Koha à Sulaimani

Une fois n’est pas coutume, ce retour d’expérience d’implantation de Koha ne nous vient pas d’une bibliothèque française mais de celle de Sulaimani, capitale de la Province d’As-Sulaymaniya, située au nord-est de l’Irak. Et ce, par la voix de Gaetan Boisson, chef de projet à la société BibLibre, missionné au printemps-été 2013 pour conduire cette entreprise inédite, manifestement passionnante à vivre, tant culturellement que professionnellement. Un grand merci donc à lui pour ce témoignage, que Bambou prend plaisir à diffuser auprès de ses nombreux lecteurs libristes et voyageurs.

Bambou : « BibLibre a été chargée d’installer Koha à Sulaimani, ce qui semble très inhabituel, pour ne pas dire exotique, dans votre activité de prestataire. Comment cette opportunité s’est-elle présentée ? »

G.Boisson : « En effet, inhabituel est un mot bien faible ! Le fait que BibLibre soit impliquée dans Koha depuis les balbutiements du projet n’y est certes pas pour rien… Même si bizarrement le lien était loin d’être direct. Un grand nombre de bibliothèques dans le monde utilisent Koha sans faire appel à aucun prestataire, et il y en a quelques unes en Irak. L’Université de Sulaimani a fait construire un campus entièrement neuf et très moderne. Cela comprenait la création d’une nouvelle bibliothèque, conçue pour accueillir 400 000 ouvrages et dotée des toutes dernières technologies (écrans tactiles, RFID, automates de numérisations, …). Le prestataire local (Mahmoud Jaff), qui avait vécu en Allemagne en tant que réfugié, a fait appel à un prestataire allemand pour l’ameublement, lequel a sollicité un consultant (Karl Wilhelm Neubauer) qu’il connaissait pour aider dans la gestion de la bibliothèque ; celui-ci a pris contact avec des membres de la communauté Koha en Allemagne et ce sont ces derniers qui nous ont recommandés ! »

Bambou : « Pouvez-vous nous décrire le contexte de cette bibliothèque, ses fonctions, caractéristiques… ? »

G.Boisson : « Il s’agit d’une grande bibliothèque universitaire, couvrant tous les sujets enseignés à l’Université de Sulaimani. A l’origine, elle était conçue pour ne pas faire de prêt et servir essentiellement d’espace de travail pour les étudiants et les professeurs. Mais au cours du projet, il est apparu bien plus intéressant de tirer parti de la RFID et de la ré-informatisation pour mettre en place la circulation des documents. Aujourd’hui, en plus d’offrir aux étudiants de vastes salles d’études, de mettre à leur disposition du matériel informatique, une connexion internet et un accès aux bases de données en ligne, elle leur permet donc également d’emprunter des documents pour travailler chez eux. »

Bambou : « Quel a été votre rôle pendant cette mission ? »

G.Boisson : « Je me suis rendu à deux reprises sur place. La première fois (avril 2013) afin de comprendre les besoins spécifiques des équipes et de les aider à prendre les bonnes décisions pour le paramétrage de Koha. Nous avons alors également passé beaucoup de temps à définir comment les données seraient récupérées dans Koha. A l’origine la bibliothèque utilisait une multitude de bases Access et de fichiers Excel pour gérer son catalogue. Il a donc fallu en centraliser un maximum afin de ne disposer que d’une seule base. Surtout, nous avons dû réfléchir à la gestion de la bi-bidirectionnalité du texte : le kurde s’écrit de droite à gauche, mais, comme en arabe, les chiffres s’écrivent de gauche à droite. En plus, comme on mélange en permanence différents systèmes d’écritures entre l’interface et les notices (parfois elles-même contenant plusieurs écritures), on travaille avec du texte qui peut changer de direction à tout moment. Il y avait donc quelques cas particuliers à gérer… Cela a d’ailleurs été l’un des aspects les plus passionnants de ce projet.
Lors de mon deuxième voyage (juin-juillet 2013), nous avons finalisé la mise en place du système, et formé les équipes. Entre-temps, nous avions travaillé sur la migration et j’avais coordonné le processus de traduction lancé par les équipes kurdes. Nous avions malheureusement gravement sous-estimé la quantité de travail et les délais étaient très courts avant la mise en production : à l’approche de la livraison, trois traducteurs se relayaient en faisant les trois huit pour finaliser le travail ! »

Bambou : « Où en est aujourd’hui le projet ? »

G.Boisson : « La bibliothèque a malheureusement eu, pendant longtemps, de lourds problèmes d’infrastructure qui ont empêché la bibliothèque de travailler dans Koha. Fort heureusement, depuis maintenant 2 mois, tous ces problèmes sont réglés et l’équipe a pu reprendre le travail ! La leçon que j’en retire reste malgré tout que dans les pays en situation de crise, il vaut mieux proposer une solution hébergée : cela permet à la bibliothèque de se concentrer sur son travail plutôt que d’avoir à régler des problèmes techniques. »

Bambou : « Les bibliothécaires de cet établissement souhaitent-ils s’investir dans la communauté Koha ? Quels sont leurs projets autour de Koha ? »

G.Boisson : « Ils s’y sont déjà fortement investis en produisant une traduction kurde d’une grande partie des interfaces ! Cela-dit, avec cette question, vous touchez à l’une de mes grandes préoccupations : comment intéresser plus de personnes ailleurs que dans les pays occidentaux à rejoindre la communauté et à participer au développement de Koha. Nous entendons en effet régulièrement parler de grands projets lancés autour de Koha par la Turquie, la Malaisie, mais leurs acteurs n’interagissent que rarement avec la communauté. Sans doute que ses codes, très occidentaux, voire nord-américains, ne sont pas faciles à appréhender partout, et nous-même, en tant que membres de la communauté, ne savons peut-être pas toujours répondre de façon adéquate à des requêtes formulées sur un mode sortant justement de ces codes. Toujours est-il que nous bénéficierions certainement beaucoup de l’opinion d’usagers venant de contextes aussi différents, mais nous n’avons que rarement l’occasion de les entendre. »

Bambou : « Que retenez-vous de cette expérience ? »

G.Boisson : « Comme toujours face à un contexte différent, l’équilibre entre la nécessité de très bien documenter toutes les décisions prises, la fermeté avec laquelle on tiendra la barre pour les faire appliquer et la flexibilité dont il faut faire preuve face à la vitesse et la légèreté avec laquelle elles sont remises en question sont essentielles ! Cela vaut bien sûr pour tous les projets. Enfin, ça c’est une réponse froide et professionnelle… Ce qu’en j’en retiendrai réellement, ce sera d’avoir rencontré des gens passionnés, qui ont donné une énergie incroyable pour ce projet et ont fait preuve d’une grande volonté pour améliorer l’accès à l’éducation et à la connaissance dans leur pays. Je pense notamment à Mme Shler Faraj qui a été investie à fond dans le projet et a beaucoup donné pour la modernisation de sa bibliothèque. Je me souviendrai surtout des conversations que j’ai pu avoir avec les différents acteurs du projet et parfois même leur famille, non pas sur notre travail, mais concernant l’histoire de leur peuple et leur situation si particulière. Ça a été une chance inestimable que de pouvoir les rencontrer et d’écouter leurs récits. »

Koha : les retours de Montauban et Vitré

3 ans après le déploiement de Koha au sein de leur médiathèque, Florence Dimani (responsable du pôle « Système d’information / Traitement du document » à la médiathèque de Montauban) et Rozenn Davenel (responsable informatique documentaire et multimédia à la médiathèque de Vitré) ont bien voulu se prêter à notre jeu des questions-réponses et ainsi nous livrer leur premier retour d’expérience.

Bambou : « Pourquoi avez-vous fait le choix d’un logiciel libre et de Koha en particulier ? » 

Vitré : « La direction ayant porté la décision à l’époque n’est plus présente, mais cette responsable était très favorable aux logiciels libres et aux options proposées par Koha. Le prix a probablement été également déterminant. »

Montauban : « Le choix d’un logiciel libre s’est fait principalement pour des raisons financières, Koha étant à l’époque sensiblement moins cher à l’installation et plus encore en matière de maintenance que ses autres concurrents. »

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Bambou : « Comment s’est passée l’intégration (en termes technique, organisationnel…) ? »

Vitré : « L’intégration n’a pas été un long fleuve tranquille ..! Un problème d’export de la part de la société propriétaire de notre ancien logiciel ; une formation pas assez poussée ; et une mise en route dans la douleur avec l’utilisation du module de prêts secourus dès les premiers jours de réouverture !! Ajoutez une direction vacante et donc l’absence de référent Koha identifié pendant un an et vous obtenez une mise en route très difficile et douloureuse pour l’équipe. Autre problème : aucune vérification sérieuse de la base n’a été effectuée suite à la migration.
L’arrivée d’une nouvelle responsable en juillet 2011 et une nouvelle organisation mise en place en janvier 2012 nous ont permis de recadrer les choses.
Travaillant en Espace adulte, j’ai été affectée pour une partie de mon temps à Koha. La réalisation de nos premiers bilans statistiques m’a permis de nettoyer notre base et de m’impliquer vraiment dans la prise en main de ce SIGB. L’année 2013 marque un tournant dans notre appropriation de Koha : rédaction du nouveau marché de maintenance, changement de version 3.2 Biblibre à 3.10 (un bond !), première participation au symposium à Limoges, … et bientôt testeur de la version 3.14 pour Biblibre ! Que de chemin parcouru …
Je tiens à préciser ici l’importance qu’a eu pour moi la participation au symposium 2013. La participation aux ateliers, les rencontres avec les collègues utilisateurs et/ou développeurs et les prestataires, les échanges et questionnements partagés, … tout cela m’a « décomplexée » vis-à-vis de Koha. De plus, cela facilite les échanges post-symposium pour des demandes de renseignements entre collègues !
Depuis nous continuons et avons mise en place des formations koha pour l’ensemble de l’équipe. Le prochain objectif étant de remonter le niveau général de l’équipe dans sa maîtrise de l’outil et que je puisse m’appuyer et être relayée dans mon rôle de « correspondant koha » par un collègue. »

Montauban : « De manière assez compliquée et particulière dans la mesure ou notre intégration a dû être avancée de 2 mois car nous avons eu des problèmes sur notre matériel informatique. »

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Bambou : « Quels impacts ce choix logiciel a-t-il eu et/ou aura-t-il, selon vous, sur le plan de votre organisation, de vos choix stratégiques informatiques ?  

Vitré : « Le gros impact de Koha sur nos pratiques, c’est son aspect communautaire. Nous n’en avions pas conscience avant 2013 et la rédaction de notre nouveau marché. Nous avons fait le choix de quitter notre version spécifique avec un développement que nous avions financé (mais qui entrait en concurrence avec la version communautaire). En effet, nous souhaitons progresser au rythme des avancées de la communauté : nous avons certes perdu quelques spécificités « vitréennes », mais nous aurons toujours plus à gagner ! Ce qu’une bibliothèque doit prendre en compte lorsqu’elle fait le choix de Koha, c’est l’investissement d’une ou plusieurs personnes de son équipe dans la maîtrise du logiciel de manière plus approfondie qu’avec un logiciel propriétaire. »

Montauban : « Au niveau de notre organisation, ce choix nous a permis de recruter un cadre A permettant d’assurer l’administration de la base de données, ainsi que d’autres missions transversales comme la responsabilité de la chaine de traitement du document, le suivi du projet de la médiathèque au début de sa construction, notamment en termes de mise en place du système d’information ainsi que de développement de services informatiques et multimédia. Cela a également permis une mise à plat des pratiques de catalogage des agents, ainsi qu’une homogénéisation de leurs pratiques. Cela été enfin l’occasion de faire un état des compétences en bureautique et multimédia de manière plus globale et effectuer des mises à niveau en conséquence pour l’ensemble de l’équipe. »

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Bambou : « Quelles sont vos évaluations sur le fonctionnement du logiciel ? Avez-vous eu des retours de la part de vos utilisateurs (professionnels comme usagers) ? » 

Vitré : « A mon sens, Koha est un SIGB avec un énorme potentiel, que nous n’exploitons qu’en partie (faute de temps et de compétences). Nous n’avons pas réellement de retours d’usagers, hormis la satisfaction de pouvoir gérer leurs comptes à distance (avant Koha, nous n’avions pas de site internet). Professionnellement, la partie statistiques s’est révélée très ardue : niveau de compétence zéro en SQL et méconnaissance de la structure de la base. Pour pallier ce manque, nous avons d’ailleurs récemment bénéficié de plusieurs formations aux modules statistiques et administration, lesquelles se sont avérées très instructives !! On peut conseiller aux bibliothèques se lançant dans l’aventure Koha :
– d’avoir l’appui de son service informatique,
et/ou
– d’avoir des compétences en informatique documentaire dans le service
et/ou
– d’investir dans de la formation pour maîtriser l’outil. »

Montauban : « De belles améliorations ont perfectionné Koha depuis quelques années, nous avons commencé avec Koha alors que la modification d’exemplaires par lots n’existait pas à l’époque, il était relativement difficile d’accepter une « régression » de fonctionnalités d’un logiciel à l’autre… Mais les mises à jour se sont succédées et ont amélioré les performances et les fonctionnalités du logiciel et ont finalement conquis les professionnels. Nous attendons maintenant avec impatience l’acceptation par la communauté de la modification de notices par lot afin de pouvoir accéder à la dernière version….
Quant aux usagers, Koha a été dès le départ très bien accueilli par notre public dans la mesure ou l’OPAC de l’ancien logiciel n’était pas en full web et relativement austère. Aussi, l’OPAC en ligne et les fonctionnalités 2.0 ont ravi l’ensemble de nos utilisateurs. Depuis presque 1 an, nous avons un autre portail/OPAC. »

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Bambou : « Vous êtes pionniers dans l’utilisation de Koha couplé avec la technologie RFID. En êtes-vous satisfaite ?

Montauban : « En 2010, nous sommes passés à une automatisation intégrale des prêts via les automate de prêts RFID puis, en 2013, à la nouvelle médiathèque, nous avons automatisé l’intégralité des transactions de documents : prêts et retours. La période de rodage et d’acceptation est assez longue et nécessite un grand travail de médiation à ne pas négliger, auprès des équipes de professionnels mais surtout auprès des usagers. A ce jour, malgré les difficultés de réglages que nous avons eu sur le robot de tri des retours, les réajustements que nous avons dû faire en terme de gestion des flux d’usagers en périodes de pointe, nous sommes globalement satisfaits de ce fonctionnement, mais nous gardons à l’esprit qu’une machine ne peut complètement remplacer un être humain, que le bibliothécaire doit toujours pouvoir se rendre disponible pour accompagner l’usager dans l’utilisation de l’automate, bien que celle-ci soit de plus en plus intuitive… »

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Bambou : « Avez-vous des projets à venir sur d’autres briques logicielles (CMS, RFID, GED…) ? » 

Vitré : « La médiathèque se prépare au passage en RFID avec automates de prêts tout au long de cette année pour une ouverture avec le nouveau dispositif en fin d’année. Quant au CMS, c’est l’un de nos souhaits. En effet, nous utilisons aujourd’hui l’OPAC Koha comme site Internet et cela n’est vraiment pas satisfaisant, vous vous en doutez bien. Affaire à suivre … »

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Bambou : « Quelles évolutions (fonctionnelles et/ou techniques) attendriez-vous de Koha aujourd’hui ?  

Vitré : « Koha supporte la RFID mais un développement qui nous permettrait d’utiliser seulement Koha et non les interfaces logicielles d’un prestataire serait grandement apprécié ! »

Montauban : « La modification de notices par lots ! Elle nous permettra de changer de version et de bénéficier des nouveaux apports de la dernière version. »

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Bambou : « Envisagez-vous, à court ou moyen termes, de participer au développement fonctionnel du logiciel, de vous positionner comme un acteur-contributeur au sein de la communauté Koha ? »  

Vitré : « Je n’estime pas en avoir les compétences !!! Et pour l’instant le temps … Je suis avant tout bibliothécaire et pas une « technicienne ». J’ai encore besoin de « traductions » pour une partie du langage purement informatique de Koha ! Mais je ne désespère pas … ;). »

Montauban : « Oui bien sûr. Malheureusement comme beaucoup, le temps nous manque, notre contribution reste donc à ce jour à petit niveau… »

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Informations complémentaires sur les médiathèques de Montauban et Vitré

Montauban
Collections :

• 100 000 documents (dont 6 000 DVD et 12 000 CD)
• 8 ressources numériques en autoformation, VOD, à destination des enfants, de déficients visuels

Espace et services :

• 3 niveaux + 1 niveau dédié aux expositions (320m²) axées sur l’art actuel et contemporain Des cours/initiations/formations en informatique, multimédia et jeux vidéo.
• Un pôle jeux vidéo composé de 4 Playstations + 1 Wii
• Un auditorium de 120 places
• Un espace cafétéria
• + Portail documentaire

Action culturelle : une offre d’actions à destination de tous les publics : contes, spectacles, concerts, ciné/concert, atelier tricot, atelier de lecture à voix haute, atelier d’écriture, tournois de jeux vidéo, stages, etc.

Equipement informatique :

• 40 ordinateurs en pôle, dont une salle dédiée avec 10 PC et 2 Imac
• Prêts/retours intégralement automatisés (RFID)
• Wifi sur l’ensemble du bâtiment
• 4 Ipads et 4 liseuses en consultation sur place

Activité :

• Une moyenne de 34 400 prêts mensuels
• Plus de 12 000 usagers inscrits utilisateurs de nos services

Personnel : 27 agents

En projet pour 2014 :
– Mise en circulation de 15 liseuses à destination du prêt.
– Mise en circulation de 10 tablettes Samsung en prêt.
– 3 ressources numériques supplémentaires, notamment offre presse en ligne et e-book
– Développement d’animation à partir d’un tableau interactif Smart.
– Projet « Fablab » avec mise en circulation d’une imprimante 3D et d’une machine à coudre programmée par ordinateur
– Elargissement du parc public avec la mise en service de prêts d’ordinateurs portables intra-muros.

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Vitré
Population desservie : 17 544 habitants
Bien que municipale, la médiathèque a cependant un rayonnement sur la communauté d’agglomération de Vitré-Communauté puisque 42% des emprunteurs actifs viennent des communes périphériques (37 communes pour 66 793 habitants à Vitré-communauté – DGF Vitré Communauté).
A noter : Depuis le 1er janvier 2014 la communauté d’agglomération s’est agrandie et est dorénavant composée de 46 communes pour 80 000 habitants.

Adhérents médiathèque :

• 5 624 emprunteurs actifs
• 130 collectivités actives

Personnel :
15 personnes salariées, dont deux postes non-permanents

Activités :

• 323 152 transactions (prêts + renouvellements)
• 104 155 entrées

Espace :

• Surface totale de 1 500 m2 sur 2 étages :
  • un espace adulte et un espace multimédia (24 postes informatiques) au rez-de-chaussée
  • un espace jeunesse et un espace des arts à l’étage

Collections :

• 134 244 notices gérées via le SIGB Koha
• 100 241 documents (hors périodiques)
• 190 abonnements à des périodiques
• un catalogue web

Action culturelle :
– Médiathèque  labellisée « Pôle Borgès »
– « Rendez-Vous Livres » : rencontres mensuelles autour de sélections
– « Renc’art » : expositions régulières d’artistes amateurs locaux en Espace des Arts

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Koha à SciencesPo Grenoble : retour d’expérience

Avec le recul d’un projet à plusieurs étapes de déploiement du logiciel Koha à la bibliothèque de SciencesPo Grenoble, son directeur, Marc Sabin, a bien voulu se prêter au jeu habituel des questions-réponses sur Bambou et ainsi nous livrer son retour d’expérience.

Bambou : « Pourquoi la bibliothèque de Sciences-Po Grenoble a-t-elle fait le choix d’un logiciel libre et de Koha en particulier ? »
Marc Sabin : « Nous avons depuis plusieurs années une culture d’usage de logiciels libres. Nos serveurs fonctionnent avec le système d’exploitation Linux, nos sites web avec Apache et nous utilisons des outils libres pour la gestion des études et de la scolarité (Cocktail) ou pour la publication (Spip, WordPress). Les postes clients sont équipés du navigateur Firefox, de la suite bureautique OpenOffice, etc.
Enfin, le centre de documentation de l’IEP est coproducteur de bases de données (mémoires, dossiers de presse, signalement de revues en ligne…) qui fonctionnent aussi avec des solutions libres.
En matière de SIGB pour une bibliothèque de l’enseignement supérieur, le choix de Koha nous semblait une évidence car il permet la gestion des notices Marc, il est compatible avec le Sudoc.

Pourquoi changer de SIGB ? Nous avions 3 catalogues :
– AbsysNet pour les ouvrages, les commandes, les prêts, les relances… géré par le SICD2
– EOS-Web pour les périodiques, les abonnements, le bulletinage, les accès aux revues numériques. Ce logiciel était utilisé depuis plus de 10 ans, puisque à l’époque Absys ne permettait pas d’effectuer ces opérations.
– un catalogue local, notre registre des mémoires et thèses déposés à la bibliothèque. Outre les informations bibliographiques, ce registre est un outil de gestion du dépôt obligatoire des mémoires. Il contient donc les PV des jury, les fiches d’autorisation de diffusion signées par l’étudiant, le quitus remis lors de la remise du diplôme, etc.

De fait, nous avions trois portes d’accès, selon les documents recherchés. La priorité du changement d’outil était de proposer un point d’accès unique, pour tout document présent (E-book, revues en ligne, documents imprimés) et à venir (podcast, vidéo…).

Au quotidien, notre SIGB était limité : Nous ne pouvions pas éditer de liste des nouveautés, ni permettre d’enregistrer directement les notices qui intéressent les lecteurs dans des outils tels que Zotero, EndNote.
Nous avons identifié un grand nombre de limites telles que :
– pas de lien permanent, pérenne vers une notice (indispensable pour établir un rebond depuis une bibliographie, une citation),
– pas de rebond vers d’autres résultats dans d’autres bibliothèques ni vers les versions en ligne des documents,
– pas de possibilité de faire des suggestions en ligne, des demandes de réservations en ligne des documents en magasins …

L’OPAC était très basique et ne proposait pas les informations que l’on trouve sur les sites des libraires, des éditeurs (résumé, couverture, commentaires…). Or notre public est majoritairement composé d’étudiant(e)s, habitués à consulter des sites plus modernes, plus riches et ergonomiques. Il nous fallait donc un SIGB plus récent, plus paramétrable, plus personnalisable.
De fait, le choix s’est rapidement porté vers Koha. Le logiciel est très évolutif (une nouvelle version est proposée tous les 6 mois !) et s’est implanté rapidement dans de nombreuses bibliothèques (municipales, universitaires…) de la région Rhône-Alpes.
Comme ce logiciel est libre, il est donc possible de le faire évoluer pour qu’il s’adapte à nos besoins. Nous pouvions également bénéficier des améliorations apportées par d’autres bibliothèques, notamment celles des universités de Lyon et Saint-Etienne. »

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Bambou : « Comment s’est passée l’intégration du logiciel au sein de votre structure (en termes technique, organisationnel…) ? »

Marc Sabin : « Nous avons effectué une première phase de tests de Koha début 2009, pour apprendre à réaliser toutes les opérations quotidiennes et mettre en place les nouveaux services que nous voulions proposer. Nous avons été accompagné par Biblibre pour les paramétrages et la formation des collègues.

Ensuite, nous devions évaluer la faisabilité et l’intérêt de passer à Koha, car cela impliquait de sortir du réseau des bibliothèques du SICD2. L’objectif était d’être site pilote, pour valider ou non cette migration d’AbsysNet vers Koha.
Mais au cours de l’année 2009/2010 plusieurs événements ont précipité cette migration. Le cadre institutionnel a changé et la direction de SciencesPo Grenoble a donc décidé de passer à Koha fin 2009 après une période d’essai concluante.

Nous devions migrer en urgence. Tout est allé très vite, ce qui a nécessité un très forte implication de l’ensemble de l’équipe, un gros investissement personnel. Au final, la migration s’est effectuée en à peine 12 mois.
Nous avions programmé 3 étapes :

– Octobre-décembre 2009 : Reprise des données des périodiques, création des abonnements, bulletinage dans Koha, pour ne plus travailler dans EosWeb (et ne plus renouveler notre abonnement à ce service qui nous coutait à lui seul, autant que l’hébergement complet de Koha, soit environ 5.000 euros). L’Abes nous a mis à disposition toutes nos notices bibliographiques fin décembre 2009.
– Janvier-avril 2010 : Création des budgets, des fournisseurs et début des commandes des nouveautés dans Koha. En même temps, reprise des données d’exemplaires des ouvrages en libre accès. Nous avons « kohaté » les livres en libre accès : associer la notice bibliographique à son exemplaire dans Koha (son code à barre, son type de document, sa politique de prêt).
– Avril 2010 : Les 40 000 documents en libre accès étaient dans Koha, nous avons « ouvert » l’OPAC à nos lecteurs et commencé les transactions dans Koha. Jusqu’en juin 2010, les retours étaient enregistrés dans AbsysNet, les prêts dans Koha.
– Mai 2010-décembre 2011 : Nous avons alors commencé à traiter les exemplaires en magasins, afin de les enregistrer dans Koha (suite de la « kohatisation » des 80 000 livres en magasins).

A la rentrée 2011, l’essentiel était fait. Nous avons alors pu « reprendre une activité normale » après 18 mois de migration éprouvante. A la fin de l’année 2011, nous avions versé les notices des mémoires et thèses dans Koha. Les 3 catalogues ne faisaient plus qu’un. »

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Bambou : « Quelles sont vos premières évaluations sur le fonctionnement du logiciel ? Avez-vous des retours de la part de vos utilisateurs (professionnels comme usagers) ? »

Marc Sabin : « Au regard de nos objectifs initiaux, le bilan est extrêmement positif. Pour l’équipe, nous avons pu mettre en œuvre dans un temps record un nouvel OPAC, gagner du temps sur nos opérations métiers en ne travaillant que dans un seul catalogue. Nous avions la maîtrise de nos politiques de prêts, qui étaient ainsi adaptées à nos besoins (pour les fonds spécifique de la recherche, de la préparation ENA).

Pour les lecteurs, l’aspect le plus visible était l’OPAC enrichi avec des fonctionnalités Web 2.0 et de nouveaux services : affichage des couvertures des documents, rebond vers les accès en ligne, vers le Sudoc ou d’autres bibliothèques…

C’était aussi l’occasion d’avoir une meilleure communication : lettres de rappel personnalisées par mail, affichage de message pour les bibliothécaires directement dans le compte lecteur.
Surtout, nous pouvions proposer une seule interface, complètement intégrée dans le site web de SciencesPo Grenoble.
Au cours des années 2011-2013, nous avons mis en place de nouveaux services : alerte mail de l’échéance de retour d’un document, suggestions d’achat, réservations des documents…

Les retours des lecteurs (étudiants, enseignants) étaient très positifs à chaque étape, ce qui nous permettait de garder le cap et de tenir le rythme. Nous avons également reçu des retours très positifs de collègues qui travaillaient encore avec AbsysNet.

Pour clore l’aventure, fin 2012, nous avons effectué une mise à jour (passage de la version 3.2 à la 3.8). L’aspect le plus visible concerne l’augmentation du nombre d’images de couverture de livres disponibles et l’ajout d’images locales pour les mémoires, les thèses et les périodiques. »

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Bambou : « Quelles évolutions (fonctionnelles ou techniques) attendez-vous de Koha sur les court et moyen termes ? »

Marc Sabin : « Plusieurs demandes d’amélioration ou de corrections sont en attentes ou sont déjà intégrés dans la version 3.12. Nous en bénéficierons lors de notre prochaine mise à jour.

Il reste quelques points à améliorer, comme l’indexation, les facettes, ou encore pouvoir ajouter plus d’informations dans nos notices (extrait sonore d’une conférence, bande annonce d’un film disponible en DVD etc). »

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Bambou : « Vous êtes un membre actif au sein de la communauté Koha. Pouvez-vous nous parler de votre contribution ? »

Marc Sabin : « Jusqu’en 2011, notre activité était mineure, on commençait juste à maitriser Koha !
Elle se résumait à la participation aux listes de diffusion, au Symposium et à ouvrir des « tickets » pour des demandes de corrections ou des améliorations. Nous n’avions pas réellement (pris) le temps de contribuer …
Depuis 2012, c’est devenu un objectif pour le Centre de documentation. Nous souhaitons pouvoir faire partager notre expérience. Nous avons commencé à communiquer autour de Koha, puis à travailler sur les « bacs à sable » pour tester des patches, nous étions au Hackfest à Marseille, nous avons participé à la traduction en français de la 3.12 …

Nous avons également participé à la conception d’un webservice entre Koha et Mir@bel (une base de connaissance sur les accès en ligne des revues). Mir@bel est un réseau documentaire qui assure une veille sur le signalement des accès en ligne des revues. Les données de la base sont versées dans Koha pour les partenaires du réseau. »

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Infos sur la bibliothèque de SciencePo Grenoble :
Créé en 1948, SciencesPo Grenoble est l’un des 9 Institut d’Etudes Politiques (IEP) de France, placé sous l’égide de la Fondation Nationale de Science Politique (FNSP).
Le Centre de documentation compte 18 personnes permanentes, organisé en 2 départements : Collections et Lecteurs. Le budget annuel est d’environ 500.000 euros.

Collection :

• 120 000 ouvrages (environ 5000 nouveautés par an)
• 1600 périodiques (dont 800 titres morts)
• 8000 mémoires et thèses numérisés…

Espace :

• La bibliothèque offre 180 places pour les lecteurs et propose environ 40 000 ouvrages en libre accès.
• Environ 1000 m2 pour les lecteurs et les magasins.

Services :

• 1 salle informatique dédiée à la recherche documentaire
• 25 postes dédiés à la consultation des ressources documentaires
• 100 heures de formations par an
• Dépôt électronique obligatoire des mémoires des étudiants (200 par an)
• Production de bases de données Mir@bel, Sign@l, Dossiers de coupures de presse …

Publics :

• 1700 lecteurs actifs dont 150 enseignants chercheurs.
• 120 000 visites et 50 000 prêts par an.

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→ Voir les autres retours d’expérience d’utilisation de Koha

Koha à la bibliothèque du Saulchoir : retour d’expérience

Quelques mois après le déploiement de Koha à la bibliothèque du Saulchoir (Paris 13ème), Isabelle Séruzier*, chef de projet » Conversion rétrospective » et responsable de l’informatique documentaire, a bien voulu se prêter à notre jeu des questions-réponses et ainsi nous livrer son premier retour d’expérience.

Bambou : « Pourquoi la bibliothèque du Saulchoir a-t-elle fait le choix d’un logiciel libre et de Koha en particulier ? »
Isabelle Séruzier : « La bibliothèque du Saulchoir vient déjà du monde du « Libre ». Elle s ‘est informatisée en 1998 avec CDS/ISIS, logiciel distribué gratuitement par l’UNESCO
Elle a dû abandonner CDSisis qui ne gérait pas l’unicode, ne fonctionnait plus sur des postes en 64 bits et surtout n’était pas complètement UNIMARC (pas de gestion du label, non répétitivité des sous-champs …)
Cette première et unique expérience d’un logiciel libre nous a permis de définir les critères de choix du nouveau logiciel
– normalisé
– peu coûteux en mise en place et en maintenance
– libre et open source, pour ne pas dépendre d’une société pouvant à tout moment cesser le développement du produit, augmenter le coût de la maintenance ou l’interrompre, arrêter son activité
– implanté dans de nombreux sites et reposant sur une large communauté d’utilisateurs pour en garantir l’évolution et la pérennité
– pouvant être mis en place et maintenu par différents prestataires pour ne pas être tributaires d’un prestataire unique
Après avoir examiné différents logiciels libres (ABCD, J-ISIS, PMB), c’est Koha qui nous a paru correspondre le mieux à nos exigences. »

Bambou : « Comment s’est passée l’intégration (en termes technique, organisationnel…) ? »
Isabelle Séruzier : « Le passage à Koha comportait 2 volets, gérés très professionnellement et efficacement par Frédéric Demians (société Tamil)
– La migration des 70 000 notices saisies sous Isis
– La mise en place du logiciel dans la bibliothèque (modules catalogage, registre d’entrée des lecteurs et bulletinage) avec un choix tout à distance chez Tamil (hébergement, maintenance,  mises à jour et sauvegardes)
Pour la migration des notices, nous avons travaillé environ 6 mois sur une base test pour régler tous les problèmes de conversion des caractères accentués, faire migrer les données dans les sous champs appropriés et récupérer nos données locales.
Le passage en production fut très rapide. Il a consisté en une journée de formation du bibliothécaire administrateur, qui a pu ensuite former le personnel à la saisie. La bascule de CDS/ISIS vers Koha s’est ainsi faite du jour au lendemain. »

Bambou : « Quelles sont vos premières impressions sur le fonctionnement du logiciel ? Avez-vous des premiers retours de vos utilisateurs ? »
Isabelle Séruzier : « Les catalogueurs ont vite adopté de nouvelles habitudes de travail. Ils apprécient la simplicité d’utilisation de Koha, ses fonctionnalités (champs préremplis, plugins, dérivation de notices…), son caractère intuitif et sa convivialité.

L’administrateur apprécie d’avoir la main sur la page d’accueil de l’OPAC (pour y insérer les nouvelles de la bibliothèque, ajouter des liens…), de pouvoir ouvrir plusieurs instances de Koha (ce qui facilite la gestion du catalogue).
Les utilisateurs sont satisfaits d’avoir un catalogue en ligne à jour, qui contient tous les types de documents et dont l’interrogation est simple.
Les points faibles du logiciel sont pour nous la question des rapports et statistiques, complexes à maîtriser et indispensables pour nos rapports d’activité.
Difficile de faire des statistiques annuelles des nouveaux inscrits, des réinscriptions, d’établir les domaines de recherche de nos lecteurs, les diplômes préparés… »

Bambou : « Quels impacts ce choix logiciel a-t-il ou aura-t-il selon vous, notamment sur le plan de votre organisation, de vos choix stratégiques informatiques ? »
Isabelle Séruzier : « Nous avons trop peu de recul pour en avoir une vision claire.
Nous pouvons déjà dire que l’interopérabilité de Koha nous permet d’envisager :
– la collaboration avec d’autres bibliothèques dominicaines ce qui signifie une réduction des coûts de fonctionnement
– une participation simplifiée à des catalogues collectifs, améliorant notre visibilité

Bambou : « Quelles évolutions (fonctionnelles et/ou techniques) attendez-vous de Koha ? »
Isabelle Séruzier : « Nous attendons de Koha qu’il suive les évolutions des normes et de la technologie, garantie de cette interopérabilité qui nous parait fondamentale.
Concernant les améliorations pratiques, un affichage des résultats de recherche où l’affichage détaillé s’ouvrirait sous la notice abrégée serait plus confortable. Le mode d’indexation des données est parfois surprenant et sans rapport avec les mots recherchés. »

Bambou : « Envisagez-vous, à court ou moyen termes, de participer au développement fonctionnel du logiciel, de vous positionner comme un acteur-contributeur au sein de la communauté Koha ? »
Isabelle Séruzier : « Nous l’envisageons à moyen terme, quand sera achevé le chantier de la rétro-conversion.
Nous adhérons à l’esprit du Libre et sommes conscients que l’implication des utilisateurs est essentielle pour qu’il vive et se développe. »

→ Présentation de la bibliothèque du Saulchoir
Située dans le 13e arrondissement de Paris, elle est en France l’une des plus importantes bibliothèques privées et l’une des meilleures bibliothèques de sciences religieuses et d’histoire de la pensée médiévale.

Description des collections :

• 250 000 monographies
• 18 000 brochures, tirés à part
• 6 700 titres de périodiques dont environ 400 vivants

Ce qui fait la richesse de la Bibliothèque du Saulchoir, c’est qu’elle est véritablement une « collection » documentaire qui, depuis sa fondation, est animée par l’esprit de l’Ordre des Prêcheurs : exigence scientifique, cohérence du fonds, refus total de toutes censures, reconstitution d’un fonds patrimonial (incunables, Renaissances, etc. livres anciens et livres précieux)
Son implantation, à Paris (depuis 1973), a un peu modifié l’ampleur de ses acquisitions, en particulier dans le domaine des sciences bibliques en raison de la présence de la BOSEB (Bibliothèque Œcuménique et Scientifique d’Etudes Bibliques de l’Institut catholique de Paris), mais même dans ce domaine, elle a toujours entretenu des grandes collections et son fonds ancien permet les travaux d’histoire de l’exégèse biblique.

Elle a aussi réuni un fonds spécialisé :

• Une collection d’estampes populaires (en particulier d’histoire politique française de la fin du XIXème siècle,) de gravures et de dessins (l’œuvre du Père Besson, peintre dominicain décédé en 1861, inventaire de 1.500 pièces)
• Quelques collection rares comme les 150 gravures de Dimitri Varbanesco, (l’un des membres de la deuxième école de Paris, à côté de Manessier, Le Moal, Bertholle, Etienne Martin, Elvire Jan, etc…)

Services
Elle offre 60 places assises en salle de lecture équipée d’un accès wifi, est ouverte au public 36 h par semaine et s’adresse à un public de religieux, étudiants, universitaires, chercheurs.
Les livres, titres de périodiques, brochures et tirés à part sont tous présents dans le catalogue.
Les notices de dépouillements des ouvrages collectifs, et des recueils factices seront intégrées fin 2013
Le financement de ce projet a été entièrement pris en charge par la Bibliothèque Nationale de France et la Fondation américaine Caritas Veritatis.

Adoption de Koha en mai 2011
– a permis la mise en ligne de l’intégralité du catalogue
– a permis d’intégrer le catalogue de la Commission Léonine et permettra d’intégrer celui de la bibliothèque du Centre d’études œcuméniques Istina dont l’informatisation est imminente
*

iseruzier@bibliothèquedusaulchoir.org

Koha à la BULAC : retour d’expérience

Quelques jours avant l’ouverture du symposium Koha (cru 2012), organisé par la BULAC (Bibliothèque Universitaire des Langues et Civilisations), Bambou saisit l’occasion d’interroger Corinne Hayet*, chef de projet Koha, pour un retour d’expérience d’intégration du logiciel Koha au sein de son réseau documentaire.

Bambou : « Pourquoi la BULAC a-t-elle fait le choix d’un logiciel libre et de Koha en particulier ? »

C.Hayet : « La BULAC a choisi de passer à un logiciel libre parce qu’elle ne trouvait pas de SIGB propriétaire disposant des fonctionnalités nécessaires à son module de communication. L’appel d’offre qu’elle a lancé en 2007 à ce sujet a d’ailleurs été déclaré infructueux, faute de réponse de la part des fournisseurs.
Le choix s’est porté sur Koha parce que c’est un logiciel nativement UTF8 (base de données). De plus, une étude réalisée par la société BibLibre en 2008 à la demande de la BULAC a montré que le passage à un logiciel libre, y compris avec des développements, ne coûterait pas plus cher à long terme qu’un SIGB propriétaire.
L’utilisation du logiciel libre est aussi une politique volontariste de la BULAC qui a recours aux logiciels libres dès que c’est possible : développement en 2009 d’un logiciel libre pour le déménagement et la gestion de l’implantation des documents dans ses magasins (OLIMP), outils de gestion interne (eGroupware, Cocktail, GLPI), équipement des postes professionnels avec Libre Office, postes publics de consultation sous Ubuntu et XBMC pour l’audiovisuel, bibliothèque numérique sous Omeka. »

……….
Bambou : « Vous avez financé des développements spécifiques pour adapter Koha à votre contexte. Quelles sont ces fonctionnalités ? »

C.Hayet : « Les développements réalisés ont donc principalement portés sur la création d’un module « communication » et d’un module « entrées et magasinage », sur l’amélioration de certaines fonctionnalités déjà existantes dans Koha (chargeur SUDOC, impression et exports avec utilisation de Jasper Report) ainsi que sur l’interfaçage avec les « briques » existantes ou non du SI (WebServices).
L’accent a ainsi été mis sur la réalisation d’un « SIGB intelligent » adapté au bâtiment et s’interfaçant avec des « briques » logicielles déjà en place ou prévues dans le futur système d’information (OLIMP pour la gestion dynamique des magasins, système de contrôle d’accès, allumage des voyants sur les tables de consultation, réservation d’espaces). »

………..
Bambou : « Comment s’est passée l’intégration du logiciel au sein de votre réseau (en termes technique, organisationnel…) ? »

C.Hayet : « La migration vers le SIGB Koha s’est traduite par la mise en place d’une structure projet (comité de pilotage, équipe de projet, groupes de travail, référentiel documentaire). Elle s’est faite parallèlement au transfert des collections et à l’emménagement dans un nouveau bâtiment.
Les développements ont été effectués par la société Progilone ou en interne (chargeur SUDOC, OPAC). La version de Koha à partir de laquelle ces développements ont été faits est la 3.02.00.004.
Ils ont été en priorité réalisés dans le code source de Koha (PERL). Toutefois, les fonctionnalités hors périmètre d’un SIGB classique ou pouvant être exécutées en local sur les postes professionnels ont été développées sur une technologie JAVA et intégrés visuellement dans l’interface de Koha.
La mise en production s’est faite de manière échelonnée en fonction des impératifs de service et d’installation dans le nouveau bâtiment : chargeur SUDOC, OPAC, recherche professionnelle, catalogage et bulletinage en mars 2011, acquisitions en novembre 2011, communication et magasinage-entrées entre décembre 2011 et janvier 2012. »

………..
Bambou : « Quelles sont vos premières impressions sur le fonctionnement du logiciel ? » Avez-vous des premiers retours de la part de vos utilisateurs (professionnels comme usagers)? »

C.Hayet : « Il s’agit d’un logiciel assez facile de prise en main et d’ergonomie. Les difficultés rencontrées tenaient moins à la prise en main de l’outil, qu’à l’appropriation de nouvelles procédures (communication, catalogage et exemplarisation, acquisitions) et d’un nouveau bâtiment. Un effort tout particulier a été porté à la formation, réalisée en interne par des formateurs-référents. »

………..
Bambou : « Quelles évolutions (fonctionnelles ou techniques) attendez-vous de Koha sur les courts et moyens termes ? »

C.Hayet : « Les principales évolutions attendues sont celles concernant les modules « acquisitions » et « périodiques ». Ce sont là les deux « points faibles » de Koha. Nous attendons d’ailleurs avec impatience de voir les développements qui ont été réalisés à ce sujet dans la version 3.8.
Nous attendons aussi un changement sur le moteur d’indexation qui peut présenter actuellement certaines faiblesses et étudions un passage à SOLR qui permettrait à terme la mise en place d’un outil de découverte. »

………..
Bambou : « Envisagez-vous de poursuivre votre action de contributeur au sein de la communauté Koha ? »

C.Hayet : « Oui, l’une de mes tâches prioritaires dans les prochains mois va être de mettre à disposition de la communauté les développements réalisés dans le cadre de notre marché. Nous savons que la fonctionnalité de pré-inscription, notamment, est déjà très attendue par d’autres établissements.
Nous réfléchissons également à poursuivre nos développement avec un module « conservation » pour la gestion des trains de reliure. »

*corinne.hayet@bulac.fr

→ en complément de l’entretien, voir la fiche-synthèse du projet Koha à la BULAC

→ quelques infos sur la BULAC :

• Surfaces :
  • Magasins -> 5000 m²
  • 3 salles de lecture -> 5000m²

• Lecteurs -> 7500 (au 27 avril 2012)
• Volume total -> 1,5 millions, dont 200 000 en libre-accès
• Communication :
  • Prêts -> 1500 prêts pour semaine
  • demandes de communication -> 1000 demandes par semaine
• Ouverture du lundi au samedi de 10h à 22h.

De PMB à Koha : retour d’expérience de la BU de l’ICT

Bambou poursuit ses consultations auprès des utilisateurs du logiciel libre Koha en relatant cette fois-ci un cas un peu plus singulier puisqu’il s’agit là, non pas d’une migration d’un logiciel propriétaire vers Koha, mais de celle d’un logiciel libre (PMB) vers Koha (lequel, rappelons-le, est libre ET communautaire). On remercie donc Magali Hurtrel Pizarro, conservateur de la Bibliothèque Universitaire de l’Institut catholique de Toulouse, de nous livrer ce retour d’expérience, quelques mois seulement après la mise en service de Koha au sein de son établissement.

Bambou : « Pourquoi la Bibliothèque universitaire de l’Institut catholique de Toulouse a-t-elle fait le choix de changer de logiciel libre en passant de PMB à Koha ? »

Magali Hurtrel Pizarro : « Le choix de migrer de PMB à Koha a été principalement motivé par notre souhait de rejoindre le réseau du Sudoc. Ce passage de l’un à l’autre était un pré-requis dans la mesure où le logiciel PMB n’était pas pourvu d’une passerelle d’échange Sudoc-SIGB et que nous ne pouvions envisager d’en financer le développement. Les retours d’expérience positifs de structures documentaires universitaires, notamment du sud-est de la France, ou de l’Institut des sciences de l’homme, à qui je renouvelle mes remerciements pour leur disponibilité, nous ont permis de confirmer notre choix avec sérénité. Le choix du passage de PMB à Koha a facilité également notre connexion au portail Origène, meta-catalogue des bibliothèques des 5 instituts et universités catholiques françaises (http://origene.univ-cathofrance.fr/)

Principaux critères (entre autres) vus comme apportant une valeur ajoutée :

• une meilleure gestion du format UNIMARC et des autorités matières RAMEAU
• une gestion des liens pour signaler les filiations des ressources continues
• une valorisation des nouveautés par le biais d’une requête pérenne (tag de notices). »

……….

Bambou : « Comment s’est passée l’intégration (en termes technique, organisationnel…) ? »

Magali Hurtrel Pizarro : « L’intégration réalisée en 2011 par la société TAMIL s’est très bien passée.En quelques mots, le projet s’est déroulé sur un an environ, de la rédaction du cahier des charges au choix du prestataire qui allait nous accompagner dans ce changement d’envergure, à la migration des données, et enfin à la mise en ligne de la nouvelle interface du catalogue « aux couleurs » de notre bibliothèque.

En termes techniques, les plus grandes difficultés semblent avoir été la récupération des notices « filles », propres à PMB et les bulletins de périodiques qui sont devenus des notices d’articles, interrogeables aujourd’hui par mot du titre.

En termes de fonctionnalités, ce projet a sollicité beaucoup d’ingéniosité de la part de Frédéric Demians (Tamil) pour répondre au plus près à nos attentes. Les liens de filiation entre notices de périodiques, notamment, est une grande réussite, particulièrement appréciée de nos lecteurs. Les transferts réguliers du Sudoc vers Koha sont opérationnels et nous avons réalisé la première partie de la localisation automatique de nos données (issues de PMB) dans le Sudoc.

En terme organisationnel, et dans la dynamique de deux déploiements simultanés, presque trois (Koha, Sudoc et Origène), nous ne pouvons que nous réjouir du chemin parcouru (à titre indicatif, la première informatisation de la bibliothèque de l’ICT date de 2005 avec PMB).

Cela a été un réel travail d’équipe ! De nouveau, un grand merci à Frédéric Demians (Tamil), l’équipe de l’ABES et aux bibliothèques de l’UDESCA« .

……….
Bambou : « Quelles sont vos premières impressions sur le fonctionnement du logiciel ? » Avez-vous des retours de vos utilisateurs ?

Magali Hurtrel Pizarro : « Nous sommes ainsi que nos utilisateurs globalement très contents. Une enquête de satisfaction portant notamment sur cette récente évolution sera prochainement distribuée à nos lecteurs. Nous aurons alors plus d’éléments de réponse.

Concernant les fonctionnalités prévues pour les utilisateurs, tout n’est pas encore finalisé. Nous pensons particulièrement au compte-lecteur que nous espérons mettre à disposition de nos étudiants et enseignants à partir de septembre prochain (en lien avec l’annuaire LDAP de l’établissement, en cours de déploiement)« .

……….
Bambou : « Quelles évolutions attendez-vous de Koha sur les court et moyen termes ?

Magali Hurtrel Pizarro : « Il nous manque un peu de recul pour véritablement nous projeter pour le moment, surtout dans un contexte de réflexion intense sur le web sémantique.Néanmoins, il semble que certains liens pourraient être développés (par exemple, entre les différents supports : texte imprimé et document numérique). Les fonctionnalités de recherche en OPAC pourraient aussi être améliorées, notamment concernant les autorités matière (termes « employé pour », etc. / « commence par » au lieu de « contient » seulement). A méditer donc… ».

……….
Bambou : « Envisagez-vous de participer au développement fonctionnel du logiciel, de vous positionner comme un acteur-contributeur au sein de la communauté Koha ? »

Magali Hurtrel Pizarro : « Oui, pour le bien commun, dans la mesure de nos moyens, bien sûr ! ».

……….

Quelques infos sur la BU de l’ICT

→ sa mission : répondre aux attentes de la communauté universitaire de l’ICT non seulement en matière de documentation mais aussi en terme de méthodologie de recherche.

→ sa collection :

• 20 000 volumes en libre-accès, 250 000 ouvrages en magasin consultables sur demande, ainsi que 300 titres de revues, reflétant les domaines d’enseignement de l’I.C.T.
• une collection patrimoniale évaluée à 25 000 volumes qui présente des trésors tels le Livre des Rois, quelques incunables et autres fonds essentiellement religieux.
• le fonds du Centre d’Etudes Africaine, Arabe et Asiatique qui comprend de nombreux ouvrages dans les domaines des missions, de la théologie et de l’anthropologie culturelle.
• 5000 prêts / an
  

→ ses services :

• Aide à la recherche et orientation du lecteur
• Postes informatiques dédiés à la recherche documentaire
• Accès WIFI et Internet
• Photocopieuse et impression de vos résultats de recherche à partir des ordinateurs de la B.U. (vente de la carte à la B.U)
• Prêt entre bibliothèques (PEB)

→ ses publics : 2000 étudiants environ

 

Koha au SCD Limoges : retour d’expérience

Bambou poursuit ses consultations auprès des utilisateurs du logiciel libre Koha en interrogeant cette fois-ci nos collègues du SCD Limoges. Nous remercions ainsi Pierre Angot et tous les membres de son équipe de nous faire ce généreux et stimulant retour d’expérience, qui ne manquera pas d’intéresser celles et ceux qui, dans le contexte des réseaux de bibliothèques universitaires en particulier, s’interrogent sur le choix d’un nouveau SIGB et d’une nouvelle démarche entrepreneuriale.

Bambou : Pourquoi le SCD Limoges a-t-il fait le choix d’un logiciel libre et de Koha en particulier ?

SCD Unilim : Depuis 1998, le SCD utilisait Absys, dont la dernière évolution date de 2006. Il commençait donc clairement à dater. De plus, la maintenance prenait fin en décembre 2010. L’appel d’offre était ouvert. Nous avons mis l’accent sur les fonctionnalités attendues, sans évoquer un logiciel libre ou privateur. La première option avait été évoquée en interne mais nous ne souhaitions pas préjuger de la qualité des offres qui allaient être soumises. L’analyse a été faite module par module puis l’équipe projet a confronté les résultats afin de pouvoir noter en toute équité les prestataires. Deux solutions sortaient du lot en termes de fonctionnalités immédiatement disponibles et de gestion de projet. La solution propriétaire était une solution performante sans doute adaptée à un environnement plus lourd que celui du SCD de Limoges. L’offre retenue (Koha par la société prestataire BibLibre) alliait différents avantages : une réponse très adaptée aux demandes formulées en termes de fonctionnalités (disponibles sans développements grâce à Solr), des possibilités de personnalisation de l‘OPAC, le respect du calendrier demandé, ainsi que le coût adapté aux capacité du SCD. Si le choix s’est d’abord fait sur les fonctionnalités, nous avons été ravis de voir que toutes les analyses concordaient à placer en tête une solution libre.

………..

Bambou : Comment s’est passée l’intégration (en termes technique, organisationnel…) ?

SCD Unilim : A la base, une équipe de trois personnels du SCD était sur le projet : Stéphanie Bouvier (ancienne administratrice et chef de projet, actuellement au SCD d’Angers), Véronique Siauve (coordinatrice Sudoc et catalogage), Marie Lissart (conservatrice, responsable de la section santé et de la documentation électronique). Deux autres personnels sont impliqués : Jean-Louis Gayot (informaticien détaché du SCI, assure des tâches de maintenance ainsi que la liaison avec le SCI) et Laurent Léger (webmaster du SCD, à qui nous devons l’OPAC). En août, Pierre Angot (contractuel sans expérience mais avec une grosse motivation ^^) a remplacé Stéphanie à la tête du projet ; il sera lui même remplacé en avril prochain par Frédéric Durand (qui a participé au projet Koha à Lyon 2, actuellement en formation post-concours à l’enssib). Fin novembre, l’équipe a été augmentée de deux membres : Isabelle Massacrier (communication interne et périodiques) et Carine Deschamps (acquisition et catalogage). Il est à noter que la direction a donné carte blanche à l’équipe en lui accordant une confiance totale. Le travail préparatoire s’est déroulé sur une très courte période. Il a été réalisé principalement par Stéphanie et Véronique. Un premier travail de nettoyage et de rationalisation de la base de données a été réalisé fin 2010-début 2011 lors de l’intégration des catalogues de l’IUFM (sous Cassiopée) dans Absys, travail réalisé sans aucune aide des prestataires-old. L’idée était que les données soient propres pour un transfert simplifié. L’extraction et la préparation des données ont été faites en interne dans Access. Le plus gros du travail a été mené sur les périodiques afin de faciliter la reprise rapide du bulletinage. Ainsi, les fascicules et collections ont-ils été repris avec un traitement préalable en interne, par requêtes SQL, pour nettoyer le passif, mais aussi des notes précisant le type de chronologie, et les numérotations et chronologies supposées pour chaque collection. Les requêtes utilisées peuvent être fournies à la demande à adminkoha@unilim.fr. Au niveau de l’infrastructure, notre service informatique nous a proposé un hébergement des serveurs sous la forme de machine virtuelle (Vmware). Nous disposons d’une paire de machine : Koha et Solr, avec une version en pré-production de chacune. Nous tournons sur la version 3.2 de Koha (branche biblibre/Solr) et la 1.4 de Solr. Le calendrier, ultra resserré, s’est déroulé de la manière suivante :

1. Mi-octobre à mi-décembre 2010 : rédaction du CCTP. 
2. Début janvier 2011 : publication de l’appel d’offre.
   
3. Début avril 2011 : notification.
   
4. Mi août : changement d’administrateur.
   
5. Fin aout/début septembre : formation des utilisateurs professionnels.
6. Passage officiel en production le 19 septembre (officieusement le 16 ou le 17).
7. Formations des étudiants dès le 26 septembre.
   
8. Courant octobre, mise en place (par Laurent, après 4 semaines de travail acharné) de notre OPAC perso et premiers tests de la Moulinette SUDOC avec SolR.
   
9. Novembre à janvier : déploiement des développements spécifiques (OAI, CSS smartphone, import de notre base de documentation électronique).
   
10. Fin décembre 2011 : arrêt de la maintenance d’Absys. On peut considérer que, côté SCD, ce calendrier a été stimulant même si le projet aurait gagné à une répartition des tâches sur plus de personnels. Un temps plus long aurait peut être permis de réfléchir à une harmonisation plus grande des pratiques (… ou pas !). Même si certaines opérations ont été sportives et ont causé des sueurs froides, aucun bibliothécaire n’aura été blessé durant l’épreuve ^^. Nous apprécions le travail avec Biblibre, notamment avec Laurence Lefaucheur, chef de projet compétente et fiable. Nous avons un point hebdomadaire, où nous abordons principalement les derniers développements en cours, ainsi que les bugs qui se posent. En interne, nous multiplions les informations à destination des collègues. Afin d’assurer une bonne communication sur l’avancement, le chef de projet envoie régulièrement des messages par liste de diffusion. Un espace (Budypress) a également été déployé en interne afin de proposer des procédures et pour répondre aux questions les plus fréquentes. La dimension sociale de cet outil étant sous-exploité, il évoluera vraisemblablement (Dokuwiki, ou intégration dans l’intranet par ex).

……………

Bambou : Quelles sont vos premières impressions sur le fonctionnement du logiciel ?

SCD Unilim : L’impression globale est excellente. Même s’il faut avouer que nous nous sommes posés des questions à l’issue des formations pro. Nous avons senti quelques craintes au niveau de l’absence de cloisonnement des différents modules comme c’était le cas pour Absys. Ces appréhensions ont été levées dès le premier jour d’utilisation. Les seules véritables interrogations ont concerné le module périodiques. Mais la gestion des périodiques est complexe à mettre en œuvre quel que soit le système choisi. Le lancement prochain du module acquisition risque fort d’entraîner aussi une prise en main difficile. Il constitue une double nouveauté sur le plan du logiciel et sur le plan des usages. Nous avons noté des rattachements erronés de prêt à des lecteurs mais en supprimant la préférence système d’auto-complétion, le problème a diminué. Au quotidien, quelques éléments reviennent souvent. Les prêts et retours sont plus lents que sous Absys, malgré une mise en queue efficace de l’indexation Solr. Par lenteur, j’entends que nous avons le temps de tamponner la date de retour et de démagnétiser le document avant son enregistrement. La recherche d’exemplaires fait l’objet de plaintes régulières, mais là il nous faut attendre une évolution de Solr. Le module catalogage, beaucoup plus ergonomique que celui d’Absys, donne entière satisfaction. On regrette cependant de ne pouvoir dupliquer un exemplaire existant et de ne pouvoir modifier directement (en un clic) un exemplaire précis. Enfin, l’interface pro va nécessiter quelques ajustements au niveau du XSLT afin d’assurer une présentation plus performante et ergonomique, et d’améliorer l’affichage des notices bibliographiques. Du côté administration, aucun problème à soulever. L’outil est très simple à prendre à main et là, c’est l’administrateur actuel qui parle, celui pour qui ce travail est sa première expérience en bibliothèque et qui n’avait jamais bossé sur un SIGB. Nous avons un reproche, mais qui n’est pas spécifique à Koha, et qui concerne les statistiques. Le recours au SQL est trop fréquent, les collègues ne sont pas autonomes pour des statistiques courantes. Travailler sur un outil libre est très satisfaisant, nous pouvons l’adapter à nos besoins, et corriger nous même certains points. C’est ce qui nous a notamment permis de lancer un OPAC personnalisé. Même si, à terme, cette bonne idée au départ risque de s’avérer lourde pour Laurent. La réactivité de Biblibre joue aussi un rôle dans ce ressenti. Pour terminer sur ce point, il y a quand même une ombre noire au tableau : des plantages quasi hebdomadaires depuis octobre suite a une saturation de la mémoire de la machine par un script (aléatoire). Pour faire simple, toute la RAM physique est consommée avant de saturer la SWAP. Fatalement, à un moment donné, le serveur lève les pouces et déclare forfait. Il semble que depuis la dernière mise à jour de l’OS du serveur, l’OOM killer soit plus efficace. Le système reprend la main tout seul. Toute notre attention s’est portée sur ce problème depuis novembre. Hélas, pour le moment, rien de concluant puisque nous ne parvenons pas à reproduire les conditions qui occasionnent la saturation de la mémoire par un script.

……………

Bambou : Avez-vous des premiers retours de vos utilisateurs ?

SCD Unilim : Nous n’avons que peu de retours des usagers sur l’OPAC, seulement quelques félicitations de certains lecteurs. Cette question nous incite à prévoir une enquête en ce sens. Cela nous permettra aussi de mettre en relief certains outils auxquels nos usagers n’étaient pas habitués. Néanmoins, ils réagissent de façon très régulière (cela durera-t-il ?) aux messages envoyés automatiquement par Koha : messages d’excuse en cas de retard, demandes de prolongation ou avertissement dans le cas d’un ouvrage déjà rendu et non enregistré par la bibliothèque. Sans oublier les messages indignés de la part de certains usagers (vous savez, ceux qui demandent un traitement de faveur). Ces réactions ne sont pas anormales ; jusqu’à présent, aucune de ces tâches n’étaient automatisées. Les étudiants ont beaucoup apprécié de pouvoir modifier leurs coordonnées personnelles. Mine de rien, il s’agit d’une amélioration de service à l’échelle de l’université et non du seul SCD puisque nous avons obtenu un accès à la base Apogée, qui nous permet de faire les mises à jour directement. L’absence de retours négatifs nous laisse croire à une bonne appropriation par les lecteurs de ce nouveau service.

 ……………

Bambou : Quelles évolutions (fonctionnelles ou techniques) attendez-vous de Koha ?

SCD Unilim : Tout d’abord, certains de nos développements sont à enrichir. Le premier concerne la version smartphone, qui au lieu d’une modification de la feuille de style risque de s’orienter vers un  dédié à ces terminaux. Nous continuons à envisager des développements sur le module acquisition (devis en cours) : duplication d’un budget d’une année à l’autre, transfert par lots des lignes de commande d’un bon à un autre, rattacher une ligne de commande au module adhérent avec envoi de mails, personnalisation des bons de commande,… L’usage quotidien a révélé quelques évolutions intéressantes à envisager. Comme évoquée précédemment, la recherche d’exemplaire n’est pas ergonomique : en recherchant par code-barre, on aboutit à la notice bibliographique. Des demandes reviennent pour aboutir directement à l’exemplaire. Il serait intéressant de pouvoir créer des abonnements pour les périodiques morts sans être obligés de paramétrer l’échéancier. De même, pouvoir arrêter proprement un abonnement serait appréciable, car actuellement, il reste ouvert avec un ultime numéro en attente. Enfin, le module bilans et statistique est une faiblesse. Il devrait couvrir la majorité des besoins, le recours au SQL ne se faisant qu’en cas de demande particulière (ESGBU, au hasard). Or, actuellement, c’est l’inverse. L’utilisation d’un outil externe (Birt ou Jasper Report) est envisagée afin de palier cela, mais avouons que c’est dommage.

 …………….

Bambou : Envisagez-vous de participer au développement fonctionnel du logiciel, de vous positionner comme un acteur-contributeur au sein de la communauté Koha ?

SCD Unilim : Il nous semble important de rendre à la communauté ce qu’elle nous a donné. C’est la suite logique qui découle de notre choix initial. Il serait dommage de ne pas le faire, car le SCD possède les compétences en interne (ce qui, somme toute, est assez rare dans nos établissements) et la volonté (idem). Afin d’initier cela nous avons des discussions en local avec la Bfm pour envisager des développements conjoints en 2012, qui soient compatibles avec les évolutions communautaires de Koha. L’administrateur du SIGB doit avoir ce rôle : implication dans la communauté via la/les listes (fr + en), développements validés par la communauté Koha, participation aux symposiums, participation au Hackfest Biblibre, participation à Kohala, participation à la traduction en français, peut être production de documents d’aide, contact avec les différentes bibliothèques ayant choisi Koha (nous n’osons pas parler de collaboration…). C’est une une longue liste, mais c’est surtout pour énumérer toutes les possibilités d’implication entrevues, sans vouloir dire qu’il fallait faire tout ça

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Quelques informations sur le SCD Limoges

L’Université de Limoges est une université pluridisciplinaire qui couvre tout le territoire de la région Limousin : des sites universitaires sont implantés sur les trois départements (Haute-Vienne, Corrèze et Creuse).

En 2009-2010, la communauté se composait de 14 000 étudiants et 1 500 personnels. Le SCD regroupe quatre bibliothèques universitaires et quinze bibliothèques associées ou intégrées. Les catalogues des bibliothèques de l’IUFM ont été intégrés en 2010. Entre soixante-dix et quatre-vingt personnes sont susceptibles d’utiliser quotidiennement l’interface professionnelle du SIGB.

→ Le SCD Unilim en chiffres (décembre 2011) :

• Nombre de notices biblio : 327 500, dont 310 800 à l’import
• Nombre d’exemplaires : 460 000, dont 450 000 à l’import
• Nombre d’adhérents (emprunteurs) : 6 800

→ Voir la carte des BU de Limoges

→ Voir les e-ressources du SCD Limoges

→ Voir les fonds précieux du SCD Limoges

 

Koha à la BM de Romorantin : retour d’expérience

Un an après le déploiement de Koha au sein de la médiathèque municipale Jacques Thyraud de Romorantin-Lanthenay (Loir-et-Cher), Stéphanie Cabrera, chargée de l’informatique, a bien voulu se prêter au jeu des questions-réponses pour nous livrer son premier retour d’expérience.

Bambou : « Pourquoi la BM de Romorantin a-t-elle fait le choix d’un logiciel libre et de Koha en particulier ? »

Romorantin : « Nous utilisions le progiciel AB6 (v.6.1) et ne constations aucune évolution du produit depuis quelques années ; une nouvelle version avec migration obligatoire étant annoncée, nous avons entamé une réflexion pour un changement de SIGB et étudié les propositions de plusieurs prestataires concernant des logiciels libres et propriétaires.
Pourquoi le choix du libre ? Nous voulions une certaine indépendance par rapport à notre prestataire et un outil qui soit pérenne, que la communauté des développeurs et utilisateurs de Koha nous garantissait.
Koha s’est imposé pour ses fonctionnalités, son ergonomie et sa simplicité d’utilisation. L’existence de trois prestataires de services spécialisés dans le suivi du logiciel a été un critère déterminant dans notre choix. »

…..

Bambou : « Comment s’est passée l’intégration (en termes technique, organisationnel…) ? »

Romorantin : « Le projet s’est concrétisé en quatre mois. Le cahier des charges a été rédigé pendant l’été 2010 puis l’appel d’offres a suivi. En août, la société BibLibre a remporté le marché. La réunion de lancement a eu lieu en septembre, s’en sont suivis trois mois de paramétrages assurés par deux bibliothécaires à plein temps.
BibLibre a formé l’ensemble du personnel début décembre 2010 pour un passage en production immédiat. »

…..

Bambou : » Quelles sont vos premières impressions sur le fonctionnement du logiciel ? Avez-vous des retours de vos utilisateurs ? »

Romorantin : « Les utilisateurs professionnels se sont rapidement appropriés leur nouvel outil de travail, notamment les modules de circulation et de catalogage, le module d’acquisition a été plus difficile à appréhender. Koha s’avère simple d’utilisation, ergonomique et efficace mais l’affichage de certaines données ou bugs en anglais pose encore quelques problèmes de compréhension.
Nous avons eu divers soucis de gestion des relances et réservations papier pendant quatre à cinq mois, ce qui nous a conduit à travailler autrement.
Nous sommes actuellement en phase de test du vendangeur avec passage en production en 2012.
Côté public, les usagers utilisent l’OPAC natif de Koha, installé pour le moment, pour les suggestions d’achat et les réservations en ligne. »

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Bambou: « Quelles évolutions attendez-vous de Koha sur les court et moyen termes? »

Romorantin : « Nous souhaiterions récupérer les jaquettes CD et DVD via un web-service. La gestion des postes budgétaires pourrait être améliorée, les rappels de commandes étant peu fiables.
Enfin, un moteur d’indexation plus efficace (avec indexation en direct) serait souhaitable. »

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Bambou : « Envisagez-vous de participer au développement fonctionnel du logiciel, de vous positionner comme un acteur-contributeur au sein de la communauté Koha ? »

Romorantin : « Nous ne possédons pas actuellement les moyens techniques ou financiers pour participer au développement de Koha, c’est la raison pour laquelle nous avons adopté le SIGB tel quel. Koha est en effet facilement exploitable pour les bibliothèques ayant des moyens financiers limités et des compétences informatiques restreintes. La remontée quotidienne des bugs fait partie du retour utilisateur indispensable à l’évolution de tout logiciel.
Nous sommes également disposés à témoigner de notre expérience avant de pouvoir nous investir davantage. »

…..

Bambou : « Quels impacts ce choix logiciel a-t-il ou aura-t-il, selon vous, notamment sur le plan de votre organisation, de vos choix stratégiques informatiques ? »

Romorantin : « Nous avons décidé de continuer à travailler avec des outils libres, dans notre pratique professionnelle quotidienne et dans le cadre des ateliers d’initiation informatique que la Médiathèque organise pour ses usagers.
Notre futur portail documentaire (actuellement développé sous WordPress, plateforme de publication libre) sera configuré avec le CMS Drupal. »

…..

→ Quelques chiffres sur la médiathèque Jacques Thyraud  :

• 1 structure
• 14 agents
• 3 sections (adultes, jeunesse, musique et cinéma)
• 58 000 visiteurs
• 75 000 prêts/an

Koha à Beauvais : retour d’expérience

Quelques mois après le déploiement de Koha au sein du réseau des médiathèques du Beauvaisis, son directeur –Édouard Chevrel– a bien voulu se prêter au jeu des questions-réponses pour nous livrer son premier retour d’expérience.

Bambou : “Pourquoi le réseau des médiathèques du Beauvaisis a-t-il fait le choix d’un logiciel libre et de Koha en particulier ?”

Édouard Chevrel : “Le choix d’un logiciel libre est devenu pour nous une évidence, pour 2 raisons :

Tout d’abord, nous avions un SIGB propriétaire qui n’avait plus de perspectives d’évolution, n’étant plus commercialisé depuis plus de trois ans.

Notre ancien fournisseur a connu une réorganisation qui a eu pour conséquence une érosion de ses effectifs en France, une hotline externalisée en dehors de l’U.E et un nouveau SIGB moins intéressant fonctionnellement que son ancienne offre.

Pour éviter de reproduire cette situation et se retrouver « prisonnier » d’un fournisseur, nous avons donc privilégié pour notre ré-informatisation un SIGB libre.

Pour finir, les SIGB libres sont pour nous une alternative viable, avec un aspect communautaire où les bibliothèques impulsent de nouvelles fonctionnalités au profit de tous. Plus la communauté est grande, plus le logiciel sera pérenne dans le temps avec des améliorations régulières en rapport avec les nouvelles pratiques de notre public.

Le choix de Koha s’est fait en interne avec nos bibliothécaires. Pour cela, nous avions sélectionné deux SIGB libres (Koha – PMB) en bibliothèques qui se démarquaient des autres. En effet, leurs fonctionnalités égalaient celles des progiciels propriétaires, voire même les dépassaient sur certains aspects ; aspects qui étaient ceux sur lesquels nous voulions justement mettre l’accent (flux d’information, ergonomie de recherche et d’interface, diffusion sélective de l’information, intégration web, etc.).

Après 3 mois de test des deux progiciels, Koha s’est avéré correspondre au mieux à nos besoins en terme de fonctionnalité professionnelle mais aussi sur les fonctionnalités pour nos lecteurs (flux RSS, interface clair, assistance de la communauté, gestion multi-sites avancée…)”

…….

Bambou : “Comment s’est passée l’intégration (en termes technique, organisationnel…) ?”

Édouard Chevrel :“Suite au test, nous avons fait un appel d’offre pour le déploiement, l’adaptation et la maintenance du SIGB Koha. Deux sociétés ont répondu à notre appel d’offre, la société BibLibre ayant été retenue.

La partie technique du projet s’est étalée sur 4 mois du 17 janvier 2011, date de la première réunion de travail avec notre prestataire, au 19 mai jour de l’ouverture au public avec Koha.

Pour la partie organisationnelle, nous avons créé une équipe pilote du projet avec un informaticien et une bibliothécaire du réseau. Ensemble, nous avons pu balayer tous les aspects de la ré informatisation en lien avec les équipes. Nous avons initié les agents à la pratique de Koha dès la phase de test. Cela a ainsi permis la tenue de réunions concrètes, par pôle (prêt/retour/inscription, acquisition, catalogage, périodique…) permettant ainsi de constater pleinement, pour chaque module, les adaptations à prévoir et les formations à mettre en place pour que chaque agent se saisisse des nouvelles fonctionnalités.

Cette période de préparation a aussi nécessité un large nettoyage de notre base bibliographique, ce qui a été entrepris par une de nos équipes jusqu’à la migration définitive de notre base sur Koha. Nous avons ainsi pu gagner en clarté sur notre catalogue pour un meilleur confort pour nos usagers.

La migration des données s’est déroulée sans accroc grâce à notre chef de projet Stéphane Delaye chez BibLibre qui connait très bien la structure de notre ancienne base de données.

La réussite de cette migration doit également aux qualités de nos équipes en interne tant au niveau de son encadrement et de ses formations que des groupes de vérificateurs qui ont testé les différents jeux de données à chaque itération dans Koha, nous faisant part des ajustements à entreprendre.

La méthode de formation choisie a été la suivante : notre prestataire a formé un groupe de 10 agents pour chaque module (circulation/périodique/recherche…). Ce sont ensuite ces agents qui ont assisté le responsable informatique et la responsable bibliothécaire pour former leurs collègues. Une documentation a été spécialement créée et adaptée à notre structure par notre équipe d’encadrement pour chaque module.

Notre service informatique nous a aussi épaulé pendant toutes les grandes phases d’intégration car nous avions décidé de ne pas fermer le réseau pendant la ré-informatisation. Il nous a également assistés lors des premiers jours d’utilisation de Koha au public

…….

Bambou : “Quelles sont vos premières impressions sur le fonctionnement du logiciel ?”

Édouard Chevrel :“La première impression ressentie est un sentiment de liberté. Nous pouvons exploiter au maximum les capacités du SIGB et nous avons une assistance réactive par notre prestataire avec qui notre responsable informatique est en lien permanent. Celui-ci est également en soutien quotidien des agents pour qui la façon de procéder a radicalement changée. De nouveaux réflexes sont à adopter tant pour eux que pour les usagers.

Nous pouvons dorénavant proposer à nos lecteurs de nouveaux services. Ainsi, ils ont maintenant la réelle gestion de leur compte. Ils ont la possibilité de choisir leur lieu de retour de documents mais également de retrait de réservation. Ils peuvent également prolonger eux-mêmes leurs emprunts, faire des suggestions d’achat…

L’OPAC 2.0 de Koha est très bien conçu, avec un volet « lecteur » très développé notamment pour la recherche «  recherche tous mots », possibilités de critères de recherches, création de paniers lecteurs, abonnement à des flux RSS…”

…….

Bambou : “Avez-vous des retours de vos utilisateurs ?”

Édouard Chevrel :“Nous avons pu remarquer que très peu de lecteurs connaissaient les possibilités de notre ancien SIGB en ligne. Il y a encore un gros travail pédagogique à effectuer vers nos usagers qui n’ont pas tous les réflexes d’utilisateurs liés à internet. Ainsi, depuis l’utilisation de Koha, nous communiquons beaucoup avec les lecteurs sur les nombreuses offres de notre nouveau système et nous les incitons fortement à se créer un compte.

Depuis mai, nous constatons un accroissement significatif des réservations et renouvellement en ligne de document, notre système de navette entre sites est de plus en plus sollicité. Ces nouveaux services sont donc très bien accueillis par nos usagers, malgré encore quelques ajustements en interne.”

…….

Bambou : “Quelles évolutions attendez-vous de Koha ?”

Édouard Chevrel :“Nous attendons de Koha de nouvelles fonctionnalités comme un approfondissement de l’OPAC en proposant une recherche par facettes, une liste incrémentée de nouveautés mais aussi des fonctionnalités qui manquent encore au niveau professionnel afin de faciliter le travail interne comme le changement automatique de statut dans les périodiques, une meilleure gestion des renvois d’autorités et une interface un peu plus conviviale serait la bienvenue !”

…….

Bambou : “Envisagez-vous de participer au développement fonctionnel du logiciel, de vous positionner comme un acteur-contributeur au sein de la communauté Koha ?”

Édouard Chevrel :“Ce n’est pas exclu, c’est principalement le but du libre, Il est cependant encore trop tôt pour se prononcer mais revenez dans un an le temps que nous nous approprions complètement Koha.

→ le réseau de la Beauvaisis en chiffres :

• 6 structures
• Surface totale des bâtiments : 5285m²
  • médiathèque centrale (3200m2)
  • 4 annexes (Saint Jean 680 m2, Argentine 429m2, Saint Lucien 630m2, Milly-sur-Thérain 200m2)
  • 1 relais livre (Saint Just 146m2)
• Prêts / an : 260.000
• Adhérents actifs : 8700
• 150.000 visiteurs
• Action culturelle (rencontres, expositions, lectures et ateliers…) : 15000 visiteurs /an”

→ voir l’OPAC du réseau de la Beauvaisis

Koha à la BDP de la Meuse

Quelques mois après le déploiement de Koha au sein de BDP de la Meuse, sa directrice –Evelyne Hérenguel- a bien voulu se prêter au jeu des questions-réponses pour nous livrer son 1er retour d’expérience.

Bambou : « Pourquoi la BDP de la Meuse a-t-elle fait le choix d’un logiciel libre et de Koha en particulier ? »
E.Hérenguel : « La BDM a fait le choix d’un logiciel libre après un appel d’offre lancé pour la ré-informatisation de son progiciel métier, la mise en ligne de son catalogue et la création du catalogue collectif des bibliothèques de la Meuse.
Nous souhaitions un catalogue « nouvelle génération » avec contenus enrichis, la possibilité de pouvoir à terme faire de la recherche fédérée et surtout un catalogue collectif fédéré.
Notre étroite collaboration avec le service informatique du département nous a permis d’envisager la possibilité d’un logiciel libre sous réserve de respecter les contraintes d’une consultation MAPA sur tests.
Il s’est avéré que le prestataire qui répondait le mieux à nos attentes fonctionnelles et techniques proposait une solution libre. Deux sociétés se sont associées pour répondre au marché, à savoir Biblibre qui développe de nombreuses prestations autour de Koha et AFI qui adhère aux valeurs du libre et qui avait comme atout d’être déjà implanté en BDP (68).
Notre sensibilisation au logiciel libre a été progressive, dès 2005 après une rencontre passionnante avec Jérôme Pouchol qui nous avait présenté Koha. Puis en 2009, avant d’établir notre cahier des charges, nous avons échangé avec des collègues également ouvert aux problématiques du libre dont Nicolas Morin, rencontré lors d’une formation sur les catalogues nouvelle génération. Et enfin, l’engagement pour le libre d’un jeune stagiaire en licence informatique qui a contribué à la rédaction de notre cahier des charges nous a également influencés.
Par ailleurs, choisir un logiciel libre, a été, en dehors des contraintes techniques et fonctionnelles, une décision stratégique. En effet, le contexte géographique du département de la Meuse, très rural (31 habitants au km2 avec seulement 2 villes de plus de 10 000 habitants et 3 de plus de 4000 habitants) nous a incité à privilégier la coopération et la mutualisation des ressources tant au niveau départemental que national : pouvoir bénéficier des développements financés par d’autres bibliothèques nous semble dans le contexte actuel particulièrement pertinent et économique. »

Bambou : « Comment s’est passée l’intégration (en termes technique, organisationnel…) ? »
E.Hérenguel : « Travailler avec François Charbonnier de Biblibre a été un vrai bonheur, pourtant l’intégration des données n’était pas évidente compte tenu de l’âge de notre ancien SIGB. Nous attendons la mise en place du vendangeur. Le grand changement réside en la suppression physique du serveur logiciel dans nos locaux puisque nous avons fait le choix du « tout hébergé », ce qui allège la gestion des traitements quotidiens comme les sauvegardes. »

Bambou : « Quelles sont vos premières impressions sur le fonctionnement du logiciel ? Avez-vous des retours de vos utilisateurs ? »
E.Hérenguel : « La prise en main du logiciel Koha est intuitive et le personnel n’a pas rencontré de problèmes à ce niveau. En revanche, changer de logiciel implique souvent de s’interroger sur ses pratiques et habitudes de travail, pratiques que l’on a souvent adaptées d’ailleurs au logiciel précédent. Nous sommes donc en pleine réflexion d’optimisation et d’adaptation aux fonctionnalités de Koha. Vous allez être obligé de nous interroger à nouveau prochainement. »

Bambou : « Quelles évolutions attendez-vous de Koha sur les court et moyen termes ? »
E.Hérenguel : « Notre réponse est un peu difficile car nous avons choisi une solution mixte avec deux prestataires et à priori seules les évolutions sur le SIGB nous concernent. Là aussi c’est un peu tôt pour répondre mais nous nous regrettons déjà de ne pas pouvoir bénéficier des récents développements que vous avez financés sur Babelthèque. »

Bambou : « Envisagez-vous de participer au développement fonctionnel du logiciel, de vous positionner comme un acteur-contributeur au sein de la communauté Koha ? »
E.Hérenguel : « Nous souhaitons participer au développement fonctionnel du logiciel par le financement de fonctionnalités nouvelles et être acteur au sein de la communauté Koha, cependant, nous n’oserions prétendre à l’appellation de contributeur du moins pour l’instant en l’état de nos compétences actuelles. Nous sommes cependant très impatients d’intégrer la communauté Koha. »

Bambou : « Quels impacts ce choix logiciel a-t-il ou aura-t-il selon vous, notamment sur le plan de votre organisation, de vos choix stratégiques informatiques ? »
E.Hérenguel : « Le choix de ce logiciel aura un impact important pour le développement de l’informatisation de notre réseau. Nous pourrons effectivement dupliquer « le petit Koha » spécialement conçu pour les bibliothèques de proximité et l’installer sur les postes informatiques mis à disposition par le Conseil général. Nous pourrons ainsi équiper dans les 3 années à venir une quarantaine de bibliothèques qui n’auraient jamais eu les moyens d’acquérir un logiciel propriétaire. Les seuls coûts qui restent à la charge des communes sont la connexion à Internet et la maintenance informatique relative au matériel et au SIGB ; nous assumerons tous les frais liés au portail. »

Quelques chiffres sur la BDP  55
Ressources

• 14 agents
• 280 000 € de budget de fonctionnement
• 160 000  documents
• 89876 habitants desservis sur 194 218 habitants

Activité

• 80 000 prêts
• 120 bibliothèques
• 28 sessions de formation / an
• 91 interventions / an en action culturelle

Koha : le SCD Lyon 2 répond à Bambou

Bambou poursuit ses consultations auprès des utilisateurs du logiciel libre Koha en interrogeant cette fois-ci nos collègues Camille Espiau-Bechetoille et Dominique Cottart du Service Informatique Documentaire du SCD Lyon 2. Un grand merci donc à ces deux professionnels particulièrement actifs dans l’open source documentaire (Camille Espiau-Bechetoille est membre du groupe de travail sur les SIGB libres et Dominique Cottart de l’association Kohala).

Bambou : “Pourquoi le SCD Lyon 2 a-t-il fait le choix d’un logiciel libre et de Koha en particulier ?”

SCD Lyon 2 : “Le choix de Koha s’est fait après une longue réflexion de plusieurs années sur les SIGB libres entamée avec un groupe rhône-alpin. Ce groupe de travail avait pour objet d’étudier la possibilité de travailler avec un SIGB libre dans le supérieur et de comparer les différentes solutions possibles. En effet, les systèmes propriétaires arrivaient en bout de course, les éditeurs nous proposaient leurs nouveaux outils à des prix trop élevés, et parallèlement les solutions libres nous semblaient arriver à maturité. Koha a été retenu en raison de son adossement au moteur d’indexation Zebra qui permettait de manipuler des volumes d’enregistrements tels qu’on en trouve dans les universités, et en raison du dynamisme de sa communauté. A partir de là Lyon 3, Saint Etienne, et Lyon 2, pour qui la nécessité d’une réinformatisation était plus urgente, ont décidé de mutualiser leurs efforts afin de se partager les coûts des développements nécessaires pour rendre koha opérationnel dans le cadre de l’enseignement supérieur.

Dans le même temps, après plus de 15 ans de travail avec un système propriétaire (Loris d’Ever), le SCD avait acquis de l’expérience dans la maintenance de tels outils. Il y a eu aussi une volonté politique très affirmée d’utiliser un logiciel que l’on pourrait s’approprier pleinement et dont on aurait une maîtrise complète.”

Bambou : “Comment s’est passée l’intégration (en termes technique, organisationnel…) ?”

SCD Lyon 2 : “Le travail s’est donc fait en commun avec Lyon 3 et Saint-Etienne. Nous nous sommes partagés les modules à travailler (tests et rédaction des CCTP) : Lyon 3 pour la circulation; Saint-Etienne pour les périodiques et les acquisitions; et Lyon 2 pour l’OPAC et le catalogage. Chacun de nous a écrit et lancé (après relecture et correction commune) un appel d’offre concernant ses modules, étant stipulé dans le cahier des charge que les développements effectués devraient être à la disposition de la communauté. Cette étape du travail a été très importante et très fructueuse. Elle a créé une synergie entre nos trois établissements, et nous permet aujourd’hui de s’entraider sur les difficultés que nous pouvons rencontrer avec Koha.

En ce qui concerne notre méthode de rédaction des cahiers des charges, nous avons constitué des groupe de travail avec les collègues catalogueurs et les collègues qui sont au prêt. Lors de séances d’une demi journée, ils testaient les fonctionnalités de Koha sur une maquette et proposaient des améliorations, des modifications ou relevaient des bugs.

Ensuite, du coté de Lyon 2, nous avons essayé de jouer la carte du libre à part entière, a savoir que nous n’avons demandé que des développements (maintenant assurés par la société Progilone), et avons décidé d’assurer nous-même le déploiement, le paramétrage, l’installation et la configuration des serveurs, la formation des collègues et enfin la migration des données. Le choix a aussi été fait de passer entièrement sous koha, pour tous les modules et de ne pas continuer à faire une partie du travail sous l’ancien système.”

Bambou : “Quelles sont vos premières impressions sur le fonctionnement du logiciel ?” Avez-vous des retours de vos utilisateurs ?”

SCD Lyon 2 : “La première réponse est complètement positive. On a démarré entièrement sons koha à date prévue (1er janvier 2011) et il n’y a pas eu du drame !! Les collègues qui sont au service public ont même pris l’outil très rapidement en main.

En revanche, dès qu’on essaie de faire des choses plus pointues, cela devient parfois délicat. Par exemple, le module périodiques est très rigide, et on attend avec impatience les développements de Saint-Etienne. Le module acquisition, aussi nous a obligés à modifier notre façon de travailler…mais c’est le lot de toute réinformatisation.”

Bambou : “Quelles évolutions (fonctionnelles ou techniques) attendez-vous de Koha ?”

SCD Lyon 2 : “La maintenance du moteur d’indexation Zebra est quand même un peu ésotérique et la création d’index est réservée aux initiés. De plus, le fait qu’il n’indexe pas en direct est un handicap…

En ce qui concerne l’enseignement supérieur, une interface graphique du chargeur SUDOC serait la bienvenue. Un travail sur les statistiques également…sans pour autant faire de Koha une usine à gaz….

Nous portons aussi beaucoup d’attention aux développements des services aux lecteurs via l’OPAC, et il y a encore beaucoup de travail à ce niveau là : les flux RSS ne semblent pas assez performants pour assurer aux lecteurs une véritable veille sur les nouveautés qu’ils désirent, la mise en place des pénalités par jour n’est pas encore finalisée…

Et, comme nous le disions plus haut, le module des périodiques (et même la structure de la base de données : on ne peut créer d’état de collections sans fiche d’abonnement, ce qui pose problème pour les périodiques morts ou électroniques) mérite un gros travail…”

Bambou : “Envisagez-vous de participer au développement fonctionnel du logiciel, de vous positionner comme un acteur-contributeur au sein de la communauté Koha ?”

SCD Lyon 2 : “Comme beaucoup (voir tous) d’entre nous, nous avons peu de moyens. Ceci étant, nous nous efforçons de contribuer au “mouvement” Koha à la hauteur de ces modestes moyens : organisation d’un symposium* en 2011 dans les locaux de Lyon 2, participation aux listes de discussion lorsque nous pouvons apporter notre pierre à l’édifice, relais de certaines informations Koha sur le site web sigb libres… En ce qui concerne la partie informatique, nous ne contribuons pas directement au développement du programme, mais nous avons demandé à notre prestataire Progilone d’assurer cette partie afin que les développements effectués soient un jour intégrés dans la version communautaire.

Enfin, nous comptons nous impliquer dans l’association kohala et dans la promotion de koha en recevant les collègues intéressés, et en mettant notre jeune expérience à leur entière disposition”

* Symposium Koha : 26 et 27 mai 2011, Université Lumière Lyon 2 (billet spécifique à venir sur Bambou)

Koha (très bientôt) à la BFM de Limoges

Avant même la mise en production (programmée au 27 mai prochain) de Koha au sein du réseau de la Bibliothèque francophone multimédia de Limoges, Daniel Legoff, son directeur, a bien voulu nous livrer ses premières réflexions sur le projet.

Bambou : “La Bfm de Limoges devant très bientôt passer sous Koha. Pourquoi avoir donc opté pour un logiciel libre et celui-ci tout particulièrement ?”

Daniel Legoff : “La Bfm de Limoges s’est retrouvée fin 2009 avec la perspective de changer de SIGB dans la mesure où celui que nous utilisons arrivait en fin de vie et qu’on nous annonçait la fin de sa maintenance. Le produit de remplacement vendu par la société Ever Ezida nous semblait si peu abouti (Flora) que nous avons choisi de chercher ailleurs.

Le choix entre SIGB propriétaire ou libre s’est fait à la fois sur la base de la philosophie du libre, à laquelle est sensible notre collectivité, de la présence dans la Bfm d’une équipe informatique dédiée, de l’existence de produits arrivant à maturité, et aussi bien sûr du coût de l’opération.

Je connaissais PMB pour l’avoir implanté dans de petites bibliothèques d’un réseau BDP, mais il nous semblait inadapté à une grosse structure comme la nôtre : une centrale et cinq annexes, le dépôt légal imprimeur de la région Limousin, un fonds francophone avec de la GED, un portail régional, le centre de documentation du Musée des Beaux-Arts, la médiathèque du Conservatoire, des projets autour de l’OAI…

Depuis un certain temps (nous étions présents en observateurs à la réunionde présentation de Koha à l’Ecole des Mines en 2007), nous regardions l’évolution de Koha. La sortie de la V3 et le fait que Koha commençait à être implanté dans des BU et une BM comme celle de Nîmes nous a fait franchir le Rubicon, sans oublier l’expérience des valeureux pionniers d’Ouest-Provence”

……
Bambou : “Où en êtes-vous du projet ? Les prochaines échéances ?”

Daniel Legoff : “De septembre 2009 au printemps 2010, nous avons travaillé à la préparation du cahier des charges. Nous souhaitions, non seulement basculer d’un SIGB à l’autre, mais en profiter pour remettre à plat et affiner des fonctionnements précédents, avec notamment un travail de fond sur les localisations des documents.  Nous avons aussi défini une “moulinette BnF” pour qu’au basculement, nos notices soient le plus possible proches de celles la BnF, notamment pour ce qui est des autorités »

Mais bien sûr cela n’a pas été sans peine et sans arbitrages, beaucoup de collègues argumentant sur la nécessité de conserver telle ou telle information dans « leurs » notices, voire telles ou telles notices entières dans leur domaine !

Cela a aussi été bien sûr l’occasion de « nettoyer » nos bases documents (cotes bizarres, erreurs de types de documents,..) et usagers (inscrits sans sexe –si, si !-, problèmes de saisie de noms d’écoles, de communes,..). Ce genre d’erreurs se multiplie évidemment lorsqu’on a 500 000 documents et 50 000 inscrits.

La société Biblibre a été retenue pour le marché de prestations de services autour de Koha, et depuis  septembre 2010, nous travaillons en bonne intelligence avec eux, pour un basculement après formation prévu très précisément le 26 mai prochain”

…….
Bambou : “Pensez-vous contribuer au développement fonctionnel et/ou communautaire de Koha ?”

Daniel Legoff : “Nous avons inscrit dans notre appel d’offre des demandes de développements qui nous semblaient fondamentaux : un “vendangeur” de notices BnF, pour permettre aux bibliothécaires de se concentrer sur leurs talents d’indexeurs plutôt que de catalogueurs, des envois de courriers papier et non pas seulement électroniques, l’affichage transparent pour l’usager de notices bibliographiques à l’issue d’une recherche liée à une autorité sans passer par l’affichage de la dite autorité, la pré-saisie d’éléments identiques lorsque l’on exemplarise une série de documents à la suite (on ne voulait pas re-saisir à chaque fois bibliothèque, localisation, typdoc, lorsque ces notions restaient les mêmes dans une session donnée).

Et bien entendu, tous ces développements seront proposés à la communauté Koha”

…….

Bambou : “Avez-vous travaillé « seuls » sur ce projet où en concertation, voire en co-travail avec d’autres établissements ?”

Daniel Legoff : “Nous avons pas mal dialogué avec nos collègues de Nîmes, qui nous précédaient d’un an dans la démarche et par exemple pour ce qui est du vendangeur, nous avons pu négocier une baisse de tarif de la part du prestataire, les Nîmois ayant pratiquement au même moment la même demande. Le basculement vers Koha de plusieurs SCD nous a aussi rassuré quant aux capacités à gérer les périodiques, point noir classique des SIGB. Si les SCD s’en sortent, nous devrions nous aussi pouvoir le faire !”

……..
Bambou : “Quels impacts ce choix logiciel a-t-il ou aura-t-il selon vous, notamment sur le plan de votre organisation, de vos choix stratégiques informatiques ?”

Daniel Legoff : “Nous avons travaillé avec trois cercles concentriques :

– l’ingénieur informatique de la Bfm et moi-même dans le dialogue avec Biblibre sur les éléments techniques et financiers, le calendrier.

– un groupe de huit personnes, vite surnommés les Koalas, choisis comme représentatifs de tous les aspects du fonctionnement de la Bfm, par les documents traités (adultes, jeunesse, périodiques, documents audio visuels), par les problématiques de réseau (centrale ou annexes) complétés par nos deux valeureux techniciens informatiques. Les Koalas ont mené à bien avec moi  en dialogue avec le reste des équipes, le long et douloureux travail de “nettoyage” des bases puis la longue opération de définition des spécifications, les tests sur les bases tests installées chez Biblibre, les choix de paramétrage (ah, le choix des index !!). C’est une affaire qui aura duré un an et demi !

–  au-delà du groupe des Koalas, une équipe de 30 personnes qui sera en charge de la formation de l’ensemble des agents. La tâche n’est pas simple à organiser, compte tenu de l’effectif global de 140 personnes et de l’actualité des concours fin mai.

Il est clair qu’au lendemain du 26 mai, les compétences et l’esprit d’équipe remarquable accumulés par les Koalas après ces longues journées de travail en commun resteront un atout pour la suite, même si on espère que le rythme ralentira quelque peu. Les équipes auront donc dans leur environnement proche des collègues susceptibles de les épauler dans leurs pratiques, de refaire des formations sur des points de détails, bref de rassurer ceux pour qui ce basculement risque d’être source de difficultés.

Et après des vacances d’été bien méritées, nous nous attèlerons à la réflexion sur la refonte du site web et à son articulation avec Koha, et les réseaux sociaux.

Mais chaque chose en son temps !”

……….

En complément,

→ voir les autres entretiens avec les utilisateurs de Koha : Infothèque, Nîmes, Lyon3

→ voir les entretiens avec sociétés prestataires de service autour de Koha : Biblibre et Tamil, Progilone

→ voir les actes du symposium Koha (Miramas, mai 2010)

→ voir le programme du prochain symposium Koha à Lyon 2 (les 26 et 27 mai 2011)

Koha : l’Infothèque répond à Bambou

Après le SCD Lyon 3 et la bibliothèque du Carré d’Art de Nîmes, Bambou a sollicité nos collègues de l’Infothèque (pôle universitaire Léonard de Vinci) pour qu’ils nous livrent leur premier retour d’expérience, 5 mois après la mise en production de la version 3 de Koha. On remercie donc plus particulièrement Guylène Parent (Directrice-adjointe et responsable du système d’information documentaire) d’avoir bien voulu se prêter à notre jeu de questions-réponses.

Bambou : “Pourquoi l’Infothèque a-t-elle fait le choix d’un logiciel libre et de Koha en particulier ?”

Infothèque : “L’Infothèque avait réalisé sa première informatisation en 1995 avec Ever et a suivi et adopté, pas toujours sans mal (passage à la version client/serveur un peu douloureux ), les évolutions de Loris pendant 15 ans.
Une étude de notre système d’info en 2006 avait abouti à une évolution en plusieurs étapes [portail, recherche fédérée, accès aux revues électroniques…], la dernière étant le changement de SIGB.
Cette dernière étape est venue avec l’annonce, en 2009, de l’arrêt de la maintenance et de l’évolution de Loris. C’était le moment de regarder le marché et aussi certainement de quitter Ever, j’étais peu convaincue de Flora qui faisait suite à Loris. Nous avions besoin de changement.

Dès 2008 je me suis intéressée et appuyée sur les communications du groupe de travail lyonnais sur les logiciels libres, participé à des journées d’études, pris contact avec des organismes universitaires ou écoles qui avaient fait le passage vers le libre.
D’autre part, notre département informatique était favorable au logiciel libre, déjà largement utilisé au Pôle universitaire (système d’exploitation linux, serveur web, applications bureautiques, gestion de contenus, messagerie, etc..). De ce point de vue, l’implication du service informatique a été satisfaisante, la coopération technique tout au long du projet aussi.
En France, Koha avait le vent en poupe, il bénéficiait de développements récents ou à venir (Réseau San Ouest Provence), était soutenu par une communauté internationale active et porteuse.
Faire le choix du libre, c’était aussi rompre avec la logique commerciale des éditeurs, maitriser mieux les coûts liés à la maintenance, ne plus se sentir chevillé à une entreprise seule garante de l’évolution de son produit, adopter des standards informatiques, et dialoguer avec d’autres métiers.
Sur le périmètre fonctionnel métier, Koha répondait globalement à nos besoins bien qu’il comporte des lacunes (voir plus loin). Mais nous n’avions pas les moyens de prévoir des développements spécifiques. Heureusement nous avons installé Koha au moment de la sortie de la version 3 qui traduisait des changements importants dans le logiciel.
Côté OPAC, il était convivial et ergonomique, de bonne tenue graphique, et innovant sur certaines fonctionnalités (étagères virtuelles, fils RSS, facettes, nuage de tags…) et services associés devenus indispensables avec l’évolution de l’internet et des services distants (prolongations, réservations, contributions…)”.

Bambou : “Comment s’est passée l’intégration (en termes technique, organisationnel…) ?”

Infothèque : “Après décision et choix de la société Tamil pour nous accompagner, le projet de migration vers Koha s’est déroulé sur 6 mois, avec une mise en production début septembre 2010.
La première étape a consisté à mettre en œuvre un prototype Koha avec la totalité de nos données : notices bibliographiques et exemplaires, autorités, lecteurs et prêts.
En interne, la plupart des membres de l’équipe avaient été impliqués en amont du projet lors d’une étude de besoins. On a ensuite constitué des groupes de travail sur les différents modules de Koha, catalogue, autorités, commandes, circulation/lecteurs, OPAC.
Paramétrage et itérations successives pour la conversion des données, ont progressivement dessiné un Koha fonctionnel et opérationnel qui a ensuite été déployé sur un serveur local avec le support informatique du Pôle.
Des formations au logiciel ont permis de se familiariser à Koha et adopter de nouvelles habitudes de travail.
Nous n’utilisons pas le module des acquisitions, qui paraissait encore assez buggé au moment du projet, et avons prévu de le tester à nouveau pour décider, ou non, de l’utiliser.
Pour l’heure, nous avons adapté les exemplaires pour gérer de façon simple les informations de commandes qui sont ensuite exportées et traitées dans une base access.”

Bambou : “Quelles sont vos premières impressions sur le fonctionnement du logiciel ?” Avez-vous des retours de vos utilisateurs ?”

Infothèque : “Sur le coeur, c’est à dire le catalogue et la circulation, Koha est satisfaisant.
Sur les modules de gestion, nous n’avons pas assez de recul pour nous prononcer, puisque nous les utilisons pas pour le moment (acquisitions, abonnements).
Koha est assez intuitif, l’équipe l’a pris en main relativement facilement. Mais bien sûr, c’est un logiciel moins sophistiqué que l’était Loris, l’interrogation du catalogue en mode professionnel reste insuffisante (index à créer).
Les exports sur Koha demande une bonne connaissance de la base de données et des compétences sql. Une majorité des collègues réclame une formation sql pour retrouver de l’autonomie dans l’export et le traitement des données !
Je dois dire aussi que, si le SIGB(L), Koha donc, est notre principal outil de travail, il n’est plus aussi central.  A côté de la bibliothèque physique, gérée en partie avec Koha, nous travaillons de plus en plus sur les contenus, comme producteurs d’informations – que nous traitons sur des portails web thématiques – comme veilleurs, comme formateurs,  et aussi accompagnateurs et animateurs de communautés. Sur le terrain de l’éducation et de l’enseignement, nous sommes des professionnels de l’information de plus en plus impliqués dans la pédagogie et la vie du campus avec qui nous faisons des passerelles (appui documentaire, diffusion d’informations via de multiples canaux : plate-forme de cours en ligne, réseaux sociaux, portails, newsletter….)
Du côté de notre public, les retours sont positifs, et les services proposés avec le compte lecteur sont très appréciés et de plus en plus utilisés. Fini les appels téléphoniques pour la prolongation des documents !
L’ option d’étagères virtuelles est très appréciée et proche de ce qu’on trouve sur les librairies en ligne. Par contre, les tags et commentaires des utilisateurs sont encore très peu utilisés.”

Bambou : “Quelles évolutions (fonctionnelles ou techniques) attendez-vous de Koha ?”

Infothèque : “Nous attendons des évolutions sur le système des pénalités suspensives en jour, mais je crois que c’est un développement en cours… ou déjà réalisé ?
Également, nous aimerions des améliorations sur les traitements par lots dans le catalogue et les exemplaires, ainsi que sur les formats d’export du panier.
La recherche par facettes pourrait aussi être améliorée si elle générait les facettes sur l’ensemble des résultats de recherche (pas seulement les résultats de la page).
Nous nous intéressons en ce moment au développement d’une application mobile, tous les développements d’internet sont là en ce moment, pas de raison qu’on y échappe !
Sur les modules de gestion, attention à ne pas faire de Koha une usine à gaz. A la façon de Pérec, « Je me souviens » de groupes de travail, de clubs d’utilisateurs, pour décortiquer, définir et proposer des améliorations fonctionnelles … Tout ça demande du temps, de l’énergie, des développements qui peuvent s’avérer importants et coûteux mais qui n’intéressent pas forcément l’ensemble de la communauté Koha, internationale. Il faut penser les évolutions du logiciel avec les évolutions du numérique et les évolutions du métier et plutôt qu’intégrer (le rêve ou le mythe d’un système qui fait TOUT), rendre interopérables, faire communiquer les systèmes entre eux (sigb / librairies en ligne-panier de commandes, agences d’abonnement, statistiques, ). Koha doit rester un système ouvert et facilement exploitable dans des bibliothèques qui ont peu de moyens humains, informatiques et financiers.”

Bambou : “Envisagez-vous de participer au développement fonctionnel du logiciel, de vous positionner comme un acteur-contributeur au sein de la communauté Koha ?”

Infothèque : “Compte tenu d’un contexte budgétaire très difficile, nous avons adopté Koha tel qu’il était sans pouvoir contribuer à son développement.
Mais les choses peuvent changer et nous souhaiterions envisager des contributions en partenariat avec d’autres établissements.
Si on contribue peu, on est par ailleurs beaucoup sollicité, depuis la mise en place de Koha, par des bibliothèques ou écoles qui ont des projets de réinformatisation, et ont besoin de retours d’expérience, d’échanges.
C’est, de façon modeste, une forme de contribution à la vie et la communauté Koha.”

→ voir l’OPAC de l’Infothèque

→ l’Infothèque en chiffres

→ l’équipe de l’Infothèque

Koha à Nîmes : 1er retour d’expérience

Comme ce fut le cas pour le SCD Lyon 3, Bambou a sollicité nos collègues de la bibliothèque du Carré d’Art de Nîmes pour nous livrer leur premier retour d’expérience, 5 mois après la mise en production de la version 3.2 de Koha au sein du réseau nîmois. On remercie donc plus particulièrement Sophie Leca (responsable du pôle développement numérique et des nouveaux services) d’avoir bien voulu se prêter à notre jeu de questions-réponses.

Bambou : “Pourquoi la médiathèque de Nîmes a-t-elle fait le choix d’un logiciel libre et de Koha en particulier ?”

Carré d’art : “Le choix de koha n’a pas été immédiat et premier. Il est l’aboutissement d’une réflexion de plusieurs mois menée de décembre 2008 à avril 2009. Dès le départ, la piste Koha a été explorée, au même titre que d’autres logiciels, propriétaires pour la plupart. Notre première prise de contact a eu lieu au SAN Ouest Provence fin janvier 2009. Nous souhaitions sortir d’une relation difficile avec notre précédent prestataire (Ever) et, dans le même temps, la ville s’était fortement engagée dans une logique “libre” pour le déploiement de ses applications. La bibliothèque affichait comme critères importants de sélection : l’interopérabilité, la souplesse du paramétrage, de nouveaux services en ligne pour les  usagers et la volonté de faire évoluer les pratiques bibliothéconomiques (catalogage)… toutes orientations qui nous poussaient vers un format ouvert et une technologie Web, garants d’évolutions ultérieures.
Le choix de Koha s’est alors rapidement imposé comme étant le seul logiciel libre en capacité de répondre à ces exigences tout en offrant une couverture “métier” jugée correcte. Une étude plus poussée a permis d’identifier des lacunes par rapport à nos besoins fonctionnels et, adossés à la prestation de migration, la ville a financé les développements jugés indispensables. Toutes prestations incluses dans un appel d’offres unique, c’est la société BibLibre qui a été retenue”.

 

Bambou : “Vous avez financé le développement de nouvelle fonctionnalités. Lesquelles ?”

Carré d’art : “Il faut préciser en premier lieu que les développements sont, ou seront,  intégralement mis à disposition de la communauté. La ville s’est positionnée là-dessus dès le cahier des charges en faisant figurer une clause de reversion des développements financés à la communauté Koha.
Le développement majeur est un “vendangeur”, un automate de récupération des notices BNF. Il permet la mise à jour régulière des notices bibliographiques et autorités présentes dans le catalogue Koha à partir des notices de référence de la BNF. Actuellement, en tout début de mise en production, il doit nous permettre d’alléger fortement le temps consacré au catalogage. C’était l’un des points d’évolution jugé indispensable par les bibliothécaires. Vient ensuite, et logiquement, la gestion des autorités RAMEAU, rebonds, TA, TR. etc.

Mais aussi, la liste est un peu longue : le traitement par lot des notices bibliographiques (création, modification, suppression de champs et sous-champs) ; un index sur l’EAN permettant la  recherche catalogue et son utilisation comme règle de concordance (import de notices) ; l’affichage au retour d’un document de son site, pièce et cote ; un outil de prêt secouru (à partir de l’addons Mozilla, KOCT) ; la possibilité de réserver plusieurs exemplaires rattachés à la même notice ; l’intégration de Zotéro en interface pro pour l’export de paniers de notices ; l’accès aux suggestions d’un usager en lecture et modification en interface pro avec ajout d’un onglet suggestion à la fiche adhérent ; la duplication de fiches lecteurs ; l’autocomplétion de certains champs de la notice Bibliographiques (ISBN > 210 et 225>410) ; le paramétrage pour chaque valeur possible des principaux champs d’une notice exemplaire de son affichage ou non à l’OPAC ; ajout des informations sur l’agent qui effectue les transactions, la date/heure de transaction ainsi qu’une liste proposant les moyens de paiement ; possibilité de paiement partiel

Nous attendons maintenant les contributions développées, entre autres, pour nos collègues Limougeots”.

 

Bambou : “Vous vous êtes donc positionnés d’emblée comme un acteur-contributeur au sein de la communauté Koha. Envisagez-vous de poursuivre ce type de participation ?”

Carré d’art : “Oui bien sûr, dans la mesure du possible. D’ambition plus restreinte, les budgets dictant leur loi, ou plus étendue peut-être, dans le cadre d’une éventuelle collaboration avec d’autres établissements”.

 

Bambou : “Comment s’est passée l’intégration (en termes technique, organisationnel…) ? Quelles sont vos premières impressions sur le fonctionnement du logiciel ?”

Carré d’art : “Des premières spécifications pour la migration  au déploiement, en passant par la formation de 110 personnes et l’intégration d’un premier lot de développement, il ne s’est pas écoulé plus de 6 mois, soit des contraintes fortes qui n’ont pas véritablement permis aux utilisateurs de s’approprier le logiciel en amont. Le “bac à sable” n’a jamais été réellement opérationnel avant la migration, car c’était aussi notre installation de test. BibLibre a assuré la formation directe des administrateurs fonctionnels (Bibliothèque) et système (DSI), des personnes utilisant le module périodiques, des formateurs-référents sur les modules catalogage (1 jour) et circulation/OPAC (1j). Les formateurs ont ensuite pris en main des groupes d’utilisateurs (1j par module). Mais l’ergonomie de Koha nous a heureusement grandement facilité les choses (prise en main simple et intuitive) et les collègues ont été agréablement surpris de l’aisance de leur apprentissage. En interface pro, la traduction imparfaite pose encore des problèmes, et il nous faut envisager des formations complémentaires sur la recherche avancée, dont la “pertinence” de l’affichage des résultats en désarçonne plus d’un.
Du côté des usagers, c’est une satisfaction unanime sur l’OPAC. Koha répond parfaitement à nos attentes, un catalogue convivial, de nouveaux modes de communication avec nos adhérents, des services en ligne…
En terme d’efficience sur la recherche, nous espérons beaucoup d’un nouveau moteur de recherche en gestation chez BibLibre”.

Lyon 3 répond à Bambou

Un mois après avoir migré sous Koha (le passage d’Advance à Koha s’est déroulé du 7 au 13 avril 2010), et avant* de nous livrer plus en détail son « retour d’expérience », Catherine Bonin, responsable de la réinformatisation au SCD Lyon 3, répond en avant-première aux questions de Bambou.

Bambou : « Pourquoi le SCD Lyon 3 a-t-il fait le choix d’un logiciel libre et de Koha en particulier ? »

C. Bonin : « En 2005, la nécessité de changer de SIGB s’est imposée à Lyon 3 : le logiciel utilisé jusque là était Advance 6.7 de Géac, dans une version texte, ne gérant pas les caractères non latins et installée sur un serveur très ancien. Un appel d’offre pour un logiciel propriétaire a été lancé en 2006 ; le choix s’est porté sur Corinthian (SirsiDynix) et la réinformatisation avec ce logiciel s’est poursuivie jusqu’en avril 2007. Suite à l’arrêt du développement de ce logiciel par la société SirsiDynix, le marché a été cassé. Parallèlement, intéressé par la philosophie du libre, le SCD Lyon 3 participait au groupe de travail rhônalpin, constitué autour des SIGB libres regroupant plusieurs bibliothèques de SCD de l’enseignement supérieur. En 2008, une même problématique de réinformatisation dans des délais similaires est apparue pour les SCD de Lyon 2 et St Etienne. C’est alors que les 3 établissements Lyon 2, St Etienne et Lyon 3 ont décidé de travailler conjointement et d’étudier les SIGB libres pouvant répondre aux besoins des bibliothèques universitaires. Un consensus s’est fait autour de Koha en raison des fonctionnalités de la future version 3 et de la technologie utilisée (moteur d’indexation permettant de gérer des millions de notices). »

 

Bambou : « Comment s’est passée l’intégration ? les prochaines étapes ? »

C. Bonin : « Le passage en production avec Koha nécessitait au préalable quelques développements plus spécifiques pour les BU par exemple sur le module circulation (application de pénalités en jours de suspension), le module acquisitions (gestion des la facturation), ou les indispensables chargeur Sudoc et étudiants. Chacun des 3 établissements partenaires a alors pris en charge les développements nécessaires à un ou plusieurs modules. Lyon 3 s’est vu attribuer le module circulation et les chargeurs, Lyon 2 ayant en charge l’OPAC et le catalogage et St Etienne les acquisitions et périodiques. Chaque établissement a lancé son propre appel d’offre pour les développements des modules concernés en faisant figurer très clairement dans son cahier des charges que les développements financés devaient être disponibles gratuitement et rapidement pour les établissements partenaires, et plus largement pour l’ensemble de la communauté Koha.

Au SCD Lyon 3, c’est la société BibLibre qui a emporté le marché. La réunion de démarrage a eu lieu en octobre 2009, les développements ont commencé à être livrés à partir de janvier 2010, installés, testés puis validés.  L’ensemble du personnel a été formé au module circulation par BibLibre. Les formations administrateurs ouvertes aux collègues des établissements partenaires se sont déroulées de décembre 2009 à avril 2010. Le passage en production sur Koha sur les modules circulation, catalogage, périodiques a eu lieu le 12 avril et l’OPAC et les services à distance  (dossier lecteur, prolongation, réservations) ont été ouverts au public mi-mai.

 

Bambou : « Pouvez-vous nous livrer vos premières impressions sur le fonctionnement du logiciel ? »

C. Bonin : « Au SCD Lyon 3, les utilisateurs professionnels ont accueilli Koha avec beaucoup d’enthousiasme, ils sont séduits en particulier par l’interface web, la facilité de navigation, le fonctionnement intuitif.

La possibilité d’installer Koha, de le tester, de l’améliorer, de se l’approprier bien en amont du passage en production, un des avantages par rapport à un logiciel propriétaire, ainsi que les qualités de Koha nous rendent actuellement particulièrement satisfaits de son fonctionnement, en particulier sur le module circulation, les imports Sudoc, les chargements étudiants, fonctions sur lesquelles nous avons beaucoup travaillé.

Un plus qui a son importance tant pour le public que pour les professionnels, Koha supportant l’Unicode, nous pouvons enfin afficher les données en caractères non latins de nos fonds slaves, arabes, hébreux, japonais, chinois.

Nous attendons maintenant de pouvoir bénéficier des développements apportés aux modules acquisitions, périodiques et OPAC, financés par les 2 autres établissements rhônalpins partenaires (après ceux de la médiathèque Ouest Provence), développements qui seront certainement disponibles en cette fin d’année.

 

Bambou : « Quel sera le positionnement du SCD Lyon 3 au sein de la communauté Koha : simple utilisateur, acteur, contributeur ? »

C. Bonin : « Le SCD Lyon 3 souhaite, dans la mesure du possible, continuer à contribuer au développement de Koha, soit par des améliorations réalisées en interne, soit pas le financement de développements assurés par des sociétés de service.

 

*Catherine Bonin interviendra au symposium Koha (le 27 mai prochain à Miramas), dans le cadre de la présentation « Koha en retour d’expériences ». Jean Bernon (Directeur du SCD Lyon 3) sera également présent à cette manifestation ; il participera à la table-ronde « Koha, vers quel modèle économique » du 28 mai, animée par Claire Scopsi