Exemplarisation des romans : le protocole de la MIOP

de-multiplier-x1-x2-x3-x4-x5-x6Dans la continuité de ses travaux de politique documentaire, la MIOP (et plus particulièrement le département Langues et Littérature, sous la conduite de Sylvain Borzillo) a mené une réflexion sur la question (l’éternelle !) de l’exemplarisation des romans, avec l’objectif de définir une règle commune en la matière, et ainsi d’objectiver des pratiques d’acquisition jugées encore trop empiriques et variables selon les personnes en charge de ce(s) domaine(s). Ajoutons bien sûr la finalité de mieux répondre aux attentes de nos usagers, dont les appétits de lecture se mesurent notamment aux longues files de réservation qu’ils génèrent, lesquelles portent le plus souvent sur des auteurs ou titres à forte audience, tels Musso, Neel, Saint-Mars, Ruffin et autres grands prix littéraires. Bien sûr, il ne saurait être ainsi question d’indexer la politique d’acquisition sur le cours des suggestions d’achat, pas plus que de prétendre garantir une disponibilité permanente des best sellers au catalogue de notre réseau. Mais il s’agit pour le moins d’en augmenter le taux, par une gestion plus modulée et contextuelle de l’exemplarisation des titres, en corrélation avec leur l’activité médiatique et de prêt. Et ce, sans compromettre la qualité et la diversité des contenus et des formes qui composent la collection.

A vos commentaires !

 

MIOP / protocole d’exemplarisation pour les romans

…………….

Définition

Grâce à son système de réservation à distance, la population du territoire Ouest Provence peut accéder aisément à une collection entièrement mutualisée, riche de 230000 documents et répartie sur les différentes médiathèques du réseau. Ce dispositif favorise le développement d’une offre encyclopédique très large, qui maximise la collection en même temps qu’il sert une logique d’économie d’échelle. Dans cette dynamique de mise en commun des ressources catalographiques, la question de l’exemplarisation ne saurait être appréhendée de manière empirique et intuitive par les différents professionnels en charge d’une responsabilité documentaire ou d’un département. Elle nécessite au contraire d’être saisie formellement, avec le triple objectif de gagner en cohérence dans la gestion en réseau de la politique d’acquisition, d’objectiver la relation à l’usager (qui s’opère notamment dans le cadre du service de suggestions d’achat à distance) ainsi que d’augmenter le taux de disponibilité des titres à forte audience.

Le cas des livres de fiction (romans surtout) est ici plus particulièrement* interrogé, au regard de la forte pression exercée par les publics sur cette catégorie d’ouvrages (et, parmi eux, les titres les plus médiatisés) et, en réponse à celle-ci, des limites budgétaires nécessairement imposées aux responsables de ces domaines. Notons que cette contrainte n’est pas l’unique variable d’ajustement, la dimension de construction intellectuelle de la collection ayant également son importance dans le processus de décision d’achat.

La présente règle consiste donc à établir des critères et ratios, tout en réévaluant à chaque exercice budgétaire leur efficacité et conditions de faisabilité. Applicable aux documents « uniques » (monographies, « one shot »), cette convention exclut les publications en série, étant entendu qu’il est impossible d’anticiper le nombre de tomes d’une série comme d’en prévoir l’évolution. L’exemplarisation des séries sera donc appréciée au cas par cas par le bibliothécaire responsable de cette collection.

*Des règles spécifiques seront établies pour les autres départements adultes, notamment en Art, Musique, Cinéma.

Protocole

La règle d’exemplarisation des monographies (ou romans « one shot ») repose sur une distinction entre exemplarisation a priori et a posteriori. L’exemplarisation a priori renvoie à l’acquisition du document par le bibliothécaire lors de la première commande. À contrario, l’exemplarisation a posteriori vise à répondre après coup au succès rencontré par un document auprès des usagers de la médiathèque. Ce schéma d’exemplarisation en deux temps assure un bon équilibre entre politique de l’offre et politique de la demande, l’exemplarisation a posteriori permettant en effet d’ajuster l’exemplarisation a priori à la demande réelle du public.

  1. Exemplarisation a priori des documents
Exemplarisation « Basique » Exemplarisation « Médiane » Exemplarisation « Réseau »*
1. Intérêt du document pour la collection    × ×
2. Fort intérêt avéré du public de la médiathèque pour l’auteur ou le genre    ×   ×
3. Document dans le top 10 des ventes Decître       ×
Nombre d’exemplaires à acheter 1 3 6

*l’exemplarisation « Réseau » ne préjuge pas de l’intérêt du document pour la collection mais reflète simplement l’attente du public.

L’exemplarisation a priori repose sur une partition des documents en trois catégories d’exemplarisation : « Basique », « Médiane », « Réseau ». Selon qu’un document se rapporte à l’une ou l’autre de ces catégories, il est automatiquement exemplarisé dans la fourchette basse suivante :

  • exemplarisation dans la catégorie « Basique » = 1 exemplaire acheté
  • exemplarisation dans la catégorie « Médiane » = 3 exemplaires achetés
  • exemplarisation dans la catégorie « Réseau » = 6 exemplaires achetés

NB : ce décompte intègre aussi le format RG (romans en gros caractères).

Pour définir la catégorie d’exemplarisation auquel se rapporte un document, le bibliothécaire se base sur trois critères :

  1. l’intérêt du document pour la collection (critère interne fondé sur la connaissance qu’a le responsable documentaire de son domaine et de sa collection)
  2. le fort intérêt avéré du public de la médiathèque pour l’auteur ou le genre du document (critère interne basé sur l’expérience acquise par les bibliothécaires au contact des usagers)
  3. la présence du document dans le top 10 des ventes de la librairie Decître (critère externe renvoyant à la notion de best seller)

Lorsqu’un document présente un intérêt pour l’enrichissement de la collection du domaine, sans préjuger de son audience, il entre alors dans la catégorie « Basique » et n’est acquis qu’en un seul exemplaire.

Quand un document remplit à la fois le critère d’intérêt pour la collection (1) et celui de fort intérêt avéré du public de la médiathèque pour l’auteur ou le genre (2), il entre alors dans la catégorie « Médiane » et est acquis automatiquement en trois exemplaires.

Enfin, si un document présente un fort intérêt avéré du public de la médiathèque pour l’auteur ou le genre (2) et qu’il est de plus présent au top 10 des ventes Decître (3), il entre alors dans la catégorie « Réseau » et le bibliothécaire l’acquiert en six exemplaires.

Ce faisant, le bibliothécaire exemplarise les documents en suivant une démarche objective, basée sur des critères de choix établis et communs.

Cependant, cette exemplarisation a priori ne définit qu’une fourchette basse : elle ne préjuge pas de l’évolution de la demande une fois le document mis en rayon. C’est pourquoi intervient, dans un second temps, la règle d’exemplarisation a posteriori du document.

          2. Exemplarisation a posteriori des documents

Afin d’adapter au mieux l’offre à l’évolution de la demande, il apparaît nécessaire de réajuster l’exemplarisation : c’est le rôle de l’exemplarisation a posteriori. Celle-ci s’appuie sur l’activité de réservation, un indicateur en temps réel de la pression exercée sur un titre présent au catalogue de la médiathèque. Indépendamment de sa catégorie initiale (« Basique », « Médiane », « Réseau »), chaque document est ainsi automatiquement exemplarisé dès lors que le nombre de réservations dépasse un seuil supérieur à cinq réservations par exemplaire. Notons que cette opération de suivi est facilitée par l’usage du logiciel Koha, qui propose la consultation d’un rapport (« Ratios de réservations pour calculer le nombre d’exemplaires nécessaires »), permettant de visualiser le nombre des réservations en cours, titre par titre.

Koha-file des réservations

L’exemplarisation a posteriori s’effectue donc mathématiquement :

  • un titre disponible en un seul exemplaire et réservé plus de 5 x est racheté 1 x
  • un titre disponible en deux exemplaires et réservé plus de 10 x est racheté 1 x
  • un titre disponible en trois exemplaires et réservé plus de 15 x est racheté 1 x
  • un titre disponible en quatre exemplaires et réservé plus de 20 x est racheté 1 x
  • un titre disponible en cinq exemplaires et réservé plus de 25 x est racheté 1 x
  • un titre disponible en six exemplaires et réservé plus de 30 x est racheté 1 x

Ces seuils définissent une fourchette haute qui complète la fourchette basse de l’exemplarisation a priori. Le maximum d’exemplaires pour un titre est donc fixé à 7, soit un exemplaire pour chaque site du réseau de la médiathèque. Il convient de préciser que ces seuils peuvent être, le cas échéant, révisés, au regard notamment des contraintes budgétaires et de volumétrie.

Conclusion

Cette règle d’exemplarisation en deux temps, basée sur la distinction entre exemplarisation a priori et a posteriori, permet au responsable documentaire de gérer plus rationnellement le développement de sa collection, ainsi que d’objectiver sa décision d’acquisition, en réponse à une sollicitation de plus en plus pressante de la part des usagers. Elle s’inscrit dans une démarche de méthodologie de travail (que formalise l’outil « fiche domaine« , outil de pilotage et de transmission), qui met notamment en évidence la dimension contingente de la collection, produit d’une nécessaire tension entre l’offre et la demande.

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Les documents les plus empruntés en bibliothèque publique en 2014

La MIOP ayant fait partie des 94 bibliothèques* de lecture publique (utilisatrices des SIGB Koha ou Orphée**) sélectionnées par le Ministère de la Culture et de la Communication pour participer à une enquête portant sur les titres les plus empruntés en 2014 (dans les 4 domaines suivants : fiction adulte, documentaire adulte, BD tout public, jeunesse hors BD) en bibliothèque publique, Bambou se fait l’écho de ces principaux*** résultats :

Fiction ACliquer sur l’image pour + de lisibilitéEssaisCliquer sur l’image pour + de lisibilitéBDCliquer sur l’image pour + de lisibilité

Titres JCliquer sur l’image pour + de lisibilité

Top 10 titres les + empruntésCliquer sur l’image pour + de lisibilité

Sans véritable surprise, ces résultats attestent d’un écart important entre la réalité de la demande (représentée par le palmarès des prêts) et celle de l’offre (représentée par le palmarès des acquisitions). A cet égard, l’exemple le + significatif est celui du roman de Pierre Lemaitre (« Au revoir là-haut »), ouvrage le + emprunté en bibliothèque publique (et 41ème du top des ventes en librairie), toutes catégories confondues, mais seulement en 331ème position dans le palmarès des documents les + acquis par les bibliothécaires. A l’inverse, on retient également le 2ème rang, dans celui des ouvrages les + acquis, du roman de David Foenkinos (« Charlotte ») et sa modeste 253ème position dans le palmarès des prêts.

Au-delà de ces différents résultats comparatifs de titres, et tout en rappelant qu’une collection se doit d’être toujours le produit d’une tension entre l’offre et la demande****, cette enquête-baromètre alimente un peu plus la réflexion à mener aujourd’hui en matière de politique documentaire, les bibliothèques étant plus que jamais confrontées à des pressions et contraintes multiples dans leur activité de diffusion (sélection-médiation) publique de la connaissance : suggestions d’achat,  budget, espace, production éditoriale, vecteurs…

Sujet à suivre sur Bambou, avec la restitution prochaine d’un travail réalisé à la MIOP sur la question de l’exemplarisation.

* Ces 94 bibliothèques desservent 2,1 millions d’habitants (276 000 emprunteurs) et ont réalisé en 2014 plus de 5 millions de prêts et 230 000 acquisitions.

**Ces 2 systèmes ont été retenus en fonction de leur capacité à construire un échantillon représentatif (suite à une étude conduite par le Service du Livre et de la Lecture sur la qualité des données statistiques produites par les SIGB et leur représentativité).

*** voir le rapport complet de l’enquête

**** qui évite par conséquent le choix binaire entre une collection indexée sur le cours de la demande et une collection de nature exclusivement prescriptive

Un nouveau site Poldoc

AccueilC’est à l’occasion de la journée d’étude* Poldoc du 13 novembre dernier que Bertrand Calenge a annoncé la mise en service du nouveau site Poldoc, restauré de fond en comble (et oui, qui mieux que des poldoqueux patentés pour désherber une telle réserve !) et ainsi pourvu de ces 4 nouvelles rubriques :

  • Documents : cette rubrique peut être alimentée en continu (« Déposez vos documents« ), par tout collègue désireux de partager ses réflexions ou travaux (en cours comme finalisés) conduits au sein de son établissement, quel que soit le profil (Bibliothèque publique, SCD, BDP, centre de documentation…) de ce dernier. La base est interrogeable via un moteur de recherche avancée, qui propose différents filtres et champs de recherche (sujet, type de ressources et de contenus, établissement, date…).
  • Actualités : cette page invite également la profession à publier toute actualité (« Publiez vos actus !« ) portant sur des événements relatifs aux questions de politique documentaire : annonces de colloques ou journées d’étude, parution d’un ouvrage, conclusion d’un accord avec des éditeurs, finalisation d’un projet.
  • Annuaire : il recense les collègues fortement impliqués dans les politiques documentaires, qu’ils en soient les coordinateurs ou les pilotes au niveau de leur établissement, ou qu’ils y contribuent par leurs travaux. Les personnes inscrites (« Inscrivez-vous !« ) dans l’annuaire reçoivent régulièrement une lettre d’information. L’objectif est là de favoriser les échanges et collaborations entre pairs, alors que les fonctions de pilotage de Poldoc se développent dans les bibliothèques pour s’inscrire (enfin !) « en dur » dans l’organigramme des établissements, au delà du seul registre technique et procédural des acquisitions et du désherbage. Cet annuaire pourra sans doute être élargi à d’autres profils, notamment celui des responsables de domaines, afin de mutualiser les pratiques documentaires autour des contenus, dans leurs activités de sélection comme de médiation.
  • Qui sommes-nous ? : le groupe Poldoc est un groupe de recherche bibliothéconomique appliquée aux outils des politiques documentaires. Fondé en 1999, il connaît une nouvelle jeunesse en 2014, en rénovant le site web et en organisantMartine et le groupe Poldoc une journée d’étude. Il s’intéresse aux objectifs et aux configurations de l’offre documentaire des bibliothèques auprès des publics qu’elles servent. Du libre accès aux bouquets de ressources numériques, des magasins patrimoniaux aux bibliothèques numériques, de la gestion logistique à la médiation documentaire, le groupe Poldoc questionne les modalités de cette  proposition, de cet enjeu. Soutenu et hébergé par l’Enssib, ce groupe de pilotage est constitué de 9 personnes, représentatives des différents contextes et fonctions dans lesquels s’exercent les politiques documentaires.

*Écouter les communications orales de la journée d’étude « Quelles politiques documentaires en environnement hybride ? »

Journée d’étude Poldoc – Appel à communications

poldocLe groupe Poldoc, créé en 1999, s’intéresse aux politiques documentaires dans les bibliothèques ; il a fondé un site de ressources mutualisées sur les outils des politiques documentaires.
Après quelques années de moindre activité coïncidant paradoxalement avec un développement important des problématiques de politique documentaire dans les établissements, un groupe d’acteurs dans ce domaine a décidé de relancer ce groupe, lieu toujours indispensable de coordination et de mutualisation. L’année 2014 verra les premiers signes de cette renaissance, avec refonte du site Poldoc et une nouvelle journée d’étude : Quelles politiques documentaires en environnement hybride ?

Thème général :
Une perplexité aujourd’hui récurrente dans la définition d’une politique documentaire est l’articulation possible des différents types de ressources, imprimés et numériques notamment, dans un contexte de moyens financiers et humains limités. Le concept de « bibliothèque hybride », né au Royaume-Uni du rapport Follett en 1993, apparait encore pertinent au travers du constat de la réalité des ressources documentaires des bibliothèques. Ce mariage complexe d’une offre numérique et de collections matérielles pose des problèmes de gestion cohérente, de choix stratégiques, de services de médiation, rendus plus complexes du fait de la diversité des usages comme des tensions en moyens.
La journée d’étude se propose de refléter l’approche contemporaine de ces enjeux et de nourrir la réflexion à travers des contributions venues de tous horizons.

Thématiques :
Sont recherchées les approches qui aborderont le caractère hybride des ressources physiques et numériques dans ses dispositions de convergence ou de conflit :
– l’organisation de la documentation en réseau(x), intégrés ou non
– la question de l’évaluation des ressources, tant en termes de pertinence que d’usages
– la structuration de l’information bibliographique et textuelle
– les interfaces d’accès et les procédures de recherche
– l’intégration dans des procédures et documents homogènes
– la pertinence ou non de la discrimination complémentarité / substitution
– la médiation des ressources et la visibilité du numérique dans le physique et réciproquement
– l’intégration dans le(s) modèle(s) économique(s) de la bibliothèque
– les questions relatives au dilemme entre encyclopédisme, spécialisation ou différenciation
– les compétences, activités et conditions d’exercice des responsables documentaires
– les nouveaux enjeux de la demande dans ce contexte hybride

Les propositions de contribution :

  • doivent être accompagnées d’une brève présentation qui présente sommairement le sujet traité, et des qualités et coordonnées de la personne qui propose la contribution
  • doivent être conçues pour des interventions d’1 heure maximum
  • doivent être adressées avant le 1er mai 2014 au groupe Poldoc (à l’adresse : bertrand.calenge@enssib.fr )
  • le comité d’organisation étudiera les propositions et donnera sa réponse au plus tard le 1er juin 2014.

NB. l’accès à la journée d’étude sera gratuit sur inscription préalable

Contact : Bertrand Calenge (bertrand.calenge@enssib.fr)
Site internet de l’événement : http://poldoc.enssib.fr/
Adresse événement : ENSSIB
17-21 bd du 11 novembre 1918
69623 Villeurbanne Cedex
France

Nos tops5 2013

Pour celles et ceux qui n’auraient pas encore découvert ce service de notre portail, allez visiter les Tops5 2013 (adultes et enfants) de la MIOP, une sélection annuelle des plus sélectes, opérée par chacun(e) des 45 responsables de collection du réseau Ouest Provence. Avant les fêtes de Noël, c’est là une belle occasion de découvrir les perles de notre catalogue, en complément des nombreuses autres formes de recommandation diffusées sur le site web de la médiathèque :

  • la rubrique “Nos conseils” : des sélections hebdomadaires documentées, toutes disciplines et supports confondus
  • les tables numériques thématiques bi-mensuelles, présentées en page d’accueil du catalogue, sous la forme d’un carrousel
  • les listes bibliographiques, en lien avec l’actualité culturelle, sociale, politique…
  • les sélections plus spécialisées, associées à nos dossiers documentaires numériques
  • une copieuse sitothèque, classée par catégories
  • et toutes les sélections proposées en direction des enfants, au sein de notre tout jeune espace jeunesse