tant par le choix du thème lui-même que par le caractère très sélectif des éléments qu’il contient- mais il se voudra pluraliste, en ce qu’il devra rendre compte de l’existence de plusieurs modes de pensée, de la diversité des approches constatées sur le sujet.
  • Le sujet doit être abordé sous un angle dialectique, voire critique, afin d’envisager d’entrée les ouvertures, les liens, les controverses qu’il peut susciter. Le dossier gagnera ainsi à problématiser le sujet, à ne pas se limiter à une démarche exploratoire ou à une addition de données sans structure dialectique. Il pourra à cet égard être « pensé » comme si l’auteur devait le présenter en conférence, auprès d’un auditoire a priori intéressé par le sujet ; pour être ainsi mieux scénarisé, rendu vivant et questionnant.
  • Le dossier n’est pas qu’une compilation de documents, fussent-ils qualitativement pertinents. Au-delà de la qualité de ses contenus, d’autres critères (diversité et complémentarité des sources et types de médias proposés, structure et éléments graphiques, apports méta-textuels…) vont en effet contribuer à la valeur du produit et ainsi susciter son intérêt, favoriser sa lecture et son exploitation par l’usager. A cette fin, ne pas omettre d’exploiter les ressources internes à la bibliothèque, soit les documents physiques du catalogue, les ressources numérisées (textes ou iconographiques) ainsi que, le cas échéant, les contenus produits par l’établissement (images, vidéos).

 

Détail et illustration des différents modules des dossiers de la MIOP

Le titre : il doit être percutant, explicite pour le lecteur et optimisé pour le référencement sur les moteurs de recherche. Pour accompagner le choix, on peut recommander de soumettre le dossier fini à un tiers candide en lui demandant quel pourrait être le libellé du titre du dossier.

Liste alpha des dossiers publiés sur le portail de la MIOP, au 01/03/2016

  1. L’Adolescent et son corps
  2. L’algorithme qui soigne
  3. A la rencontre de Darwin
  4. L’Apprentissage
  5. La Biodiversité alliée de notre santé
  6. Camus l’intime
  7. La Chanson française des années 2000
  8. La Chanson érotique
  9. Consommer demain
  10. La Corée
  11. La Création d’entreprise
  12. Découvrir Internet
  13. Des molécules dans nos assiettes
  14. Dire la guerre 14-18
  15. Le E-musicien
  16. Economie verte
  17. Les Elections européennes
  18. L’Emploi des seniors
  19. En avant Marche !
  20. L’entomophagie : une autre manière de se nourrir
  21. L’Étang de Berre, un écosystème en danger
  22. Étonnants virus
  23. Étudier et travailler à l’étranger
  24. Le FLE ( Français langue étrangère)
  25. Génétique, vers une nouvelle forme de médecine ?
  26. Le Grand âge
  27. La Guerre : histoire(s) de femme
  28. Il était plusieurs fois le Japon
  29. La Littérature indienne
  30. Ma maison grâce au web
  31. Ma santé sur le Web
  32. Ma vie éco-logique
  33. Les Médecines douces
  34. Mémoire du rapatriement d’Algérie
  35. Les Métiers de l’environnement
  36. Les Métiers de l’horticulture et du paysage
  37. La Monarchie britannique
  38. Mon voyage sur le Web
  39. Le Nouveau Folk
  40. L’œil, un organe complexe
  41. Les Pédagogies alternatives
  42. Poésie en PACA
  43. Le Polar marseillais
  44. La Protection sociale des personnes fragiles
  45. Quelle agriculture pour demain ?
  46. Les Ressources énergétiques
  47. Ressources et Mémoires: Etang de Berre, Crau
  48. Réviser son bac
  49. Riga 2014
  50. La Route nous appartient
  51. Le Sampler
  52. Les Séjours linguistiques
  53. Les Services à la personne
  54. Le Street art
  55. Sur les chemins de Saint Jacques de Compostelle
  56. Les Technologies du loisir domestique
  57. Le Théâtre populaire
  58. Tous dopés ?
  59. Le Vampire dans la littérature occidentale
  60. La Ville en littérature
  61. Vivre avec son handicap
  62. Voyageons autrement
  63. Voyager avec ses enfants
  64. Le Web en cuisine

Module « Introduction » : ce texte doit avant tout donner envie au lecteur de poursuivre son parcours de lecture du dossier, en lui promettant un contenu, en provoquant son intérêt et sa curiosité sur un sujet qui a su attirer son attention. Il commencera par répondre à la question du « quoi ? », en situant l’actualité du sujet exposé et en explicitant la problématique choisie, soit sous un angle dialectique. L’expression écrite sera ici particulièrement soignée, devra favoriser la bonne compréhension du sujet exposé. S’il s’agit d’un travail à plusieurs mains, il sera nécessaire de confronter les réflexions individuelles respectives pour dégager une formulation commune de la problématique.

Autres consignes :

  • Placer les mots clés et informations principales en début de phrase
  • Préférer un style direct et des phrases courtes. Seuls 15/20 mots par phrase sont mémorisables à la lecture
  • Utiliser la voie active, plutôt que la voie passive.
  • Ne pas dépasser 15 lignes d’écriture maximum
  • Accompagner le texte d’une image, laquelle sera particulièrement signifiante et/ou esthétiquement valorisante

intro_street_art(Exemple de l’introduction du dossier « Street art« )

 

Module « Notions clés » : ce module vise à exposer les idées-forces du sujet du dossier, à offrir un aperçu rapide et clair de son cadre d’analyse et de questionnement.

  • Usage des paragraphes :
    • Leur titre (statistiquement 5 fois plus lu que le texte) sera court (5 mots maximum), informatif et riche en mots-clés.
    • Eviter les appositions et les mises en route trop longues en début de chapeau
    • Ne consacrer de préférence qu’une seule idée principale par paragraphe.
    • Ne pas dépasser 5 paragraphes, soit 5 notions essentielles.
    • Limiter la rédaction à 10 lignes maximum (au mieux, 5), pour ne pas « perdre » le lecteur dès les premières lignes de lecture, ni déséquilibrer l’interface d’ensemble du dossier
  • Gestion des hyperliens : leur usage sera privilégié, qui compensera le caractère liminaire du texte et favorisera une pratique itérative et interactive de sa lecture. Le lecteur sera ainsi invité à consulter des articles plus complets, conduisant eux-mêmes vers des informations plus détaillées, jusqu’à remonter possiblement aux sources elles-mêmes.
  • Usage des images :
    • Elles auront pour fonction de mettre en valeur le contenu plutôt que de décorer simplement la page
    • Une légende leur sera ajoutée si le contexte ne suffit pas à les rendre explicites
    • Elles seront ajustées à la taille d’affichage
    • Leurs poids, format et qualité de résolution seront appréciés, si possible normalisés et/ou automatisés par l’outil CMS

notions_clefs_voyage_avec_ses_enfants(Exemple du dossier « Voyager avec ses enfants« )

 

Module « Auteurs clés » : plus rarement utilisé (essentiellement pour les dossiers littéraires et musicaux), ce module peut venir compléter le module « notions clés ». La consigne est de ne pas dépasser 5 références d’auteurs, parmi les plus significatives au regard de la thématique choisie. La mention du nom et du prénom est donnée en en-tête, accompagnée de 3 lignes de texte maximum sur la biographie et sur les œuvres de l’auteur (ainsi que, le cas échéant, un renvoi vers « plus d’infos »)

auteurs_clefs_chanson_francaise(Exemple du dossier « La chanson française des années 2000« )

 

Modules de médias (images, vidéos, podcats): en fonction de la thématique choisie, ces 3 widgets seront utilisés en tout ou partie, intégrant les médias les plus aisément exploitables par l’utilisateur comme les plus pertinents en termes d’apport de contenus et de complémentarité avec la forme texte. Le widget vidéo pourra comporter, au maximum, 1 vidéo « embarquée » (soit en lecture directe dans l’interface du dossier), les autres étant mentionnées sous forme d’hyperliens (au nombre de 10 maximum).

Podcast Camus(Exemple du dossier « Camus l’intime« )

 

Module « Sitothèque » : une sélection des meilleurs sites et blogs (10 maximum) sur le sujet. Chaque sélection comporte un texte court (3 lignes maximum) présentant l’essentiel du contenu du site.

sites_et_blogs_web_en_cuisine(Exemple du dossier « le web en cuisine« )

 

Module « Ressources médiathèque » : sont intégrées des sélections de documents issus du catalogue Koha de la MIOP, organisées sous forme de listes bibliographiques. Ces listes, limitées au nombre de 5 (comprenant chacune 10 sélections au maximum) et explicitement nommées, disposent d’une adresse URL unique et pérenne, au même titre que les documents qu’elles contiennent ; elles sont également accessibles depuis le répertoire bibliographique de l’OPAC, situé en en-tête de sa page d’accueil. Leur contenu peut faire l’objet d’une mise à jour régulière, au gré des nouvelles acquisitions, si le sujet du dossier en fait un document pérenne.

ressources_miop_japon

(Exemple du dossier « Il était plusieurs fois le Japon« )

 

Module « Lexique-glossaire » : une définition des concepts essentiels (au nombre de 15 maximum) liés à la problématique traitée. Chaque terme ouvre une fenêtre contextuelle en surimpression, contenant la définition correspondante

glossaire_street_art(Exemple du dossier « Street art« )

 

Widget « Questions-réponses » : des réponses apportées aux questions les plus fréquemment posées sur le sujet traité. Chaque question (au nombre de 10 maximum) est un lien qui ouvre une fenêtre contextuelle contenant la réponse correspondante

QR Réviser son bac id=2209(Exemple du dossier « Réviser son BAC« )

 

Module « Alerte Google » : des fils RSS (4 alertes maximum) qui offrent une veille continue sur le sujet en actualisant automatiquement leur contenu.

alerte(Exemple du dossier « Des molécules dans nos assiettes« )

 

Module « Pour aller plus loin » : un renvoi (au nombre de 10 maximum) vers des ressources complémentaires permettant d’approfondir et/ou d’élargir le sujet du dossierpour_aller_plus_loin_FLE(Exemple du dossier « F.L.E« )

 

Comment produire un dossier ? Quelles étapes ? Quels outils ?

Les étapes d’élaboration d’un dossier :

On ne saurait réaliser un dossier documentaire à la hâte car ce type de production originale et publique va nécessairement engager le crédit professionnel de son auteur et au-delà, bien sûr, la réputation de son établissement diffuseur. Qualitativement exigeant, ce travail va mobiliser du temps et un réel effort cognitif, de la phase conception à la phase de réalisation. Savoirs et savoir-faire seront ainsi convoqués. L’évaluation du temps de travail induit par la production d’un dossier sera nécessairement appréhendée en amont du projet, comportant de préférence un échéancier de « fabrication » ainsi qu’une date de livraison attendue pour la diffusion effective du produit sur le portail de la médiathèque, dans le respect du calendrier de ses publications annuelles, en termes de fréquence comme d’opportunité « médiatique ».

Les étapes de production du dossier sont les suivantes :

  1. Rédaction de la fiche-projet : ce document permet à la fois au porteur du projet d’inscrire sa démarche dans un processus raisonné et contractuel et au valideur de fonder sa décision sur un cadre méthodologique clairement énoncé, autour de ces problématiques principales : Quel est le sujet ? Pourquoi ce sujet ? Qui portera le projet ? Pour qui ? Quand ?
  2. Recherche-collecte d’informations : ce travail d’exploration ou de curation s’effectuera principalement sur le web, en ne négligeant aucune ressource (web, catalogue de la bibliothèque, dictionnaires, encyclopédies, bibliographies, annuaires…) et en usant d’une méthodologie de recherche la plus efficiente possible. A ce niveau, la quête d’un document « référent », se rapprochant au plus près de la synthèse attendue, pourra favoriser la maîtrise intellectuelle du sujet ainsi que la démarche de tri restant à accomplir.
  3. Extraction-sélection des informations : il s’agit de choisir, dans le corpus d’informations ainsi constitué, celles les plus utiles au regard du sujet et du cadre de synthèse préalablement établis. Cette étape de sélection n’est pas définitive, un ultime désherbage pouvant être réalisé avant publication, mais l’essentiel doit être là assuré afin de faciliter le travail à venir de composition comme de scénarisation graphique du dossier.
  4. Structuration des informations : cette étape consiste à déterminer quels seront les blocs ou widgets (voir supra) à exploiter pour encadrer et agencer au mieux les documents et types de médias sélectionnés.
  5. Rédaction web : la pratique d’écriture sera essentiellement mobilisée sur la partie introductive du dossier ainsi que sur celle appliquée aux notions clés (voir supra). Mais les titres ou sous-titres à donner aux différentes unités d’information (blocs, paragraphes, listes bibliographiques…) comportent également un ressort rédactionnel conséquent, qui ne sera pas sans contribuer à la lisibilité et à la compréhension d’ensemble du dossier.
  6. Indexation : celle-ci sera rigoureusement appliquée, les métadonnées (tags et catégories) favorisant le signalement du dossier et donc son accessibilité dans le gisement documentaire que constitue la bibliothèque numérique. Ajoutons que chaque dossier devra être versé au catalogue de la MIOP.
  7. Dissémination : cette question sera de préférence appréhendée en amont (dans la fiche-projet), car elle participera des conditions de diffusion et d’audience du produit éditorial, en particulier sur la toile. En fonction du sujet traité, l’auteur du dossier considèrera tous les environnements web (sites et blogs spécialisés, Wikipédia, réseaux sociaux…), susceptibles d’y concourir.

La question de l’archivage sera également anticipée dès la phase de conception du projet. Si la pérennité du dossier est alors admise, les conditions de sa mise à jour seront précisées. L’auteur du produit vérifiera donc, régulièrement, la pertinence temporelle des données exploitées, une partie des informations pouvant avoir une durée de vie assez courte et rendre ainsi la proposition rapidement obsolète. Rappelons que la disparition d’un document en ligne (lien ainsi « brisé » ou « mort ») ne se remarque qu’à l’occasion de sa consultation. A la MIOP, les dossiers publiés sans limite de temps constituent environ un tiers du corpus ; ils concernent ceux dont les thématiques peuvent servir de support aux ateliers web mis en place à la médiathèque (ex. « Découvrir Internet« ), alimenter un environnement numérique particulier du portail (« Réviser son BAC » pour la page soutien scolaire, « L’adolescent et son corps » pour la page Santé, « Ressources et Mémoires: Etang de Berre, Crau » pour la page Patrimoine) ou encore enrichir la collection des services spécialisés (ex. « L’Appentissage » pour le Point-ressource Emploi-Formation ;  » L’Adolescent et son corps » pour le Point-ressource Info-Santé, « E-musicien » pour l’espace des partitions). Ils peuvent enfin accompagner un travail de médiation en direction d’un public spécifique (ex. « Le FLE » pour les familles du centre d’accueil de demandeurs d’asile de Miramas).

Cette question du suivi des dossiers est donc un paramètre à considérer au préalable, ne serait-ce qu’en termes de charge de travail pour celui qui en est le principal artisan.

Dans tous les cas, le document mentionnera, dans son en-tête, la date de sa création, ainsi que, le cas échéant, sa date de mise à jour.

Les dossiers en « back office »

La partie non visible de l’élaboration d’un dossier numérique se fait via le CMS (outil de gestion et de publication de contenus), dans le « Back-office », via une interface organisée à partir d’un menu qui permet à l’utilisateur d’avoir accès à l’ensemble des fonctionnalités offertes, notamment à la gestion (ajout, édition et suppression) des pages, des articles et des fichiers.

En entrant encore plus en avant dans le détail des éléments constitutifs d’un dossier numérique, on aboutit alors à la « brique élémentaire » qui permet de construire ce dossier. Prenons le cas de la partie « Notions clés » : le rédacteur est invité à saisir les donnés qu’il voudra voir restituées dans le dossier final, sans qu’il ait besoin d’investir d’autres rubriques que la zone texte.

Cette zone texte dispose d’un mini-éditeur html en ligne permettant quelques opérations sommaires de mise en page web : insertion, suppression de tableaux, insertion/dimensionnement/cadrage/suppression d’images, gestion des hyperliens, …

Les rédacteurs les plus avertis feront leur saisie directement dans cette interface, les moins à l’aise pourront de leur côté fournir le texte à partir d’un fichier Word Office ou OpenOffice texte, avec cependant les hyperliens et les images renseignés, les webmestres n’ayant plus alors qu’à reporter ces informations dans la rubrique correspondante.

On voit donc qu’en dehors du choix des images et de la mise en place des hyperliens, à aucun moment les rédacteurs n’ont à se soucier du positionnement final du cartouche « Notions clés », de sa mise en page, des couleurs ou de toute autre problématique d’optimisation du dossier numérique en tant que page web (taille des images, compatibilité avec les différents navigateurs, résolution d’écran, référencement, etc).

Ce concept de séparation du contenu et de la mise en page est un principe de base des CMS : les rédacteurs font leur saisie dans une interface la plus simple et la plus conviviale possible, et l’application se charge de construire la page en récupérant ces informations auxquelles il va appliquer un gabarit, préalablement mis en place par le webmestre.

Les dossiers en « front office »

Rappelons que l’interface d’accueil est la page de référence du portail de la médiathèque, qui donne accès à ses fonctions principales et prioritaires, lesquelles peuvent être nombreuses au fur et à mesure que la plateforme s’enrichit de nouveaux contenus et environnements numériques. La question de la visibilité et de l’accessibilité des dossiers est donc essentielle, au même titre que les autres formes de production de contenus diffusées sur le portail. A la MIOP, le dossier le plus récent est présenté en page d’accueil, en regard des « Conseils », sous la forme d’une vignette-image, accompagnée des premières lignes de son introduction. Il suffit alors d’activer ces éléments hypertextes pour accéder au document choisi. En cliquant sur l’en-tête du cartouche, le visiteur peut accéder à l’intégralité de la base des dossiers du portail, ces derniers étant classés par ordre ante-chronologique dans la liste de résultats*.

Dans le bandeau vertical situé à droite de la liste, une facette de catégories est proposée au visiteur, lui permettant d’opérer une sélection par grands thèmes. La liste des dossiers donnée en réponse à cette recherche maintient l’ordre ante-chronologique.

Notons également que chaque dossier est indexé au catalogue, ce qui permet leur accès par la recherche unifiée, en complément des autres supports ou médias présentés en liste de résultat et filtrables via les facettes.

*PS. En raison de la récente migration des données du CMS Typo3 vers la solution Bokeh, les dossiers documentaires sont en cours de transfert ainsi que de refonte partielle. La gestion par facette des catégories ainsi que la présentation ante-chronologique de la liste des résultats accompagne ce travail de reprise.

A quels publics s’adressent les dossiers ?

Le niveau de lecture requis d’un dossier varie en fonction du public visé, mais sa fonction d’outil (soit de diffusion collective) en bibliothèque publique lui confère a priori un niveau « moyen », permettant la transmission d’un savoir synthétique pour le grand public.

Malgré cette absence de cible désignée sur la grande majorité des dossiers produits par la MIOP, le projet devra néanmoins interroger, en amont de sa construction, les éléments suivants :

  • De quoi l’utilisateur peut-il avoir « besoin » sur ce sujet ?
  • Que vient-il chercher en s’intéressant à ce sujet ?
  • Quelle est la valeur réelle de l’information que je lui présente ?
  • Quelle est la valeur d’usage du contenu ?
  • Comment dois-je présenter l’information pour susciter au mieux son intérêt, capter son attention ?

Dans le cadre d’une co-construction réalisée avec les partenaires de l’éducation, enseignants des collèges et lycées, le dossier sera plus conforme à son statut dit de « produit », soit un document élaboré « à façon », répondant à une commande précise, explicitement formulée par son demandeur.

 

Déroulé des étapes et recommandations pour la co-construction d’un dossier numérique avec les enseignants et élèves du secondaire

Dans un premier temps, rappeler à l’enseignant les objectifs de la réalisation d’un dossier documentaire numérique :

– Collecter et sélectionner les contenus issus du web

– Organiser, synthétiser et structurer ces contenus sous une forme éditoriale préétablie par la médiathèque

– Produire un document éditorial et appréhender ses conditions de diffusion et de promotion

– Développer les aptitudes critiques de l’élève dans le rapport à l’information.

Pour les lycées, ce partenariat entre la médiathèque et l’enseignant nécessite une réalisation en commun. L’enseignant aura préalablement fait le choix d’un thème pour l’élaboration du dossier.

1ère séance : Rencontre entre l’enseignant le bibliothécaire pour :

– Définir la problématique et les notions clés dans le respect de l’architecture éditoriale préétablie

– Etablir le calendrier (nombre de séances, répartition du travail, situation de travail…). L’enseignant délimite le projet dans le temps et les groupes de travail qui sont répartis comme suit :

– 3 ou 4 groupes « notions clés » (1 groupe par notion)

– 1 groupe « sites et blogs »

– 1 groupe « image et vidéos »

– 1 groupe « ressources médiathèque »

– 1 groupe « lexique-glossaire »

NB. Le bibliothécaire prendra à sa charge la rubrique « pour aller plus loin ».

Les groupes de travail prendront rendez-vous avec le bibliothécaire porteur du projet pour être accompagnés dans leur travail de recherche. Ce travail se fera sur leur temps libre. Le bibliothécaire aura pour fonction de sensibiliser ses élèves à la recherche documentaire en ligne, ainsi que dans les sources sélectionnées (web, catalogue de la MIOP)

2ème séance :

– Présentation par le bibliothécaire, en classe, d’un dossier documentaire réalisé par la MIOP (forme, organisation des contenus, etc.)

– Présentation du sujet, du projet et de la méthode de travail choisie avec l’enseignant

3ème séance :

– Restitution à l’enseignant, en classe, du travail des élèves selon les modalités définies par l’enseignant.

4ème séance :

– Travail commun de l’enseignant et ses élèves pour la rédaction de l’introduction et des questions réponses.

5ème séance :

– Restitution de ces travaux au bibliothécaire pour saisie et publication.

6ème séance :

– Avant diffusion, le produit éditorial est présenté à l’enseignant. La version définitive est présentée en classe par le bibliothécaire et l’enseignant.

NB. Proposition sera faite à l’enseignant de filmer une séance de travail réalisée à la médiathèque avec les élèves. Cette séquence vidéo pourra être associée au contenu du dossier.


Qui produit les dossiers documentaires ?

A la MIOP, la production de contenus numérique (bibliographies, critiques, sitothèque, top5, dossier…) et leur médiation sont une activité professionnelle formellement inscrite dans la fiche de poste de l’agent, notamment de celui qui exerce une responsabilité documentaire (soit environ 45 agents). Dans le cadre de cette activité, le sujet du dossier sera logiquement corrélé au domaine de contenu dont l’agent a (ou a eu) la charge, ce dernier étant nécessairement un spécialiste (non un expert) du champ disciplinaire principal couvert par la thématique du dossier, en plus d’être un praticien de ce produit d’édition. Le savoir et le savoir-faire méthodologique ainsi mobilisés forment les 2 conditions indispensables à la bonne réalisation du dossier documentaire.

Si, par sa spécialisation, l’auteur du dossier est censé garantir la validité et la qualité du document produit, il pourra néanmoins, s’il le juge utile, faire appel au conseil d’un expert du sujet en question pour conforter sa recherche et/ou solliciter son avis en dernière lecture, avant publication.

Conduit en général par son seul initiateur, le document pourra, le cas échéant (notamment sur des sujets transdisciplinaires), gagner en complétude s’il est réalisé à plusieurs mains. On évitera néanmoins de dépasser le nombre de 3 contributeurs sur un même projet et on veillera à bien répartir les champs de recherche ainsi que les différents modules sélectionnés pour la composition du dossier. Pour respecter le cahier des charges, notamment en termes de calendrier, ce co-travail sera coordonné par l’un de ses artisans. Dans tous les cas, le dossier documentaire fera mention, dans l’en-tête, du nom de son/ses auteur(s), ainsi que de leur contact électronique, au cas où le lecteur souhaiterait communiquer avec ce(s) dernier(s).

En termes de compétences, la réalisation d’un dossier, au même titre que d’autres formes de production de contenus numériques, requiert des savoir-faire particuliers, propres à l’environnement web. A la MIOP, une formation à l’écriture web a été dispensée à cette fin, en intra, auprès de l’ensemble des responsables documentaires. Lors de ces séances, les principes rédactionnels et ergonomiques de la toile ont été largement appréhendés puis appliqués en situation d’exercice, particulièrement sur les contenus de recommandation (conseils) et de synthèse (dossier), deux éléments privilégiés par la MIOP pour le développement de son site web.

En plus de mobiliser simultanément et « en concentré » l’ensemble des agents potentiellement contributeurs, cette formation a permis de mesurer plus exactement les compétences nécessaires à toute pratique de production et de médiation de contenus numériques. Et ainsi d’en faire le relevé formel :

  • Savoir cerner le sujet, énoncer une problématique, formuler un questionnement
  • Maîtriser les outils de veille et techniques de recherche documentaire
  • Savoir collecter les données pour en établir un corpus informationnel
  • Savoir choisir des contenus d’information et de connaissance en fonction de leur importance et/ou de leur pertinence ; savoir définir le niveau d’information
  • Savoir organiser ces sélections en les structurant, en les hiérarchisant, en les mettant en relation logique
  • Maîtrisant les techniques rédactionnelles et communicationnelles propres à l’environnement web
  • Maîtriser l’outil de gestion et de publication de contenus utilisé par l’établissement
  • Savoir disséminer le document produit sur la toile, favoriser sa visibilité sur d’autres plateformes de diffusion et de partage de la connaissance

Notons qu’en dépit du travail de formation réalisé en amont, en plus de la phase initiale d’élaboration du projet « dossier » (réalisée dans le cadre d’une commission de travail réunissant des bibliothécaires de différents départements thématiques du réseau Ouest Provence), des résistances ou réticences potentielles sont à prévoir, qui seront plus ou moins déclarées et explicitées. Elles pourront porter sur la légitimité même du projet (« Est-ce bien le travail d’un bibliothécaire que de produire des dossiers ? »), sur son exploitation réelle par l’usager (« un tel investissement en vaut-il vraiment la peine ? »), ainsi que sur la charge technique (pratique de curation, apprentissage de l’écriture web, usage de l’outil d’édition) et méthodologique (respect de la trame éditoriale et du dispositif communicationnel) induites.

La dimension intellectuelle du projet pourra également être un frein à l’engagement du bibliothécaire le moins confiant dans la connaissance de ses propres savoirs.

Enfin, le fait d’exposer ainsi sur la toile le produit d’un travail très personnel, fut-ce à titre professionnel, auprès d’un public large, potentiellement expert et critique, peut générer des peurs, là encore non-dites, qu’il convient de considérer et de désamorcer, ne serait-ce qu’en balisant le projet par un processus de validation itérative, depuis sa phase de conception jusqu’à sa phase de diffusion.

La mise en place d’une chaîne éditoriale efficace, encadrant les contributions individuelles, ainsi que le choix d’outils de publication à la fois souples et puissants participeront donc de la bonne réussite et de la viabilité du projet sur le long terme.

A la MIOP, le responsable de département est un acteur fort de ce dispositif, assumant une fonction tout à la fois managériale et scientifique sur ce type de projet ; une fonction consistant à :

  • valider la proposition de dossier, présentée par le responsable documentaire, conformément aux éléments de cadrage et de consigne décrits dans la fiche projet.
  • apprécier la diversité et la complémentarité des médias sélectionnés
  • contrôler la qualité de l’expression écrite (orthographe et grammaire en particulier)
  • examiner la conformité des contenus (texte, image, vidéo) au code de la propriété intellectuelle
  • évaluer les bonnes conditions de signalement, de référencement et de dissémination du dossier
  • mesurer le taux de consultation du dossier

Le directeur de la politique documentaire fera également, en bout de chaîne de publication, une lecture complète du dossier, en considérant notamment la valeur didactique de l’ensemble du document ainsi que sa conformité à la ligne éditoriale prescrite pour ce type de produit.

Quelle évaluation pour les dossiers ?

Au-delà du simple compteur de visites, il sera difficile de mesurer le taux de satisfaction d’un dossier ainsi diffusé collectivement, à la différence des dossiers « produit », visant un public donné, que l’on pourra particulièrement interroger, au moyen d’un questionnaire type.

On peut également regretter que la structuration du dossier numérique par modules ne permette pas une évaluation différenciée de chacun de ces objets.

Le nombre de visites sera néanmoins un critère d’activité de consultation intéressant, permettant notamment d’évaluer le niveau de « performance » des dossiers qui font l’objet d’une mise à jour régulière et qui génèrent ainsi un coût cognitif et de gestion important.

A la MIOP, le premier dossier a été réalisé fin 2008 et le portail en compte désormais, en ce début 2016, 64 unités. L’outil d’analyse d’audience Google Analytics permet d’apprécier une consultation significative et en hausse constante de ces différentes productions documentaires, bien que le requêteur n’ait pu être mis en service qu’à partir du mois d’octobre 2010, les données d’activité antérieures à cette date (soit 2 ans) passant malheureusement par pertes et profits.

Image1

 

Le nouveau produit : les « WebZooms »

FireShot Screen Capture #321 - 'Médiathèque Ouest Provence - Webzooms' - www_mediathequeouestprovence_fr_webzooms

Mise en service en septembre 2014, ce nouveau produit éditorial, qui peut être réalisé « à la demande » des usagers de la MIOP- vient compléter les dossiers documentaires existant, dans une forme plus concise et plus ouverte.

Voir le billet d’annonce sur Bambou

 

Conclusion 

Nous avons considéré l’importance grandissante du besoin d’informations synthétisées dans notre société et son expression particulièrement manifeste dans des contextes et situations aussi divers que ceux de la presse, de la pédagogie ou des concours administratifs. Plus le morcellement et la dispersion des savoirs feront en effet partie de notre univers, plus nous devrons faire appel à des structures cognitives et outils de gestion informationnelle pour gérer cet éclatement. C’est là l’objectif premier de ce produit à haute valeur ajoutée que constitue le dossier documentaire numérique, une forme de carte mentale qui insère, combine, agrège, structure, unifie des éléments fragmentés et hétérogènes et, ce faisant, facilite la compréhension de ce formidable gisement de connaissances disponible en flux continu sur la toile.

C’est aussi, pour les professionnels des bibliothèques, un exercice particulièrement intéressant et formateur à conduire, dans ses phases de conception comme de fabrication, un exercice mobilisant des ressources intellectuelles et méthodologiques qui sont plus que jamais au cœur de leur métier.

A la MIOP, la qualité et la vitalité de ce travail ne sont pas sans résulter de la cohérence et de l’efficience de l’organisation mise en place depuis plus de dix ans au sein de la direction de la politique documentaire ; une organisation qui repose avant tout sur l’action raisonnée et dynamique des personnes en charge des collections du réseau, ces 43 chevilles ouvrières de la sélection, de la production, de la gestion et de la médiation des contenus, sous leurs formes numérique tout autant que matérielle.

La politique de formation à destination de ces contributeurs, ainsi que le choix stratégique de l’outil de publication, dans ses fonctionnalités d’usage et ses potentialités d’évolution, ne sauraient pour autant être négligés, car ils conditionnent tout autant la réussite et la pérennité du projet.

Le dossier numérique est ainsi devenu, au même titre que la collection, un service à part entière, accessible au plus grand nombre, un service qui relie des savoirs comme des compétences et qui concourt à l’élargissement de la sphère informationnelle de la bibliothèque.

On pourrait alors espérer la construction d’une plateforme commune à l’échelle nationale, permettant de fédérer en un point d’accès unique l’ensemble des dossiers documentaires aujourd’hui diffusés et répartis sur les différents portails des bibliothèques et centres de documentation. Pour les professionnels de ces structures, une telle base de ressources permettrait de mettre en regard et en synergie ces différents objets documentaires, chacun produits avec des moyens humains, techniques et organisationnels particuliers.

4 Réponses

  1. […] J’avoue humblement que mon expérience en tant que bibliothécaire, quoique très variée par les différentes fonctions et responsabilités que j’ai occupées au fil des années, a toujours été reliée à un seul milieu, à une seule clientèle. La présidence de la CBPQ m’offre ainsi l’occasion de côtoyer des bibliothécaires d’autres milieux que je n’aurais jamais rencontrés autrement, et qui développent des projets différents de ceux auxquels j’ai contribué. Un mot sur la Table de concertation des bibliothèques : J’ai le privilège d’y participer en tant que présidente de la CBPQ. C’est en mettant l’épaule à la roue, et en créant des occasions d’échanges que nous faisons progresser la profession. Le dossier documentaire numérique : Pourquoi ? Quoi ? Comment ? | Bambou. […]

  2. […] Parmi l'ensemble des parcours proposés, certains sont en lien avec l'EMI, notamment : Maîtrise de l'identité numérique (parcours national)Eduquer au numérique (Domaine 2 du B2i) (parcours mutualisé, Académie de Versailles)Education aux médias et à l'information – un enjeu citoyen (parcours mutualisé, Canopé) M@gistère : accompagner la formation continue des enseignants MOOC et EMI Parmi l'ensemble des MOOC (Massive Open Online Courses, "Cours en ligne ouverts à tous") proposés, dont ceux de la plateforme FUN, un certain nombre concernent l'EMI : MOOC eFan EMI MOOC DIY EMI (MOOC Do It Yourself – Education aux médias et à l'information) Le Réseau national de la Médiation Numérique et sa Charte. Le dossier documentaire numérique : Pourquoi ? Quoi ? Comment ? | Bambou. […]

  3. […] Le dossier documentaire numérique : Pourquoi ? Quoi ? Comment ? | Bambou. […]

  4. […] Voici le contenu augmenté et mis à jour de mon article consacré aux "dossiers documentaires numériques de la Médiathèque intercommunale Ouest Provence", publié en décembre 2014 dans la collection La Boîte à outils ("Produire des contenus documentaires en ligne : Quelles stratégies pour les bibliothèques ?), et dont Bambou s'était fait l'écho au moment de…  […]

Laisser un commentaire

Entrez vos coordonnées ci-dessous ou cliquez sur une icône pour vous connecter:

Logo WordPress.com

Vous commentez à l'aide de votre compte WordPress.com. Déconnexion / Changer )

Image Twitter

Vous commentez à l'aide de votre compte Twitter. Déconnexion / Changer )

Photo Facebook

Vous commentez à l'aide de votre compte Facebook. Déconnexion / Changer )

Photo Google+

Vous commentez à l'aide de votre compte Google+. Déconnexion / Changer )

Connexion à %s