Les documents les plus empruntés en bibliothèque publique en 2014

La MIOP ayant fait partie des 94 bibliothèques* de lecture publique (utilisatrices des SIGB Koha ou Orphée**) sélectionnées par le Ministère de la Culture et de la Communication pour participer à une enquête portant sur les titres les plus empruntés en 2014 (dans les 4 domaines suivants : fiction adulte, documentaire adulte, BD tout public, jeunesse hors BD) en bibliothèque publique, Bambou se fait l’écho de ces principaux*** résultats :

Fiction ACliquer sur l’image pour + de lisibilitéEssaisCliquer sur l’image pour + de lisibilitéBDCliquer sur l’image pour + de lisibilité

Titres JCliquer sur l’image pour + de lisibilité

Top 10 titres les + empruntésCliquer sur l’image pour + de lisibilité

Sans véritable surprise, ces résultats attestent d’un écart important entre la réalité de la demande (représentée par le palmarès des prêts) et celle de l’offre (représentée par le palmarès des acquisitions). A cet égard, l’exemple le + significatif est celui du roman de Pierre Lemaitre (« Au revoir là-haut »), ouvrage le + emprunté en bibliothèque publique (et 41ème du top des ventes en librairie), toutes catégories confondues, mais seulement en 331ème position dans le palmarès des documents les + acquis par les bibliothécaires. A l’inverse, on retient également le 2ème rang, dans celui des ouvrages les + acquis, du roman de David Foenkinos (« Charlotte ») et sa modeste 253ème position dans le palmarès des prêts.

Au-delà de ces différents résultats comparatifs de titres, et tout en rappelant qu’une collection se doit d’être toujours le produit d’une tension entre l’offre et la demande****, cette enquête-baromètre alimente un peu plus la réflexion à mener aujourd’hui en matière de politique documentaire, les bibliothèques étant plus que jamais confrontées à des pressions et contraintes multiples dans leur activité de diffusion (sélection-médiation) publique de la connaissance : suggestions d’achat,  budget, espace, production éditoriale, vecteurs…

Sujet à suivre sur Bambou, avec la restitution prochaine d’un travail réalisé à la MIOP sur la question de l’exemplarisation.

* Ces 94 bibliothèques desservent 2,1 millions d’habitants (276 000 emprunteurs) et ont réalisé en 2014 plus de 5 millions de prêts et 230 000 acquisitions.

**Ces 2 systèmes ont été retenus en fonction de leur capacité à construire un échantillon représentatif (suite à une étude conduite par le Service du Livre et de la Lecture sur la qualité des données statistiques produites par les SIGB et leur représentativité).

*** voir le rapport complet de l’enquête

**** qui évite par conséquent le choix binaire entre une collection indexée sur le cours de la demande et une collection de nature exclusivement prescriptive

Koha à Sulaimani

Koha libraryUne fois n’est pas coutume, ce retour d’expérience d’implantation de Koha ne nous vient pas d’une bibliothèque française mais de celle de Sulaimani, capitale de la Province d’As-Sulaymaniya, située au nord-est de l’Irak. Et ce, par la voix de Gaetan Boisson, chef de projet à la société BibLibre, missionné au printemps-été 2013 pour conduire cette entreprise inédite, manifestement passionnante à vivre, tant culturellement que professionnellement. Un grand merci donc à lui pour ce témoignage, que Bambou prend plaisir à diffuser auprès de ses nombreux lecteurs libristes et voyageurs.

Bambou : « BibLibre a été chargée d’installer Koha à Sulaimani, ce qui semble très inhabituel, pour ne pas dire exotique, dans votre activité de prestataire. Comment cette opportunité s’est-elle présentée ? »

G.Boisson : « En effet, inhabituel est un mot bien faible ! Le fait que BibLibre soit impliquée dans Koha depuis les balbutiements du projet n’y est certes pas pour rien… Même si bizarrement le lien était loin d’être direct. Un grand nombre de bibliothèques dans le monde utilisent Univ SoulaimaniKoha sans faire appel à aucun prestataire, et il y en a quelques unes en Irak. L’Université de Sulaimani a fait construire un campus entièrement neuf et très moderne. Cela comprenait la création d’une nouvelle bibliothèque, conçue pour accueillir 400 000 ouvrages et dotée des toutes dernières technologies (écrans tactiles, RFID, automates de numérisations, …). Le prestataire local (Mahmoud Jaff), qui avait vécu en Allemagne en tant que réfugié, a fait appel à un prestataire allemand pour l’ameublement, lequel a sollicité un consultant (Karl Wilhelm Neubauer) qu’il connaissait pour aider dans la gestion de la bibliothèque ; celui-ci a pris contact avec des membres de la communauté Koha en Allemagne et ce sont ces derniers qui nous ont recommandés ! »

Bambou : « Pouvez-vous nous décrire le contexte de cette bibliothèque, ses fonctions, caractéristiques… ? »

G.Boisson : « Il s’agit d’une grande bibliothèque universitaire, couvrant tous les sujets enseignés à l’Université de Sulaimani. A l’origine, elle était conçue pour ne pasUniversity Library of Sulemania faire de prêt et servir essentiellement d’espace de travail pour les étudiants et les professeurs. Mais au cours du projet, il est apparu bien plus intéressant de tirer parti de la RFID et de la ré-informatisation pour mettre en place la circulation des documents. Aujourd’hui, en plus d’offrir aux étudiants de vastes salles d’études, de mettre à leur disposition du matériel informatique, une connexion internet et un accès aux bases de données en ligne, elle leur permet donc également d’emprunter des documents pour travailler chez eux. »

Bambou : « Quel a été votre rôle pendant cette mission ? »

G.Boisson : « Je me suis rendu à deux reprises sur place. La première fois (avril 2013) afin de comprendre les besoins spécifiques des équipes et de les aider à prendre les bonnes décisions pour le paramétrage de Koha. Nous avons alors également passé beaucoup de temps à définir comment les données serEcriture kurdeaient récupérées dans Koha. A l’origine la bibliothèque utilisait une multitude de bases Access et de fichiers Excel pour gérer son catalogue. Il a donc fallu en centraliser un maximum afin de ne disposer que d’une seule base. Surtout, nous avons dû réfléchir à la gestion de la bi-bidirectionnalité du texte : le kurde s’écrit de droite à gauche, mais, comme en arabe, les chiffres s’écrivent de gauche à droite. En plus, comme on mélange en permanence différents systèmes d’écritures entre l’interface et les notices (parfois elles-même contenant plusieurs écritures), on travaille avec du texte qui peut changer de direction à tout moment. Il y avait donc quelques cas particuliers à gérer… Cela a d’ailleurs été l’un des aspects les plus passionnants de ce projet.
Lors de mon deuxième voyage (juin-juillet 2013), nous avons finalisé la mise en place du système, et formé les équipes. Entre-temps, nous avions travaillé sur la migration et j’avais coordonné le processus de traduction lancé par les équipes kurdes. Nous avions malheureusement gravement sous-estimé la quantité de travail et les délais étaient très courts avant la mise en production : à l’approche de la livraison, trois traducteurs se relayaient en faisant les trois huit pour finaliser le travail ! »

Bambou : « Où en est aujourd’hui le projet ? »

G.Boisson : « La bibliothèque a malheureusement eu, pendant longtemps, de lourds problèmes d’infrastructure qui ont empêché la bibliothèque de travailler dans Koha. Fort heureusement, depuis maintenant 2 mois, tous ces problèmes sont réglés et l’équipe a pu reprendre le travail ! La leçon que j’en retire reste malgré tout que dans les pays en situation de crise, il vaut mieux proposer une solution hébergée : cela permet à la bibliothèque de se concentrer sur son travail plutôt que d’avoir à régler des problèmes techniques. »

Bambou : « Les bibliothécaires de cet établissement souhaitent-ils s’investir dans la communauté Koha ? Quels sont leurs projets autour de Koha ? »

G.Boisson : « Ils s’y sont déjà fortement investis en produisant une traduction kurde d’une grande partie des interfaces ! Cela-dit, avec cette question, vous touchez à l’une de mes grandes préoccupations : comment intéresser plus de personnes ailleurs que dans les pays occidentaux à rejoindre la communauté et à participer au développement de Koha. Nous entendons en effet régulièrement parler de grands projets lancés autour de Koha par la Turquie, la Malaisie, mais leurs acteurs n’interagissent que rarement avec la communauté. Sans doute que ses codes, très occidentaux, voire nord-américains, ne sont pas faciles à appréhender partout, et nous-même, en tant que membres de la communauté, ne savons peut-être pas toujours répondre de façon adéquate à des requêtes formulées sur un mode sortant justement de ces codes. Toujours est-il que nous bénéficierions certainement beaucoup de l’opinion d’usagers venant de contextes aussi différents, mais nous n’avons que rarement l’occasion de les entendre. »

Bambou : « Que retenez-vous de cette expérience ? »

G.Boisson : « Comme toujours face à un contexte différent, l’équilibre entre la nécessité de très bien documenter toutes les décisions prises, la fermeté avec laquelle on tiendra la barre pour les faire appliquer et la flexibilité dont il faut faire Sulaimani 1preuve face à la vitesse et la légèreté avec laquelle elles sont remises en question sont essentielles ! Cela vaut bien sûr pour tous les projets. Enfin, ça c’est une réponse froide et professionnelle… Ce qu’en j’en retiendrai réellement, ce sera d’avoir rencontré des gens passionnés, qui ont donné une énergie incroyable pour ce projet et ont fait preuve d’une grande volonté pour améliorer l’accès à l’éducation et à la connaissance dans leur pays. Je pense notamment à Mme Shler Faraj qui a été investie à fond dans le projet et a beaucoup donné pour la modernisation de sa bibliothèque. Je me souviendrai surtout des conversations que j’ai pu avoir avec les différents acteurs du projet et parfois même leur famille, non pas sur notre travail, mais concernant l’histoire de leur peuple et leur situation si particulière. Ça a été une chance inestimable que de pouvoir les rencontrer et d’écouter leurs récits. »Kurdistan irakienSulaimani 2Sulaimani

Assistez au symposium Koha 2014 !

Koha blue logoA ne pas manquer, ces nouvelles rencontres autour de Koha, succédant à celles de 2010 (Miramas/MIOP), de 2011 (Lyon 2), de 2012 (Paris/Bulac) et de 2013 (Limoges/ BFM & BU Droit), des rencontres qui ont vu chaque année s’accroître le nombre de participants, utilisateurs ou futurs utilisateurs du logiciel libre et communautaire Koha.

Les 2 et 3 juin prochains, ce sera donc au tour de nos collègues de Logo_IEP_Grenoble(1)l’IEP de Grenoble, établissement entré dans la communauté Koha en 2009, d’organiser (avec le précieux soutien de l’association Kohala) un symposium dense et éclectique, regroupant retours d’expériences, projets d’intégration, démo de la nouvelle version, ainsi que plusieurs ateliers consacrés à des questions fonctionnelles et techniques (Install-party, initiation Koha, Patchs, requêtes SQL).

Venez nombreux !

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Programme

Lundi 2 juin 2014

  • 10h30 – 12h00 : Assemblée Générale de l’association Kohala
  • 11h30-13h30 : Accueil, retrait des dossiers, café
  • 13h30 : Accueil, Introduction
  • 14h00-16h00 : Retours d’expérience
  • 16h-16h30 : Pause café
  • 16h30-17h30 : Session « Évaluation des usages »
    • Les usages de l’OPAC à partir des statistiques de Piwik (IEP Grenoble)
    • Requêtes SQL : (Ecole des Chartes, SCD Université Paris-Sud)
  • 17h45 : Visite Bibliothèque de l’IEP + Cocktail

Mardi 3 juin 2014

  • 9h00-9h30 : Accueil, café
  • 9h30-12h30 :
    • Install Party
    • Découverte koha (opac / pro)
    • Signature de patchs [attention, atelier limité à 15 personnes, inscription préalable]
  • 11h-12h30 : Atelier Koha et les services web
    • Mirabel (IEP Lyon)
    • Biblio+ pour Koha (SCD Université Paris-Sud)
  • 15h30-15h45 :Pause café
  • 15h45-16h15 : Présentation des nouveautés de la version 3.16
  • 16h15-16h30 : Conclusions et clôture du symposium

→ Lieu: Institut d’Études Politiques
1030 av. centrale – Domaine Universitaire – 38400 Saint-Martin-d’Hères
Inscription en ligne ici
Infos pratiques

Koha : les retours de Montauban et Vitré

3 ans après le déploiement de Koha au sein de leur médiathèque, Florence Dimani Koha(responsable du pôle « Système d’information / Traitement du document » à la médiathèque de Montauban) et Rozenn Davenel (responsable informatique documentaire et multimédia à la médiathèque de Vitré) ont bien voulu se prêter à notre jeu des questions-réponses et ainsi nous livrer leur premier retour d’expérience.

Bambou : « Pourquoi avez-vous fait le choix d’un logiciel libre et de Koha en particulier ? » 

Vitré : « La direction ayant porté la décision à l’époque n’est plus présente, mais cette responsable était très favorable aux logiciels libres et aux options proposées par Koha. Le prix a probablement été également déterminant. »

Montauban : « Le choix d’un logiciel libre s’est fait principalement pour des raisons financières, Koha étant à l’époque sensiblement moins cher à l’installation et plus encore en matière de maintenance que ses autres concurrents. »

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Bambou : « Comment s’est passée l’intégration (en termes technique, organisationnel…) ? »

Vitré : « L’intégration n’a pas été un long fleuve tranquille ..! Un problème d’export de la part de la société propriétaire de notre ancien logiciel ; une formation pas assez poussée ; et une mise en route dans la douleur avec l’utilisation du module de prêts secourus dès les premiers jours de réouverture !! Ajoutez une direction vacante et donc l’absence de référent Koha identifié pendant un an et vous obtenez une mise en route très difficile et douloureuse pour l’équipe. Autre problème : aucune vérification sérieuse de la base n’a été effectuée suite à la migration.
L’arrivée d’une nouvelle responsable en juillet 2011 et une nouvelle organisation mise en place en janvier 2012 nous ont permis de recadrer les choses.
Travaillant en Espace adulte, j’ai été affectée pour une partie de mon temps à Koha. La réalisation de nos premiers Médiathèque de Vitrébilans statistiques m’a permis de nettoyer notre base et de m’impliquer vraiment dans la prise en main de ce SIGB. L’année 2013 marque un tournant dans notre appropriation de Koha : rédaction du nouveau marché de maintenance, changement de version 3.2 Biblibre à 3.10 (un bond !), première participation au symposium à Limoges, … et bientôt testeur de la version 3.14 pour Biblibre ! Que de chemin parcouru …
Je tiens à préciser ici l’importance qu’a eu pour moi la participation au symposium 2013. La participation aux ateliers, les rencontres avec les collègues utilisateurs et/ou développeurs et les prestataires, les échanges et questionnements partagés, … tout cela m’a « décomplexée » vis-à-vis de Koha. De plus, cela facilite les échanges post-symposium pour des demandes de renseignements entre collègues !
Depuis nous continuons et avons mise en place des formations koha pour l’ensemble de l’équipe. Le prochain objectif étant de remonter le niveau général de l’équipe dans sa maîtrise de l’outil et que je puisse m’appuyer et être relayée dans mon rôle de « correspondant koha » par un collègue. »

Montauban : « De manière assez compliquée et particulière dans la mesure ou notre intégration a dû être avancée de 2 mois car nous avons eu des problèmes sur notre matériel informatique. »

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Bambou : « Quels impacts ce choix logiciel a-t-il eu et/ou aura-t-il, selon vous, sur le plan de votre organisation, de vos choix stratégiques informatiques ?  

Vitré : « Le gros impact de Koha sur nos pratiques, c’est son aspect communautaire. Nous n’en avions pas conscience avant 2013 et la rédaction de notre nouveau marché. Nous avons fait le choix de quitter notre version spécifique avec un développement que nous avions financé (mais qui entrait en concurrence avec la version communautaire). En effet, nous souhaitons progresser au rythme des avancées de la communauté : nous avons certes perdu quelques spécificités « vitréennes », mais nous aurons toujours plus à gagner ! Ce qu’une bibliothèque doit prendre en compte lorsqu’elle fait le choix de Koha, c’est l’investissement d’une ou plusieurs personnes de son équipe dans la maîtrise du logiciel de manière plus approfondie qu’avec un logiciel propriétaire. »

Montauban : « Au niveau de notre organisation, ce choix nous a permis de recruter un cadre A permettant d’assurer l’administration de la base de données, ainsi que d’autres missions transversales comme la responsabilité de la chaine de traitement du Médiathèque de Montaubandocument, le suivi du projet de la médiathèque au début de sa construction, notamment en termes de mise en place du système d’information ainsi que de développement de services informatiques et multimédia. Cela a également permis une mise à plat des pratiques de catalogage des agents, ainsi qu’une homogénéisation de leurs pratiques. Cela été enfin l’occasion de faire un état des compétences en bureautique et multimédia de manière plus globale et effectuer des mises à niveau en conséquence pour l’ensemble de l’équipe. »

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Bambou : « Quelles sont vos évaluations sur le fonctionnement du logiciel ? Avez-vous eu des retours de la part de vos utilisateurs (professionnels comme usagers) ? » 

Vitré : « A mon sens, Koha est un SIGB avec un énorme potentiel, que nous n’exploitons qu’en partie (faute de temps et de compétences). Nous n’avons pas réellement de retours d’usagers, hormis la satisfaction de pouvoir gérer leurs comptes à distance (avant Koha, nous n’avions pas de site internet). Professionnellement, la partie statistiques s’est révélée très ardue : niveau de compétence zéro en SQL et méconnaissance de la structure de la base. Pour pallier ce manque, nous avons d’ailleurs récemment bénéficié de plusieurs formations aux modules statistiques et administration, lesquelles se sont avérées très instructives !! On peut conseiller aux bibliothèques se lançant dans l’aventure Koha :
– d’avoir l’appui de son service informatique,
et/ou
– d’avoir des compétences en informatique documentaire dans le service
et/ou
– d’investir dans de la formation pour maîtriser l’outil. »

Montauban : « De belles améliorations ont perfectionné Koha depuis quelques années, nous avons commencé avec Koha alors que la modification d’exemplaires par lots n’existait pas à l’époque, il était relativement difficile d’accepter une « régression » de fonctionnalités d’un logiciel à l’autre… Mais les mises à jour se sont succédées et ont amélioré les performances et les fonctionnalités du logiciel et ont finalement conquis les professionnels. Nous attendons maintenant avec impatience l’acceptation par la communauté de la modification de notices par lot afin de pouvoir accéder à la dernière version….
Quant aux usagers, Koha a été dès le départ très bien accueilli par notre public dans la mesure ou l’OPAC de l’ancien logiciel n’était pas en full web et relativement austère. Aussi, l’OPAC en ligne et les fonctionnalités 2.0 ont ravi l’ensemble de nos utilisateurs. Depuis presque 1 an, nous avons un autre portail/OPAC. »

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Bambou : « Vous êtes pionniers dans l’utilisation de Koha couplé avec la technologie RFID. En êtes-vous satisfaite ?

Montauban : « En 2010, nous sommes passés à une automatisation intégrale des prêts via les automate de prêts RFID puis, en 2013, à la nouvelle médiathèque, nous avons automatisé l’intégralité des transactions de documents : prêts et retours. La période de rodage et d’acceptation est assez longue et nécessite un grand travail de médiation à ne pas négliger, auprès des équipes de professionnels mais surtout auprès des usagers. A ce jour, malgré les difficultés de réglages que nous avons eu sur le robot de tri des retours, les réajustements que nous avons dû faire en terme de gestion des flux d’usagers en périodes de pointe, nous sommes globalement satisfaits de ce fonctionnement, mais nous gardons à l’esprit qu’une machine ne peut complètement remplacer un être humain, que le bibliothécaire doit toujours pouvoir se rendre disponible pour accompagner l’usager dans l’utilisation de l’automate, bien que celle-ci soit de plus en plus intuitive… »

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Bambou : « Avez-vous des projets à venir sur d’autres briques logicielles (CMS, RFID, GED…) ? » 

Vitré : « La médiathèque se prépare au passage en RFID avec automates de prêts tout au long de cette année pour une ouverture avec le nouveau dispositif en fin d’année. Quant au CMS, c’est l’un de nos souhaits. En effet, nous utilisons aujourd’hui l’OPAC Koha comme site Internet et cela n’est vraiment pas satisfaisant, vous vous en doutez bien. Affaire à suivre … »

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Bambou : « Quelles évolutions (fonctionnelles et/ou techniques) attendriez-vous de Koha aujourd’hui ?  

Vitré : « Koha supporte la RFID mais un développement qui nous permettrait d’utiliser seulement Koha et non les interfaces logicielles d’un prestataire serait grandement apprécié ! »

Montauban : « La modification de notices par lots ! Elle nous permettra de changer de version et de bénéficier des nouveaux apports de la dernière version. »

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Bambou : « Envisagez-vous, à court ou moyen termes, de participer au développement fonctionnel du logiciel, de vous positionner comme un acteur-contributeur au sein de la communauté Koha ? »  

Vitré : « Je n’estime pas en avoir les compétences !!! Et pour l’instant le temps … Je suis avant tout bibliothécaire et pas une « technicienne ». J’ai encore besoin de « traductions » pour une partie du langage purement informatique de Koha ! Mais je ne désespère pas … ;). »

Montauban : « Oui bien sûr. Malheureusement comme beaucoup, le temps nous manque, notre contribution reste donc à ce jour à petit niveau… »

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Informations complémentaires sur les médiathèques de Montauban et Vitré

Montauban
Collections :

  • 100 000 documents (dont 6 000 DVD et 12 000 CD)
  • 8 ressources numériques en autoformation, VOD, à destination des enfants, de déficients visuels

Espace et services :

  • 3 niveaux + 1 niveau dédié aux expositions (320m²) axées sur l’art actuel et contemporain Des cours/initiations/formations en informatique, multimédia et jeux vidéo.
  • Un pôle jeux vidéo composé de 4 Playstations + 1 Wii
  • Un auditorium de 120 places
  • Un espace cafétéria
  • + Portail documentaire

Action culturelle : une offre d’actions à destination de tous les publics : contes, spectacles, concerts, ciné/concert, atelier tricot, atelier de lecture à voix haute, atelier d’écriture, tournois de jeux vidéo, stages, etc.

Equipement informatique :

  • 40 ordinateurs en pôle, dont une salle dédiée avec 10 PC et 2 Imac
  • Prêts/retours intégralement automatisés (RFID)
  • Wifi sur l’ensemble du bâtiment
  • 4 Ipads et 4 liseuses en consultation sur place

Activité :

  • Une moyenne de 34 400 prêts mensuels
  • Plus de 12 000 usagers inscrits utilisateurs de nos services

Personnel : 27 agents

En projet pour 2014 :
– Mise en circulation de 15 liseuses à destination du prêt.
– Mise en circulation de 10 tablettes Samsung en prêt.
– 3 ressources numériques supplémentaires, notamment offre presse en ligne et e-book
– Développement d’animation à partir d’un tableau interactif Smart.
– Projet « Fablab » avec mise en circulation d’une imprimante 3D et d’une machine à coudre programmée par ordinateur
– Elargissement du parc public avec la mise en service de prêts d’ordinateurs portables intra-muros.

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Vitré
Population desservie : 17 544 habitants
Bien que municipale, la médiathèque a cependant un rayonnement sur la communauté d’agglomération de Vitré-Communauté puisque 42% des emprunteurs actifs viennent des communes périphériques (37 communes pour 66 793 habitants à Vitré-communauté – DGF Vitré Communauté).
A noter : Depuis le 1er janvier 2014 la communauté d’agglomération s’est agrandie et est dorénavant composée de 46 communes pour 80 000 habitants.

Adhérents médiathèque :

  • 5 624 emprunteurs actifs
  • 130 collectivités actives

Personnel :
15 personnes salariées, dont deux postes non-permanents

Activités :

  • 323 152 transactions (prêts + renouvellements)
  • 104 155 entrées

Espace :

  • Surface totale de 1 500 m2 sur 2 étages :
    • un espace adulte et un espace multimédia (24 postes informatiques) au rez-de-chaussée
    • un espace jeunesse et un espace des arts à l’étage

Collections :

  • 134 244 notices gérées via le SIGB Koha
  • 100 241 documents (hors périodiques)
  • 190 abonnements à des périodiques
  • un catalogue web

Action culturelle :
– Médiathèque  labellisée « Pôle Borgès »
– « Rendez-Vous Livres » : rencontres mensuelles autour de sélections
– « Renc’art » : expositions régulières d’artistes amateurs locaux en Espace des Arts

Une page facebook

J’ai reçu un texto de la MIOP ! Merci Koha :)

koha logoToujours soucieuse d’offrir des services « aux petits oignons » à ses usagers, la MIOP a mis en production cette semaine, sous Koha, un nouveau workflow de communication auprès de ses adhérents emprunteurs, lequel workflow permet désormais de choisir les modes (sms et/ou email et/ou courrier imprimé), les formats et les contenus d’envoi des notifications.

Ces notifications sont activées dans les situations (paramétrables) suivantes  :

Alerte sur les prêts : 2 jours (J-2) avant la date de restitution d’un document, un SMS est automatiquement transmis à l’emprunteur, contenant le message suivant : « Cher(e) adhérent(e), nous vous informons que le prêt de vos documents arrive bientôt à échéance. La Médiathèque Ouest Provence »sms

Avis de retard (= 1ère relance) : 5 jours après (J+5) la date de restitution du document, l’adhérent retardataire reçoit un SMS + un email (ou seulement un email en l’absence d’un mobile, ou seulement un courrier postal en l’absence d’un mobile et d’un email) contenant le message suivant : « Bonjour, vous avez des documents en retard. Merci de les restituer au plus tôt afin de les rendre à nouveau disponibles pour les autres usagers. Cordialement »

Réservation* : dès qu’un document réservé est disponible (précisément en situation de « mis en attente de retrait ») pour le réservataire, celui-ci reçoit un SMS, contenant le message suivant : « Bonjour, le document que vous avez réservé est disponible. Vous disposez de 7 jours pour le retirer dans votre médiathèque. Cordialement »

*Pour rappel, la réservation s’effectue sur tous les documents du réseau (œuvres d’art comprises), que ceux-ci soient en rayon ou empruntés. Le réservataire peut également choisir son site (sur les 7 médiathèques que compte notre réseau) de retrait au moment de la réservation. Si le document doit être transféré d’un site à un autre, la livraison est effectuée en 24H à 48H

NB. En plus de la qualité du service offert, ce service augmentera mécaniquement la disponibilité des collections (moins de documents rendus en retard, réservations effectivement retirées), en même temps qu’il réduira sensiblement les frais postaux et de gestion générés par l’édition des 1ères relances.

Koha à SciencesPo Grenoble : retour d’expérience

Science-PoAvec le recul d’un projet à plusieurs étapes de déploiement du logiciel Koha à la bibliothèque de SciencesPo Grenoble, son directeur, Marc Sabin, a bien voulu se prêter au jeu habituel des questions-réponses sur Bambou et ainsi nous livrer son retour d’expérience.

Bambou : « Pourquoi la bibliothèque de Sciences-Po Grenoble a-t-elle fait le choix d’un logiciel libre et de Koha en particulier ? »
Marc Sabin : « Nous avons depuis plusieurs années une culture d’usage de logiciels libres. Nos serveurs fonctionnent avec le système d’exploitation Linux, nos sites web avec Apache et nous utilisons des outils libres pour la gestion des études et de la scolarité (Cocktail) ou pour la publication (Spip, WordPress). Les postes clients sont équipés du navigateur Firefox, de la suite bureautique OpenOffice, etc.
Enfin, le centre de documentation de l’IEP est coproducteur de bases de données (mémoires, dossiers de presse, signalement de revues en ligne…) qui fonctionnent aussi avec des solutions libres.
En matière de SIGB pour une bibliothèque de l’enseignement supérieur, le choix de Koha nous semblait une évidence car il permet la gestion des notices Marc, il est compatible avec le Sudoc.

Pourquoi changer de SIGB ? Nous avions 3 catalogues :
– AbsysNet pour les ouvrages, les commandes, les prêts, les relances… géré par le SICD2
– EOS-Web pour les périodiques, les abonnements, le bulletinage, les accès aux revues numériques. Ce logiciel était utilisé depuis plus de 10 ans, puisque à l’époque Absys ne permettait pas d’effectuer ces opérations.
– un catalogue local, notre registre des mémoires et thèses déposés à la bibliothèque. Outre les informations bibliographiques, ce registre est un outil de gestion du dépôt obligatoire des mémoires. Il contient donc les PV des jury, les fiches d’autorisation de diffusion signées par l’étudiant, le quitus remis lors de la remise du diplôme, etc.

De fait, nous avions trois portes d’accès, selon les documents recherchés. La priorité du changement d’outil était de proposer un point d’accès unique, pour tout document présent (E-book, revues en ligne, documents imprimés) et à venir (podcast, vidéo…).

Au quotidien, notre SIGB était limité : Nous ne pouvions pas éditer de liste des nouveautés, ni permettre d’enregistrer directement les notices qui intéressent les lecteurs dans des outils tels que Zotero, EndNote.
Nous avons identifié un grand nombre de limites telles que :
– pas de lien permanent, pérenne vers une notice (indispensable pour établir un rebond depuis une bibliographie, une citation),
– pas de rebond vers d’autres résultats dans d’autres bibliothèques ni vers les versions en ligne des documents,
– pas de possibilité de faire des suggestions en ligne, des demandes de réservations en ligne des documents en magasins …

L’OPAC était très basique et ne proposait pas les informations que l’on trouve sur les sites des libraires, des éditeurs (résumé, couverture, commentaires…). Or notre public est majoritairement composé d’étudiant(e)s, habitués à consulter des sites plus modernes, plus riches et ergonomiques. Il nous fallait donc un SIGB plus récent, plus paramétrable, plus personnalisable.
De fait, le choix s’est rapidement porté vers Koha. Le logiciel est très évolutif (une nouvelle version est proposée tous les 6 mois !) et s’est implanté rapidement dans de nombreuses bibliothèques (municipales, universitaires…) de la région Rhône-Alpes.
Comme ce logiciel est libre, il est donc possible de le faire évoluer pour qu’il s’adapte à nos besoins. Nous pouvions également bénéficier des améliorations apportées par d’autres bibliothèques, notamment celles des universités de Lyon et Saint-Etienne. »

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Bambou : « Comment s’est passée l’intégration du logiciel au sein de votre structure (en termes technique, organisationnel…) ? »

Marc Sabin : « Nous avons effectué une première phase de tests de Koha début 2009, pour apprendre à réaliser toutes les opérations quotidiennes et mettre en place les nouveaux services que nous voulions proposer. Nous avons été accompagné par Biblibre pour les paramétrages et la formation des collègues.

Ensuite, nous devions évaluer la faisabilité et l’intérêt de passer à Koha, car cela impliquait de sortir du réseau des bibliothèques du SICD2. L’objectif était d’être site pilote, pour valider ou non cette migration d’AbsysNet vers Koha.Koha
Mais au cours de l’année 2009/2010 plusieurs événements ont précipité cette migration. Le cadre institutionnel a changé et la direction de SciencesPo Grenoble a donc décidé de passer à Koha fin 2009 après une période d’essai concluante.

Nous devions migrer en urgence. Tout est allé très vite, ce qui a nécessité un très forte implication de l’ensemble de l’équipe, un gros investissement personnel. Au final, la migration s’est effectuée en à peine 12 mois.
Nous avions programmé 3 étapes :

– Octobre-décembre 2009 : Reprise des données des périodiques, création des abonnements, bulletinage dans Koha, pour ne plus travailler dans EosWeb (et ne plus renouveler notre abonnement à ce service qui nous coutait à lui seul, autant que l’hébergement complet de Koha, soit environ 5.000 euros). L’Abes nous a mis à disposition toutes nos notices bibliographiques fin décembre 2009.
– Janvier-avril 2010 : Création des budgets, des fournisseurs et début des commandes des nouveautés dans Koha. En même temps, reprise des données d’exemplaires des ouvrages en libre accès. Nous avons « kohaté » les livres en libre accès : associer la notice bibliographique à son exemplaire dans Koha (son code à barre, son type de document, sa politique de prêt).
– Avril 2010 : Les 40 000 documents en libre accès étaient dans Koha, nous avons « ouvert » l’OPAC à nos lecteurs et commencé les transactions dans Koha. Jusqu’en juin 2010, les retours étaient enregistrés dans AbsysNet, les prêts dans Koha.
– Mai 2010-décembre 2011 : Nous avons alors commencé à traiter les exemplaires en magasins, afin de les enregistrer dans Koha (suite de la « kohatisation » des 80 000 livres en magasins).

A la rentrée 2011, l’essentiel était fait. Nous avons alors pu « reprendre une activité normale » après 18 mois de migration éprouvante. A la fin de l’année 2011, nous avions versé les notices des mémoires et thèses dans Koha. Les 3 catalogues ne faisaient plus qu’un. »

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Bambou : « Quelles sont vos premières évaluations sur le fonctionnement du logiciel ? Avez-vous des retours de la part de vos utilisateurs (professionnels comme usagers) ? »

Marc Sabin : « Au regard de nos objectifs initiaux, le bilan est extrêmement positif. Pour l’équipe, nous avons pu mettre en œuvre dans un temps record un nouvel OPAC, gagner du temps sur nos opérations métiers en ne travaillant que dans un seul catalogue. Nous avions la maîtrise de nos politiques de prêts, qui étaient ainsi adaptées à nos besoins (pour les fonds spécifique de la recherche, de la préparation ENA).

Pour les lecteurs, l’aspect le plus visible était l’OPAC enrichi avec des fonctionnalités Web 2.0 et de nouveaux services : affichage des couvertures des documents, rebond vers les accès en ligne, vers le Sudoc ou d’autres bibliothèques…

C’était aussi l’occasion d’avoir une meilleure communication : lettres de rappel personnalisées par mail, affichage de message pour les bibliothécaires directement dans le compte lecteur.
Surtout, nous pouvions proposer une seule interface, complètement intégrée dans le site web de SciencesPo Grenoble.
Au cours des années 2011-2013, nous avons mis en place de nouveaux services : alerte mail de l’échéance de retour d’un document, suggestions d’achat, réservations des documents…

Les retours des lecteurs (étudiants, enseignants) étaient très positifs à chaque étape, ce qui nous permettait de garder le cap et de tenir le rythme. Nous avons également reçu des retours très positifs de collègues qui travaillaient encore avec AbsysNet.

Pour clore l’aventure, fin 2012, nous avons effectué une mise à jour (passage de la version 3.2 à la 3.8). L’aspect le plus visible concerne l’augmentation du nombre d’images de couverture de livres disponibles et l’ajout d’images locales pour les mémoires, les thèses et les périodiques. »

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Bambou : « Quelles évolutions (fonctionnelles ou techniques) attendez-vous de Koha sur les court et moyen termes ? »

Marc Sabin : « Plusieurs demandes d’amélioration ou de corrections sont en attentes ou sont déjà intégrés dans la version 3.12. Nous en bénéficierons lors de notre prochaine mise à jour.

Il reste quelques points à améliorer, comme l’indexation, les facettes, ou encore pouvoir ajouter plus d’informations dans nos notices (extrait sonore d’une conférence, bande annonce d’un film disponible en DVD etc). »

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Bambou : « Vous êtes un membre actif au sein de la communauté Koha. Pouvez-vous nous parler de votre contribution ? »

Marc Sabin : « Jusqu’en 2011, notre activité était mineure, on commençait juste à maitriser Koha !
Elle se résumait à la participation aux listes de diffusion, au Symposium et à ouvrir des « tickets » pour des demandes de corrections ou des améliorations. Nous n’avions pas réellement (pris) le temps de contribuer …
Depuis 2012, c’est devenu un objectif pour le Centre de documentation. Nous souhaitons pouvoir faire partager notre expérience. Nous avons commencé à communiquer autour de Koha, puis à travailler sur les « bacs à sable » pour tester des patches, nous étions au Hackfest à Marseille, nous avons participé à la traduction en français de la 3.12 …

Nous avons également participé à la conception d’un webservice entre Koha et Mir@bel (une base de connaissance sur les accès en ligne des revues). Mir@bel est un réseau documentaire qui assure une veille sur le signalement des accès en ligne des revues. Les données de la base sont versées dans Koha pour les partenaires du réseau. »

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Infos sur la bibliothèque de SciencePo Grenoble :
Créé en 1948, SciencesPo Grenoble est l’un des 9 Institut d’Etudes Politiques (IEP) de France, placé sous l’égide de la Fondation Nationale de Science Politique (FNSP).
Le Centre de documentation compte 18 personnes permanentes, organisé en 2 départements : Collections et Lecteurs. Le budget annuel est d’environ 500.000 euros.

Collection :

  • 120 000 ouvrages (environ 5000 nouveautés par an)
  • 1600 périodiques (dont 800 titres morts)
  • 8000 mémoires et thèses numérisés…

Espace :

  • La bibliothèque offre 180 places pour les lecteurs et propose environ 40 000 ouvrages en libre accès.
  • Environ 1000 m2 pour les lecteurs et les magasins.

Services :

  • 1 salle informatique dédiée à la recherche documentaire
  • 25 postes dédiés à la consultation des ressources documentaires
  • 100 heures de formations par an
  • Dépôt électronique obligatoire des mémoires des étudiants (200 par an)
  • Production de bases de données Mir@bel, Sign@l, Dossiers de coupures de presse …

Publics :

  • 1700 lecteurs actifs dont 150 enseignants chercheurs.
  • 120 000 visites et 50 000 prêts par an.

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Voir les autres retours d’expérience d’utilisation de Koha

Assistez au symposium Koha 2013 !

Symposium Koha 2013A ne pas manquer, ces nouvelles rencontres autour de Koha,  succédant à celles de 2010 (Miramas/MIOP), de 2011 (Lyon 2) et de 2012 (Paris/Bulac), des rencontres qui ont vu chaque année s’accroître le nombre de participants, utilisateurs ou futurs utilisateurs du logiciel libre et communautaire Koha.

Les 24, 25 et 26 juin prochains, ce sera donc au tour de nos collègues de la BFM et du SCD de Limoges, établissements entrés dans la communauté Koha en 2011, d’organiser (avec le précieux soutien de l’association Kohala) un symposium des plus copieux, regroupant conférence, table-ronde ainsi que plusieurs ateliers consacrés à des questions fonctionnelles et techniques (Install-party, “bac-à-sable”, outils statistiques, web services, workflow, version mobile, personnalisation de l’interface, Drupal/koha…).

Venez nombreux !

Voir le programme

Inscription en ligne ici (date limite : 16 juin)