Poldoc

La politique documentaire étant la pierre angulaire de la Médiathèque Intercommunale Ouest Provence, Bambou a choisi de créer un onglet spécifique (et résolument évolutif), qui détaille tout le dispositif Poldoc du réseau, son organisation, ses acteurs, ses outils, son activité, etc.

Mais avant de décrire ce contexte, quelques pré-requis qui déterminent le champ d’application et de développement de notre politique documentaire, ainsi que son caractère raisonné et systémique :

Fort de ces composantes (pour plus de développement, se reporter notamment à ces 2 articles du BBF « Pratiques et politiques d’acquisition » (2006) et « Indispensable politique documentaire » (2016)), le dispositif poldoc s’appuie sur une organisation fonctionnelle pérenne et transversale, telle que représentée, dans cet organigramme, par une Direction de la Politique Documentaire (fonctionnant aux côtés de la Direction Administrative et de la Direction de l’Action Culturelle)

La politique documentaire de la MIOP s’inscrit ainsi « en dur » dans l’organigramme du réseau, une réalité qui a  l’avantage de combiner le vertical (qui favorise l’arbitrage) et le transversal (qui sert la mutualisation), tant sur le plan des orientations stratégiques que sur un plan plus opérationnel.

Cette Direction est composée de 4 (types d’)acteurs principaux, chacun d’entre eux assurant une fonction transversale au sein du réseau intercommunal :

• le directeur de la politique documentaire : il a pour mission de piloter la politique documentaire du réseau, d’impulser le développement de nouveaux services aux publics, d’élaborer les outils de pilotage, d’évaluer l’activité documentaire intercommunale, de participer à la formation continue des médiathécaires. Membre du groupe Poldoc, il est également responsable du Système d’Information Documentaire (composées des briques logicielles open source: Koha, Bokeh et WebKiosk) et anime le blog professionnel Bambou. Il est membre de l’équipe de direction de la Médiathèque
• les responsables de départements : au nombre de 5, ils pilotent le développement des services documentaires de leur département, chaque département thématique (entité intellectuelle) regroupant les pôles thématiques (entité physique) correspondants. Les responsables des départements sont membres de l’équipe de direction de la Médiathèque
• le responsable du circuit technique du document : il coordonne les différents services de traitement catalographique et physique du document. Chargé du fonds professionnel, il est également coordonnateur des modules « Acquisitions » et « Catalogage » du logiciel Koha.
• les responsables documentaires : au nombre de 38 (en 2022), ils sont chargés du pilotage d’un ou de plusieurs domaines de contenus (voir plus bas la liste des domaines par département) sur une durée de 4 à 5 ans maximum. Au delà de ce délai, ils changent nécessairement de domaine d’attribution (voir la fiche de poste détaillée du responsable documentaire), tout en restant dans la sphère documentaire de leur département. Ils peuvent être amenés à tutorer un apprenti responsable documentaire, lequel est ainsi formé pendant 1 an à la gestion (veille, sélection, commandes, production de contenus…) d’une collection, avant de se voir confier la responsabilité pleine et entière d’un domaine documentaire.

Pour la conduite du projet documentaire (ainsi que pour la production de contenus), 3 outils principaux sont mobilisés :

1. La fiche domaine (version 3, voir annonce billet) : outil de gestion prévisionnelle du domaine de contenu, commun à tous les responsables documentaires (et transféré à chaque changement de domaine d’attribution), il est constitué des éléments suivants, en page de sommaire :

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→ Voir ces exemples de fiches domaine (parmi les 52 FD du réseau):

• Arts et loisirs (jeunesse)
• Arts plastiques
• Bandes dessinées (adultes)
• Bandes dessinées (jeunesse)
• Chanson
• Cinéma (adultes)
• Droit et administration
• Emploi-Formation
• Images (jeunesse)
• Littérature de l’imaginaire
• Littérature policière
• Poésie
• Psychologie
• Santé
• Sciences  
• Sciences humaines (jeunesse)
• Séries TV
• Technologie

NB. Pour les chapitres intégrant des tableurs excel, double-cliquer sur la croix rouge pour activer leur ouverture

→ pour accéder à d’autres fiches domaine (et plus encore pour partager son expérience),  prendre contact (par messagerie électronique, en utilisant la forme commune suivante : prenom.nom@ampmetropole.fr) avec un.e responsable documentaire, au moyen de cette liste (année 2023)

→ Voir les 3 billets ici, là et là consacrés à la publication des chartes documentaires

→ Voir la nomenclature des niveaux de lecture de la MIOP

→ Voir le protocole d’exemplarisation des romans de la MIOP

→ Voir également, dans son intégralité, le plan de classement (> réparti dans les différentes fiches domaine) des collections de la MIOP

2. Le module d’acquisition (Koha) : ce module, mis en production le mardi 27 janvier 2009, a été conçu par la Médiathèque Ouest Provence (il a été reversé à la communauté Koha lors de la publication de la version 3.2 du logiciel, en novembre 2010) et développé par la société Biblibre. Au-delà des fonctionnalités standards de gestion des commandes de documents, le module se présente comme un outil de pilotage du projet documentaire, permettant notamment de mettre en regard les différentes données prévisionnelles (ventilation, par domaine et sous-domaine, des niveaux, sites, supports…) et le réalisé correspondant. C’est également un support de requête très utile pour l’évaluation du développement de la collection et de son activité annuelle.

3. Le portail documentaire : actuellement administré sous Bokeh (outil CMS open source intégrant l’OPAC Koha), il offre la possibilité aux différents acteurs de la poldoc de produire et de diffuser « à façon » des ressources info-documentaires, que ce soit sous la forme de contenus primaires, secondaires ou tertiaires. Le dispositif de valorisation des ressources documentaires de la MIOP s’articule donc autour de 3 axes :

– l’axe “Vitrine”, représenté par les nouveautés thématiques du catalogue et par le diaporama de la page d’accueil du portail (comprenant les nouveautés les plus attendues par le public)
– l’axe “Recommandation”, représenté par les sélections critiques des responsables documentaires du réseau, portant sur les collections physiques du réseau (Nos recommandations), par les bibliographies ainsi que par les bibliothèques de liens (« Sitothèque » ) du portail.
– l’axe “Palmarès”, représenté par les tops5 annuels adultes et enfants des responsables documentaires du réseau et par le hit parade des prêts, une fonctionnalité du logiciel Koha

Ce dispositif de promotion des ressources du catalogue s’accompagne d’une production de contenus, représentée par les types de documents suivants :
– les dossiers documentaires numériques, produits par les responsables documentaires du réseau. Voir le billet correspondant
– les WebZooms, dossiers plus sommaires, élaborés sur demande à l’aide de la plate-forme de microblogging Tumblr. Voir le billet correspondant
– les espaces numériques thématiques :

– Espace jeunesse : un univers numérique entièrement dédié au public des enfants. Voir le billet correspondant
– Soutien scolaire : une plate-forme numérique pour travailler les différentes matières de la 6ème à la terminale, réviser son brevet, préparer son bac ou son orientation. Voir le  billet correspondant
– Collection patrimoniale : les ressources numériques du fonds local patrimonial de la MIOP. Voir le billet correspondant

Ce dispositif de production et d’édition de contenus réalisé « à plusieurs mains » nécessite la mise en place d’un véritable workflow (chaîne de publication et de validation de contenus), permettant d’organiser l’ensemble des contributions individuelles des acteurs du réseau, ainsi que de garantir le nombre et la fréquence des publications du portail de la MIOP.

NB. Cliquer sur l’image pour gagner en lisibilité

• Les collections physiques, organisées en pôles thématiques (= unités de regroupement de sujets et de supports par grands thèmes) : à l’exception des médiathèques de Cornillon-Confoux, de Grans et de Port-Saint-Louis du Rhône, dans lesquelles les documentaires adultes et enfants sont intégrés, les collections des autres sites du réseau sont (encore) séparées en espaces adultes et « jeunesse » (jusqu’à 10 ans pour les documentaires et 12 ans pour les ouvrages de fiction). Sont également proposés, au sein des pôles thématiques, des services plus spécialisés et personnalisés, particulièrement actifs sur le plan du développement local et partenarial (voir notamment les Points-Ressources Emploi-Formation & Info-Santé, ainsi que le service aux enseignants ou l’artothèque). Les travaux techniques et de réflexion (plans de classement, classements par corpus d’auteurs, décloisonnement des collections adultes et enfants, développement des ressources numériques…) nous conduisent à réformer progressivement l’organisation des collections dans l’espace, et ainsi de mieux répondre à l’évolution des savoirs (interdisciplinarité), des pratiques de prêt, de circulation, de consultation, etc. Outil privilégié d’accès aux collections du réseau, le logiciel de recherche fédérée Bokeh (qui encapsule l’OPAC Koha) se distingue par ses performances fonctionnelles, résolument centrées « utilisateur » : ouvert en écriture (commentaires et tags), intuitif et convivial (interface web simple d’utilisation), il offre tout à la fois des services d’accompagnement à la recherche (navigation à facettes, parcours des étagères, catalogue thématique, nuage de sujets), de veille (fil RSS généré à la requête) et de suivi personnalisé des prêts et consultations (réservation à distance, renouvellement des prêts, bibliographiques, suggestions d’achat). Il est également enrichi des ressources (texte, audio, vidéo) de Babelthèque, intégrées automatiquement par un système de web service (voir billet correspondant)
• Le service de suggestion d’achats : en augmentation permanente sur notre réseau (2000 suggestions émises en 2019), ce service s’inscrit dans un cadre de communication formalisé et contractualisé. Le suggérant reçoit une réponse (par sms et/ou mail) dans les 8 jours qui suivent l’émission de sa demande. Cette réponse est le résultat d’un processus d’analyse et de décision qui s’opère en 2 temps :
  •  Un 1er filtre est posé par les agents du Circuit du document, qui s’applique aux situations suivantes : documents déjà présents au catalogue, épuisés, en cours de parution, en cours de commande ou en attente d’obtention des droits de prêts (DVD). Dans ces différents cas, une réponse ad hoc (cf. Liste des notifications) est notifiée à l’adhérent. Cela concerne environ 20% des suggestions émises.
  • Si la suggestion est « conforme » par les agents du Circuit du document, son traitement est pris en charge par le responsable documentaire du domaine concerné. En cas de réponse positive (= 70% des suggestions émises), le document est réservé (dès réception) sur la carte du suggérant. En cas de réponse négative (= 30% des suggestions émises), une notification (cf. Liste des notifications) est transmise au suggérant qui, pour plus ample information, est invité à consulter la charte documentaire correspondante sur le portail de la MIOP.

NB. Les adhérents peuvent consulter la liste des documents du catalogue acquis à la faveur des suggestions d’achat

• La bibliothèque numérique (voir le chapitre plus haut « Le portail documentaire ») : complément et prolongement des collections physiques du réseau, cette bibliothèque est constituée de bases d’abonnements électroniques ainsi que de contenus de recommandation et de savoirs originaux (dossiers, webzooms, espace jeunesse, playlists…), produits par les responsables documentaires de la MIOP. Ces ressources ont pour fonction d’élargir la sphère informationnelle de la médiathèque, dont la « présence » dépasse ainsi les limites physiques des établissements de son territoire et peut être aisément disséminée sur les autres plateformes du web, notamment les réseaux sociaux et sites partenaires.

• La médiation numérique* : pour accompagner le développement des ressources numériques et des services d’accès au web sur le réseau, plusieurs formations en intra ont été réalisées auprès de tous les médiathécaires des pôles, portant à la fois sur la connaissance du web et l’accompagnement de l’usager à la recherche en ligne (formation dispensée en 2007-2008), sur l’animation d’ateliers internet** (formation de formateurs dispensée en 2009) et sur l’écriture web*** (formation dispensée en 2010, 2019 et 2020, à l’attention des responsables documentaires et agents des pôles du réseau)

*Voir l’article du numéro 25 de la collection « la Boite à Outils », relatif à la médiation documentaire numérique de la MIOP

**Voir le billet consacré à la mise en service des ateliers web ainsi que la Plaquette programme (pdf) des ateliers pour adultes

*** Voir le billet relatif à cette formation